Η λογιστική για την απόσβεση απαιτεί μια συνεχιζόμενη σειρά καταχωρήσεων για τη χρέωση ενός πάγιου περιουσιακού στοιχείου στα έξοδα, και τελικά για την απογνώρισή του. Αυτές οι εγγραφές έχουν σχεδιαστεί για να αντικατοπτρίζουν τη συνεχιζόμενη χρήση πάγιων στοιχείων με την πάροδο του χρόνου.
Η απόσβεση είναι η σταδιακή χρέωση στο κόστος του περιουσιακού στοιχείου κατά την αναμενόμενη ωφέλιμη ζωή του. Ο λόγος για τη χρήση της απόσβεσης για τη σταδιακή μείωση του καταγεγραμμένου κόστους ενός παγίου περιουσιακού στοιχείου είναι να αναγνωρίσουμε ένα μέρος του κόστους του περιουσιακού στοιχείου ταυτόχρονα με την εταιρεία που καταγράφει τα έσοδα που δημιουργήθηκαν από το πάγιο περιουσιακό στοιχείο. Επομένως, εάν χρεώσατε το κόστος ενός ολόκληρου πάγιου περιουσιακού στοιχείου σε έξοδα σε μία μόνο λογιστική περίοδο, αλλά συνέχισε να δημιουργεί έσοδα για χρόνια στο μέλλον, αυτή θα ήταν μια ακατάλληλη λογιστική συναλλαγή βάσει της αρχής αντιστοίχισης, επειδή τα έσοδα δεν αντιστοιχίζονται με σχετικά έξοδα.
Στην πραγματικότητα, τα έσοδα δεν μπορούν πάντα να σχετίζονται άμεσα με ένα συγκεκριμένο πάγιο στοιχείο. Αντ 'αυτού, μπορούν πιο εύκολα να συσχετιστούν με ένα ολόκληρο σύστημα παραγωγής ή ομάδα περιουσιακών στοιχείων.
Η καταχώρηση ημερολογίου για απόσβεση μπορεί να είναι μια απλή καταχώριση που έχει σχεδιαστεί για να φιλοξενεί όλους τους τύπους παγίων περιουσιακών στοιχείων ή μπορεί να υποδιαιρείται σε ξεχωριστές εγγραφές για κάθε τύπο παγίου περιουσιακού στοιχείου.
Η βασική καταχώριση ημερολογίου για απόσβεση είναι η χρέωση του λογαριασμού Εξόδων απόσβεσης (ο οποίος εμφανίζεται στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων) και η πίστωση του λογαριασμού συσσωρευμένης απόσβεσης (ο οποίος εμφανίζεται στον ισολογισμό ως αντίθετος λογαριασμός που μειώνει το ποσό των παγίων στοιχείων). Με την πάροδο του χρόνου, το σωρευμένο υπόλοιπο απόσβεσης θα συνεχίσει να αυξάνεται καθώς προστίθεται περισσότερη απόσβεση σε αυτό, έως ότου ισούται με το αρχικό κόστος του περιουσιακού στοιχείου. Εκείνη τη στιγμή, σταματήστε να καταγράφετε τυχόν έξοδα απόσβεσης, καθώς το κόστος του περιουσιακού στοιχείου έχει πλέον μειωθεί στο μηδέν.
Για παράδειγμα, η ABC Company υπολογίζει ότι θα πρέπει να έχει 25.000 $ έξοδα απόσβεσης τον τρέχοντα μήνα. Η καταχώρηση είναι:
