Η διαχείριση κόστους είναι ο έλεγχος των πραγματικών ή προβλεπόμενων δαπανών που πραγματοποιεί μια επιχείρηση. Αυτό εφαρμόζεται καλύτερα ως τυποποιημένη διαδικασία, χρησιμοποιώντας μερικά ή όλα τα ακόλουθα βήματα:
- Συλλέξτε πληροφορίες σχετικά με το τρέχον και το προβλεπόμενο κόστος. Αυτό προέρχεται συνήθως από το γενικό καθολικό για το πραγματικό κόστος, αλλά οι πληροφορίες μπορούν επίσης να συγκεντρωθούν μέσω ενός συστήματος κοστολόγησης βάσει δραστηριοτήτων ή κάποιας λιγότερο επίσημης μεθοδολογίας συλλογής. Το προβλεπόμενο κόστος προέρχεται από συγκρίσεις με παρόμοια έργα ή προϊόντα, ή εκτιμήσεις βάσει προβλεπόμενων λογαριασμών υλικού.
- Ελέγξτε τις συλλεγόμενες πληροφορίες για να δείτε εάν το κόστος μπορεί να μειωθεί ή να αποφευχθεί εντελώς. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το διαχωρισμό του κόστους σε σταθερό, μεταβλητό και μεικτό κόστος, επανεξέταση του κόστους σε μια γραμμή τάσης, ανάλυση του αντίκτυπου στις λειτουργίες συμφόρησης και σύγκριση του κόστους με αυτό των εταιρειών αναφοράς.
- Αναφορά των αποτελεσμάτων της ανάλυσης στη διοίκηση, με προτεινόμενες ενέργειες.
- Δημιουργία ελέγχων για να διασφαλιστεί ότι οι αλλαγές που επιβάλλονται από τη διεύθυνση τηρούνται με τον προβλεπόμενο τρόπο.
- Παρακολούθηση τυχόν αλλαγών που επιβάλλονται από τη διοίκηση ως αποτέλεσμα αυτής της ανάλυσης, για να δούμε πώς οι αλλαγές έχουν τροποποιήσει το προφίλ κόστους της επιχείρησης.
Εάν μια επιχείρηση προσπαθεί να διαχειριστεί το κόστος που σχετίζεται με μελλοντικές δραστηριότητες (όπως ο σχεδιασμός ενός νέου προϊόντος ή η κατασκευή ενός νέου κτιρίου γραφείων), τότε οι δραστηριότητες διαχείρισης κόστους είναι κάπως διαφορετικές. Θα μπορούσε να ακολουθηθεί οποιαδήποτε από τις ακόλουθες δραστηριότητες:
- Χρήση στόχου κοστολόγησης για συνεχή εκτίμηση του κόστους καθώς οι δυνατότητες προστίθενται ή αφαιρούνται από ένα έργο (συνήθως ένα νέο προϊόν).
- Χρήση κριτηρίων ορόσημων για σύγκριση των αρχικών εκτιμώμενων δαπανών και πραγματικών δαπανών. Αυτές οι αναθεωρήσεις μπορεί μερικές φορές να οδηγήσουν σε πλήρη ακύρωση έργων.
Η διαχείριση του κόστους μπορεί επίσης να περιλαμβάνει μια απλή λειτουργία παρακολούθησης, όπου δεν υπάρχει άμεση ανάγκη για αλλαγές. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορούν να ακολουθηθούν οι ακόλουθες προσεγγίσεις στη διαχείριση κόστους:
- Χρήση ανάλυσης διακύμανσης για την επισήμανση τυχόν διαφορών μεταξύ των εξόδων και του προϋπολογισμού.
- Χρησιμοποιώντας την ανάλυση εξαίρεσης για να επισημάνουμε μόνο αυτές τις διακυμάνσεις από το προϋπολογισμένο κόστος που υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο όριο.
- Χρήση ανάλυσης τάσεων για την παρατήρηση μακροπρόθεσμων αλλαγών σε ορισμένα κόστη.
Εν ολίγοις, η διαχείριση κόστους είναι ένα ευρύ θέμα που περιλαμβάνει μια ποικιλία δραστηριοτήτων συλλογής, ανάλυσης, αναφοράς και ελέγχου δεδομένων. Κάθε εταιρεία που θέλει να παραμείνει κερδοφόρα μακροπρόθεσμα θα πρέπει να ξοδέψει ένα σημαντικό μέρος του χρόνου της παρακολουθώντας δραστηριότητες διαχείρισης κόστους.
