οΗ μέθοδος διαρκούς απογραφής περιλαμβάνει τη συνεχή ενημέρωση των αρχείων αποθέματος μιας οντότητας με τις πιο πρόσφατες πωλήσεις και αγορές. Αυτές οι ενημερώσεις συνήθως περιλαμβάνουν προσθήκες και αφαιρέσεις από το απόθεμα για τέτοιες δραστηριότητες όπως τα ληφθέντα είδη αποθέματος, τα αγαθά που πωλούνται από το απόθεμα, τα επιστρεφόμενα αγαθά και τα αντικείμενα που επιλέγονται από το απόθεμα για χρήση στη διαδικασία παραγωγής. Αυτή η μέθοδος είναι το τυπικό σύστημα παρακολούθησης αποθέματος που χρησιμοποιείται από οποιονδήποτε οργανισμό διατηρεί σημαντική επένδυση στο απόθεμα, καθώς απαιτείται για τη διαχείριση του αποθέματος σε πραγματικό χρόνο. Είναι απαραίτητο να υιοθετηθούν οι ακόλουθες πρακτικές για την επιτυχή εκτέλεση ενός διαρκούς συστήματος απογραφής:
Βάση δεδομένων υπολογιστών . Σε ένα αέναο σύστημα, διατηρείται ξεχωριστή εγγραφή για την παρακολούθηση των προσθηκών και των διαγραφών από το απόθεμα για κάθε στοιχείο αποθέματος. Ενώ είναι δυνατό να γίνει αυτό με ένα μη αυτόματο σύστημα "κάρτας", ένα απόθεμα οποιουδήποτε μεγέθους απαιτεί να αντιμετωπιστεί το πλήθος των σχετικών συναλλαγών με μια βάση δεδομένων υπολογιστή.
Καταμέτρηση κύκλων . Χρησιμοποιήστε την καταμέτρηση κύκλων για να μετράτε συνεχώς μικρές ενότητες του αποθέματος και διερευνήστε τυχόν αποκλίσεις που βρέθηκαν. Πρόκειται για μια εξαιρετική τεχνική για τη διατήρηση της ακρίβειας των αποθεμάτων.
Κωδικοποίηση τοποθεσίας . Είναι αδύνατο να διεξαχθούν μετρήσεις κύκλου εάν το προσωπικό της αποθήκης δεν ξέρει πού να ψάξει, οπότε αντιστοιχίστε έναν κωδικό τοποθεσίας σε κάθε στοιχείο αποθέματος, όπου πρέπει να αποθηκευτεί. Είναι αποδεκτό να υπάρχουν πολλοί κωδικοί τοποθεσίας για ένα μεμονωμένο στοιχείο αποθέματος.
Περιορισμένη πρόσβαση . Υπάρχει σημαντική βελτίωση στην ακρίβεια του αρχείου απογραφής όταν η πρόσβαση στο απόθεμα που παρακολουθείται είναι περιορισμένη, όπως με περίφραξη και κλειδωμένη πύλη. Διαφορετικά, είναι πολύ εύκολο για κάποιον να αφαιρέσει αγαθά από την αποθήκευση ή να μετακινήσει αγαθά σε διαφορετική τοποθεσία.
Οι κύριες συναλλαγές που χρησιμοποιούνται στη μέθοδο του διαρκούς αποθέματος είναι:
Καταγράψτε μια αγορά . Πρόκειται για χρέωση στον λογαριασμό αποθέματος και πίστωση στον λογαριασμό πληρωτέων.
Καταγράψτε μια πώληση . Πρόκειται για χρέωση στο λογαριασμό πωλήσεων αγαθών και πίστωση στο λογαριασμό αποθέματος.
Καταγράψτε μια κίνηση . Δεν υπάρχει γενική καταχώριση καθολικού για μετακίνηση τοποθεσίας μεταξύ τοποθεσιών αποθήκευσης, αν και το σύστημα διαχείρισης αποθήκης θα πρέπει να καταγράφει μια αλλαγή στην τοποθεσία.
Καταγράψτε μια προσαρμογή ποσότητας . Πρόκειται για μια χρέωση στο κόστος πωληθέντων αγαθών ή στον λογαριασμό συρρίκνωσης αποθέματος και πίστωση στον λογαριασμό αποθέματος.
Η μέθοδος διαρκούς απογραφής διαφέρει ουσιαστικά από την άλλη μέθοδο που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση του αποθέματος, η οποία ονομάζεται μέθοδος περιοδικής απογραφής. Η περιοδική μέθοδος περιλαμβάνει τη συλλογή όλων των αγορών κατά τη διάρκεια μιας λογιστικής περιόδου, τη διεξαγωγή ενός φυσικού αριθμού αποθέματος στο τέλος της περιόδου και, στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας τον ακόλουθο υπολογισμό για να φτάσετε στο κόστος των αγαθών που πωλήθηκαν για μια περίοδο:
Αρχικό απόθεμα + Αγορές - Λήξη αποθέματος = Κόστος πωληθέντων αγαθών
Ένα περιοδικό σύστημα απογραφής βασίζεται στο να έχει έναν ακριβή αριθμό αποθέματος μόνο όταν λαμβάνεται ένας φυσικός αριθμός. Σε κάθε άλλη στιγμή, μια εταιρεία που χρησιμοποιεί το περιοδικό σύστημα δεν γνωρίζει τον ακριβή αριθμό των μεριδίων που διαθέτει, γεγονός που το καθιστά κατώτερο από τη διαρκή μέθοδο απογραφής.
