Η κατάσταση λογαριασμού είναι μια λεπτομερής αναφορά του περιεχομένου ενός λογαριασμού. Ένα παράδειγμα είναι μια δήλωση που αποστέλλεται σε έναν πελάτη, στην οποία εμφανίζονται χρεώσεις και πληρωμές από τον πελάτη κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου, με αποτέλεσμα ένα τελικό υπόλοιπο. Ο σκοπός της δήλωσης είναι να υπενθυμίζει σε έναν πελάτη πωλήσεις με πίστωση που δεν έχουν ακόμη καταβληθεί στον πωλητή. Η δήλωση είναι συνήθως ένα έντυπο έγγραφο, αλλά μπορεί επίσης να αποσταλεί ηλεκτρονικά. Ένα δείγμα δήλωσης λογαριασμού περιλαμβάνει συνήθως τις ακόλουθες πληροφορίες:
Το αρχικό σύνολο των απλήρωτων τιμολογίων.
Ο αριθμός τιμολογίου, η ημερομηνία τιμολογίου και το συνολικό ποσό κάθε τιμολογίου που εκδόθηκε στον πελάτη κατά τη διάρκεια της χρονικής περιόδου.
Ο αριθμός πίστωσης, η ημερομηνία πίστωσης και το συνολικό ποσό κάθε διαφορετικής πίστωσης που εκδόθηκε στον πελάτη κατά τη διάρκεια της χρονικής περιόδου.
Η ημερομηνία πληρωμής και το συνολικό ποσό κάθε πληρωμής που λαμβάνει ο πωλητής κατά τη διάρκεια της χρονικής περιόδου.
Το καθαρό υπόλοιπο όλων των συναλλαγών που αναφέρονται. Αυτό είναι το συνολικό ποσό που καταβάλλεται στον πωλητή.
Ένα δελτίο πληρωμής στο κάτω μέρος της σελίδας που μπορεί να αποσπαστεί και να χρησιμοποιηθεί ως έμβασμα στον πωλητή. Το δελτίο περιέχει συνήθως μια διεύθυνση αλληλογραφίας, το όνομα πελάτη και ένα μπλοκ για να συμπληρώσετε το ποσό που πληρώνεται.
Μπορεί επίσης να υπάρχει ένα μπλοκ στη δήλωση, στην οποία σημειώνεται τα στοιχεία επικοινωνίας για το προσωπικό συλλογών του πωλητή, σε περίπτωση που ο παραλήπτης θέλει να επικοινωνήσει μαζί του για να συζητήσει τις πληροφορίες σχετικά με τη δήλωση.
Το ποσό των τιμολογίων που αναφέρονται στη δήλωση μπορεί να αναλυθεί σε κάδους χρόνου, έτσι ώστε ο αναγνώστης να μπορεί εύκολα να προσδιορίσει ποια τιμολόγια έχουν καθυστερήσει για πληρωμή και ποια δεν είναι ακόμη οφειλόμενα. Οι κάδοι χρόνου που χρησιμοποιούνται συνήθως είναι:
0 έως 30 ημέρες
31-60 ημέρες
61-90 ημέρες
90+ ημέρες
Σε σπάνιες περιπτώσεις, η παρουσία μεγάλων πιστώσεων σε ένα λογαριασμό λογαριασμού μπορεί να αποκαλύψει ότι ο πωλητής οφείλει χρήματα στον πελάτη, οπότε διευθετείται πληρωμή ή τρέχουσα πίστωση.
Η χρησιμότητα της κατάστασης λογαριασμού είναι αμφισβητήσιμη, καθώς απαιτεί λίγο χρόνο για τη δημιουργία του λογιστικού προσωπικού, καθώς και τα έξοδα αποστολής και ενδέχεται να αγνοηθούν από τους παραλήπτες. Εκδίδεται επίσης γενικά αμέσως μετά το τέλος του μήνα, όταν παρεμβαίνει στη μηνιαία διαδικασία κλεισίματος. Είναι οικονομικά αποδοτικότερο σε περιπτώσεις όπου υπάρχει ιστορικό επίτευξης συλλογών που αποδίδονται άμεσα στην έκδοση καταστάσεων λογαριασμού.
Παρόμοιοι όροι
Μια δήλωση λογαριασμού είναι επίσης γνωστή ως κατάσταση λογαριασμού.
