Η μισθοδοσία είναι η διαδικασία παροχής αποζημίωσης στους υπαλλήλους για τις προσπάθειές τους για λογαριασμό μιας επιχείρησης. Αντιμετωπίζεται συνήθως είτε από το λογιστήριο είτε από το τμήμα ανθρώπινων πόρων. Πολλοί οργανισμοί αναθέτουν πλέον το μεγαλύτερο μέρος της επεξεργασίας μισθοδοσίας τους σε τρίτο μέρος που ειδικεύεται σε αυτήν τη δραστηριότητα. Η λειτουργία επεξεργασίας μισθοδοσίας περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:
Συλλέξτε πληροφορίες σχετικά με τις ώρες εργασίας . Οι εργαζόμενοι που πληρώνονται σε ωριαία βάση υποβάλλουν τις ώρες εργασίας τους, συνήθως μέσω ενός συστήματος χρονομέτρησης όπως ένα ρολόι χρονομέτρησης, ένα ηλεκτρονικό ρολόι ώρας, έναν ιστότοπο παρακολούθησης χρόνου που βασίζεται στο Διαδίκτυο ή ακόμα και ένα κινητό τηλέφωνο. Αυτό δεν είναι απαραίτητο για εκείνους τους υπαλλήλους στους οποίους αμείβονται μισθοί, δεδομένου ότι τους καταβάλλεται ένα σταθερό ποσό σε κάθε χρονική περίοδο.
Λάβετε έγκριση των ωρών εργασίας . Οι επόπτες των ωριαίων εργαζομένων επανεξετάζουν τις πληροφορίες ώρας που υποβάλλονται και εγκρίνουν τις ώρες εργασίας ή ζητούν από τους υπαλλήλους να διορθώσουν τα λάθη.
Υπολογίστε την αμοιβή . Για τους εργαζόμενους που αμείβονται ανά ώρα, πολλαπλασιάστε τις ώρες εργασίας με τα ωριαία ποσοστά αμοιβής τους, όπως προσαρμόζονται για τις υπερωρίες, τις διαφορές αμοιβών για τις βάρδιες που εργάζονται ή τις επικίνδυνες αμοιβές. Αυτό είναι ένα κανονικό ποσό για μισθωτούς. Το αποτέλεσμα αυτού του βήματος είναι η ακαθάριστη αμοιβή που οφείλεται σε κάθε εργαζόμενο.
Υπολογίστε τις εκπτώσεις . Υπολογίστε την έκπτωση φόρου κοινωνικής ασφάλισης και φαρμακευτικής αγωγής από την ακαθάριστη αμοιβή, καθώς και οποιεσδήποτε άλλες μειώσεις για παρακρατήσεις φόρου εισοδήματος, συντάξεις, ιατρική ασφάλιση, συνδικαλιστικά τέλη, φιλανθρωπικές εισφορές και ούτω καθεξής. Το αποτέλεσμα αυτού του βήματος είναι η καθαρή αμοιβή που οφείλεται σε κάθε εργαζόμενο.
Δημιουργήστε πληρωμές . Αυτό συνήθως περιλαμβάνει την εισαγωγή των πληροφοριών πληρωμής σε ένα σύστημα υπολογιστή ή την αποστολή τους σε έναν τρίτο επεξεργαστή μισθοδοσίας, με αποτέλεσμα είτε πληρωμές, πληρωμές με άμεσες καταθέσεις ή πληρωμές σε χρεωστική κάρτα μισθοδοσίας.
Υπάρχει σημαντικός κίνδυνος να επιβληθούν μεγάλες κυρώσεις από την κυβέρνηση εάν οι φόροι μισθοδοσίας και οι σχετικές παρακρατήσεις δεν επιστραφούν στην κυβέρνηση σύμφωνα με ένα αυστηρό πρόγραμμα πληρωμών. Αυτό αποτελεί μείζονα ανησυχία για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, καθώς οι πληρωμές σε μετρητά πρέπει να πραγματοποιούνται εγκαίρως. Ένας καλός τρόπος για να αποφευχθεί ο κίνδυνος απώλειας αυτών των εμβασμάτων φόρου είναι η εξωτερική ανάθεση μισθοδοσίας σε μια υπηρεσία επεξεργασίας μισθοδοσίας τρίτων, η οποία αποδίδει τα χρήματα για λογαριασμό της επιχείρησης.
Υπάρχει μια ποικιλία βέλτιστων πρακτικών μισθοδοσίας που μπορούν να εφαρμοστούν στον εξορθολογισμό της διαδικασίας μισθοδοσίας, η οποία διαφορετικά μπορεί να είναι μια χρονοβόρα διαδικασία που απαιτεί υπερβολικό χρόνο προσωπικού και η οποία μπορεί να οδηγήσει σε μεγάλο αριθμό σφαλμάτων.
Η έννοια της μισθοδοσίας μπορεί να επεκταθεί και στην πληρωμή των εργολάβων, αν και αυτές οι πληρωμές γίνονται μέσω του συστήματος πληρωτέων λογαριασμών και όχι του συστήματος μισθοδοσίας.
