Η πάγια εντολή είναι μια επαναλαμβανόμενη εξουσιοδότηση για αγορά ή πληρωμή. Η ιδέα μπορεί να εφαρμοστεί τόσο στους τομείς αγοράς όσο και στις υποχρεώσεις, όπου οι διαφορές είναι οι εξής:
- Αγορά . Μια επαναλαμβανόμενη εντολή αγοράς, η οποία μπορεί να ονομαστεί κύρια εντολή αγοράς, εκδίδεται σε έναν προμηθευτή που εξουσιοδοτεί επαναλαμβανόμενες παραδόσεις στον αγοραστή. Αυτή η συμφωνία καθορίζει συνήθως τις τιμές που πρέπει να πληρωθούν και τις ποσότητες που πρέπει να παραδοθούν σε μια συγκεκριμένη περίοδο αγοράς. Ο πωλητής μπορεί να χρειαστεί να περιμένει την αποστολή συγκεκριμένων εξουσιοδοτήσεων από τον αγοραστή ή απλώς να κάνει παραδόσεις σε επαναλαμβανόμενη βάση.
- Υποχρεώσεις . Οι επαναλαμβανόμενες πληρωμές του ίδιου ποσού γίνονται σε προμηθευτές. Αυτή η προσέγγιση χρησιμοποιείται συνήθως για συμβατικές υποχρεώσεις, όπως μηνιαίες πληρωμές για ασφάλιση, ενοίκια, δάνεια και τέλη στάθμευσης. Αυτό συνήθως έχει τη μορφή εντολών στην τράπεζα του αγοραστή να εκδίδει πληρωμές σε τακτά χρονικά διαστήματα στον τραπεζικό λογαριασμό του πωλητή. Οι πληροφορίες σχετικά με μια πάγια εντολή σημειώνονται συνήθως σε ένα έντυπο εξουσιοδότησης που απαιτείται από την τράπεζα του αγοραστή.
Οι πάγιες παραγγελίες μπορούν να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα μιας επιχείρησης με την αναπαραγωγή αγορών και πληρωμών, αντί να απαιτούν την έναρξη μεμονωμένων συναλλαγών κάθε φορά που πρέπει να πραγματοποιηθεί μια αγορά ή μια πληρωμή. Κάτι τέτοιο μειώνει σημαντικά τη σχετική ποσότητα χαρτιού. Ο κίνδυνος κατά τη χρήση τους είναι ότι μπορεί να διαρκέσουν πολύ καιρό, έτσι ώστε οι αγορές να μπορούν να συνεχίσουν να γίνονται αφού δεν είναι πλέον απαραίτητες ή οι πληρωμές που γίνονται αφού δεν υπάρχει πλέον υποχρέωση να το κάνουν. Κατά συνέπεια, οι ημερομηνίες λήξης των πάγιων εντολών πρέπει να παρακολουθούνται συνεχώς.
Μια άλλη ανησυχία είναι ότι κάθε τύπος πάγιας εντολής μπορεί να δημιουργήσει σημαντική υποχρέωση για μια επιχείρηση, περιορίζοντας έτσι αυστηρά τον αριθμό των υπαλλήλων που είναι εξουσιοδοτημένοι να τις εκδίδουν.
