Όταν μια εταιρεία καταγράφει κέρδος, το ποσό του κέρδους, μείον τυχόν μερίσματα που καταβάλλονται στους μετόχους, καταχωρείται στα κέρδη εις νέον, που είναι λογαριασμός μετοχών. Όταν μια εταιρεία καταγράφει μια ζημία, αυτό καταγράφεται και στα κέρδη εις νέον. Εάν το ποσό της ζημίας υπερβαίνει το ποσό κέρδους που είχε προηγουμένως καταγραφεί στον λογαριασμό στα κέρδη εις νέον ως αρχικά κέρδη εις νέον, τότε μια εταιρεία θεωρείται ότι έχει αρνητικά κέρδη εις νέον. Αρνητικά διατηρούμενα κέρδη μπορεί να προκύψουν για μια κερδοφόρα εταιρεία εάν διανέμει μερίσματα που είναι, συνολικά, μεγαλύτερα από το συνολικό ποσό των κερδών της από την ίδρυση της εταιρείας.
Τα αρνητικά διατηρούμενα κέρδη εμφανίζονται ως χρεωστικό υπόλοιπο στο λογαριασμό των κερδών εις νέον, αντί για το πιστωτικό υπόλοιπο που εμφανίζεται συνήθως για μια κερδοφόρα εταιρεία. Στον ισολογισμό της εταιρείας, τα αρνητικά διατηρούμενα κέρδη περιγράφονται συνήθως σε ξεχωριστό στοιχείο γραμμής ως συσσωρευμένο έλλειμμα.
Τα αρνητικά διατηρούμενα κέρδη μπορούν να αποτελέσουν ένδειξη πτώχευσης, καθώς συνεπάγεται μια μακροπρόθεσμη σειρά ζημιών. Σε σπάνιες περιπτώσεις, μπορεί επίσης να δείξει ότι μια επιχείρηση μπόρεσε να δανειστεί κεφάλαια και στη συνέχεια να διανείμει αυτά τα κεφάλαια στους μετόχους ως μερίσματα. Ωστόσο, αυτή η ενέργεια συνήθως απαγορεύεται από τους όρους δανεισμού του δανειστή.
