Σε μια επιχείρηση που δεν διαθέτει ακριβή αρχεία αποθέματος, είναι απαραίτητο να πραγματοποιείτε περιοδικά πλήρη έλεγχο του αποθέματος (γνωστό ως φυσικός αριθμός). Αυτό γίνεται συνήθως στο τέλος ενός μήνα, τριμήνου ή έτους, για να συμπέσει με το τέλος μιας περιόδου αναφοράς. Όπως θα δείξει η ακόλουθη διαδικασία, απαιτείται μεγάλη προσπάθεια για την ολοκλήρωση ενός ακριβούς αριθμού φυσικών αποθεμάτων, οπότε οι εταιρείες τείνουν να περιορίζουν τον αριθμό των μετρήσεων που ολοκληρώνονται ετησίως. Τα βήματα της διαδικασίας είναι τα εξής:
Ετικέτες μέτρησης παραγγελιών . Παραγγείλετε επαρκή αριθμό ετικετών μέτρησης δύο μερών για το ποσό του αποθέματος που αναμένεται να μετρηθεί. Αυτές οι ετικέτες πρέπει να αριθμούνται διαδοχικά, έτσι ώστε να μπορούν να παρακολουθούνται ξεχωριστά ως μέρος της διαδικασίας μέτρησης.
Προεπισκόπηση αποθέματος . Ελέγξτε το απόθεμα αρκετές ημέρες πριν από τον προγραμματισμένο αριθμό αποθέματος. Εάν υπάρχουν αριθμοί ανταλλακτικών που λείπουν, ή εάν τα αντικείμενα φαίνεται να είναι σε κατάσταση που θα ήταν δύσκολο να μετρηθεί (όπως δεν είναι συσκευασμένη ή συσκευασμένη), ειδοποιήστε το προσωπικό της αποθήκης για να κάνει τις απαραίτητες διορθώσεις.
Προ-μετρημένο απόθεμα . Περάστε το απόθεμα αρκετές ημέρες νωρίτερα και μετρήστε τυχόν αντικείμενα που μπορούν να τοποθετηθούν σε σφραγισμένα δοχεία. Σφραγίστε τα στα δοχεία και σημειώστε την ποσότητα στην ταινία στεγανοποίησης. Αυτό καθιστά την εργασία μέτρησης πολύ πιο εύκολη κατά την πραγματική μέτρηση. Εάν μια σφραγίδα είναι σπασμένη, τότε μια ομάδα μέτρησης θα γνωρίζει ότι πρέπει να μετρήσει ξανά τα περιεχόμενα ενός δοχείου.
Πλήρης καταχώριση δεδομένων . Εάν υπάρχουν υπόλοιπες συναλλαγές εισαγωγής δεδομένων που πρέπει να ολοκληρωθούν, κάντε το πριν από την έναρξη του φυσικού αποθέματος. Αυτό περιλαμβάνει συναλλαγές για εκδόσεις από την αποθήκη, επιστροφές στην αποθήκη και μεταφορές μεταξύ τοποθεσιών κάδου εντός της αποθήκης.
Ειδοποίηση εκτός του χώρου αποθήκευσης . Εάν η εταιρεία διαθέτει εξωτερικές εγκαταστάσεις αποθήκευσης ή τοποθεσίες τρίτων που κρατούν το απόθεμα της εταιρείας κατά την αποστολή, ειδοποιήστε τους ότι πρέπει να μετρήσουν το απόθεμά τους στο χέρι από την επίσημη ημερομηνία καταμέτρησης και να προωθήσουν αυτές τις πληροφορίες στον διαχειριστή της αποθήκης.
Παγώστε τις δραστηριότητες αποθήκης . Διακόψτε όλες τις παραδόσεις από την αποθήκη και επίσης διαχωρίστε όλα τα πρόσφατα παραληφθέντα αγαθά όπου δεν θα μετρηθούν. Διαφορετικά, τα αρχεία απογραφής θα είναι σε κατάσταση ροής κατά τη διάρκεια του αριθμού των αποθεμάτων και έτσι δεν θα είναι απολύτως αξιόπιστα.
Διδάξτε ομάδες μετρήσεων . Συγκεντρώστε ομάδες δύο ατόμων για να μετρήσετε το απόθεμα και καθοδηγήστε τις στα καθήκοντά τους. Αυτά τα καθήκοντα περιλαμβάνουν την καταγραφή ενός ατόμου απόθεμα, ενώ το άλλο άτομο σημειώνει τις πληροφορίες σε μια ετικέτα μέτρησης. Ένα αντίγραφο της ετικέτας τοποθετείται στο απόθεμα, ενώ η ομάδα διατηρεί το άλλο αντίγραφο.
Έκδοση ετικετών . Ένας υπάλληλος αποθέματος εκδίδει μπλοκ ετικετών μετρήσεων στις ομάδες μετρήσεων. Κάθε ομάδα είναι υπεύθυνη για την επιστροφή ενός συγκεκριμένου αριθμητικού εύρους ετικετών μετρήσεων, είτε χρησιμοποιούνται είτε όχι. Η διατήρηση του ελέγχου όλων των ετικετών μέτρησης διασφαλίζει ότι οι χαμένες ετικέτες θα διερευνηθούν αμέσως.
Εκχώρηση περιοχών καταμέτρησης . Ορίστε ένα συγκεκριμένο εύρος κάδων σε κάθε ομάδα μετρήσεων Σημειώστε αυτές τις τοποθεσίες με ένα επισημασμένο στον χάρτη της αποθήκης. Ο υπάλληλος αποθέματος πρέπει να διατηρεί έναν κύριο κατάλογο των περιοχών της αποθήκης που έχουν μετρηθεί και ποιες ομάδες έχουν ανατεθεί σε κάθε περιοχή.
Καταμέτρηση αποθέματος . Ένα άτομο σε κάθε ομάδα μετρά ένα συγκεκριμένο αντικείμενο σε μια θέση κάδου και στη συνέχεια το άλλο άτομο σημειώνει την τοποθεσία του κάδου, την περιγραφή του αντικειμένου, τον αριθμό εξαρτήματος, την ποσότητα και τη μονάδα μέτρησης σε μια ετικέτα μέτρησης. Η ομάδα τοποθετεί το αρχικό αντίγραφο της ετικέτας στο στοιχείο αποθέματος και διατηρεί το αντίγραφο.
Επαλήθευση ετικετών . Με την ολοκλήρωση μιας περιοχής μετρήσεων, κάθε ομάδα μετρήσεων επιστρέφει στον υπάλληλο αποθέματος, ο οποίος επαληθεύει ότι επιστράφηκαν όλες οι ετικέτες. Εάν υπάρχουν περισσότερες περιοχές αποθήκης για καταμέτρηση, εκχωρήστε μια νέα περιοχή στις ομάδες μετρήσεων και εκδώστε τις νέες ομάδες ετικετών καταμέτρησης, όπως απαιτείται.
Εισαγάγετε πληροφορίες ετικέτας . Εισαγάγετε τις πληροφορίες στις ετικέτες μέτρησης σε μια φόρμα εισαγωγής δεδομένων στο διαδίκτυο. Μόλις ολοκληρωθεί η καταχώριση δεδομένων, εκτυπώστε μια αναφορά που δείχνει όλους τους αριθμούς ετικετών που έχουν εισαχθεί, ταξινομηθεί κατά αριθμό ετικέτας και αναζητήστε τυχόν κενά στους αριθμούς. Ερευνήστε τυχόν κενά αρίθμησης που βρέθηκαν. Αυτό θα διασφαλίσει ότι όλες οι ετικέτες μέτρησης που εκδόθηκαν συμπεριλήφθηκαν στο αρχείο.
Διερευνήστε ασυνήθιστα αποτελέσματα . Επανακαθορίστε την αναφορά αποθέματος με διάφορους τρόπους για να αναζητήσετε ασυνήθιστες πληροφορίες και διερευνήστε την καταχώριση ετικέτας που σχετίζεται με κάθε μία.
Μπορεί να είναι χρήσιμο να αξιολογείτε αυτήν τη διαδικασία μετά από κάθε μέτρηση, για να δείτε εάν η διαδικασία πρέπει να τροποποιηθεί για να αντισταθμίσει τυχόν προβλήματα μέτρησης που αντιμετωπίστηκαν.
