Το λογαριασμό εισπρακτέων λογαριασμών είναι ένα subledger στο οποίο καταγράφονται όλες οι πιστωτικές πωλήσεις που πραγματοποιούνται από μια επιχείρηση. Είναι χρήσιμο για το διαχωρισμό σε μία τοποθεσία ενός αρχείου όλων των ποσών που τιμολογούνται στους πελάτες, καθώς και όλων των πιστωτικών σημειώσεων και (πιο σπάνια) των χρεωστικών σημειώσεων που εκδίδονται σε αυτούς και όλων των πληρωμών που πραγματοποιούνται έναντι τιμολογίων από αυτούς. Το τελικό υπόλοιπο του λογαριασμού εισπρακτέων λογαριασμών ισούται με το συνολικό ποσό των απλήρωτων εισπρακτέων λογαριασμών.
Μια τυπική συναλλαγή που εγγράφεται στο λογιστικό εισπρακτέων λογαριασμών θα καταγράφει μια εισπρακτέα λογαριασμού, ακολουθούμενη αργότερα από μια συναλλαγή πληρωμής από έναν πελάτη που εξαλείφει τον εισπρακτέο λογαριασμό. Εάν ένας πελάτης δεν πληρώσει το πλήρες ποσό ενός τιμολογίου, ένα πιστωτικό σημείωμα μπορεί να καταγραφεί για την εξάλειψη του υπολοίπου.
Εάν επρόκειτο να διατηρήσετε ένα μη αυτόματο αρχείο του λογαριασμού εισπρακτέων λογαριασμών, θα μπορούσε να περιέχει ουσιαστικά περισσότερες πληροφορίες. Τα πεδία δεδομένων σε ένα χειροκίνητο καθολικό ενδέχεται να περιλαμβάνουν τις ακόλουθες πληροφορίες για κάθε συναλλαγή:
Την ημερομηνία του τιμολογίου
Αριθμός τιμολογίου
Ονομα πελάτη
Αναγνωριστικός κωδικός για το αντικείμενο που πωλείται
Φόρος επί των πωλήσεων
Συνολικό ποσό που χρεώνεται
Σημαία πληρωμής (δηλώνει εάν έχει πληρωθεί ή όχι)
Το κύριο έγγραφο που καταγράφεται στο λογιστικό εισπρακτέων λογαριασμών είναι το τιμολόγιο πελάτη. Επίσης, εάν εκχωρήσετε πίστωση σε έναν πελάτη για αντικείμενα όπως επιστρεφόμενα αγαθά ή αντικείμενα που έχουν υποστεί ζημιά κατά τη μεταφορά, τότε καταγράφετε επίσης ένα πιστωτικό σημείωμα στο καθολικό. Μια επιπλέον χρέωση για έναν πελάτη μπορεί να εμφανιστεί σε ένα χρεωστικό σημείωμα (ή σε ξεχωριστό τιμολόγιο).
Οι πληροφορίες στο λογιστικό εισπρακτέων λογαριασμών συγκεντρώνονται περιοδικά (οπουδήποτε καθημερινά έως μηνιαία) και δημοσιεύονται σε λογαριασμό στο γενικό καθολικό, το οποίο είναι γνωστό ως λογαριασμός ελέγχου. Ο λογαριασμός ελέγχου λογαριασμού εισπρακτέων λογαριασμών χρησιμοποιείται για να εμποδίζει τη συσσώρευση του γενικού καθολικού με τη μαζική ποσότητα πληροφοριών που συνήθως αποθηκεύονται στο λογιστικό εισπρακτέων λογαριασμών. Αμέσως μετά την ανάρτηση, το υπόλοιπο στο λογαριασμό ελέγχου θα πρέπει να ταιριάζει με το υπόλοιπο στο λογιστικό εισπρακτέων λογαριασμών. Δεδομένου ότι δεν αποθηκεύονται λεπτομερείς συναλλαγές στον λογαριασμό ελέγχου, όποιος θέλει να ερευνήσει τις συναλλαγές τιμολογίων πελατών και πιστωτικών σημειώσεων θα πρέπει να αναλύσει από τον λογαριασμό ελέγχου στον λογαριασμό λογαριασμού εισπρακτέων λογαριασμών.
Πριν κλείσετε τα βιβλία και δημιουργήσετε οικονομικές καταστάσεις στο τέλος μιας λογιστικής περιόδου, συμπληρώστε όλες τις εγγραφές στο λογιστικό εισπρακτέων λογαριασμών, κλείστε το καθολικό για εκείνη την περίοδο και δημοσιεύστε τα σύνολα από το λογιστικό εισπρακτέο λογαριασμό στο γενικό καθολικό. Αυτά τα βήματα ολοκληρώνονται αυτόματα σε ορισμένα λογιστικά πακέτα λογισμικού όταν ένας χρήστης δηλώνει ότι μια περίοδος πρέπει να κλείσει.
Παρόμοιοι όροι
Το καθολικό εισπρακτέων λογαριασμών είναι επίσης γνωστό ως υπογλυφικό εισπρακτέων λογαριασμών ή δευτερεύων λογαριασμός εισπρακτέων λογαριασμών.
