Μια επιστρεφόμενη κατάθεση προκύπτει όταν μια εταιρεία καταθέτει επιταγή στην τράπεζά της και η τράπεζα αρνείται να καταθέσει το σχετικό ποσό μετρητών στον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας. Αυτό μπορεί να συμβεί για τους ακόλουθους λόγους:
Η τράπεζα στην οποία έγινε η επιταγή αρχικά απορρίπτει την επιταγή. Αυτό συμβαίνει όταν ο λογαριασμός στον οποίο πραγματοποιήθηκε η επιταγή περιέχει λιγότερα μετρητά χωρίς επιβαρύνσεις από το ποσό που αναφέρεται στην επιταγή.
Υπάρχει σφάλμα κατά την επιταγή, όπως υπογραφή, ημερομηνία, όνομα δικαιούχου πληρωμής ή ποσό που λείπει.
Η επιταγή πραγματοποιήθηκε σε τράπεζα που βρίσκεται σε άλλη χώρα, η οποία συνήθως οδηγεί σε αυτόματη απόρριψη.
Κάθε φορά που επιστρέφεται μια κατάθεση, η τράπεζα δεν τη συμπεριλαμβάνει ως πηγή μετρητών στην κατάσταση τραπεζικού λογαριασμού στο τέλος του μήνα που αποστέλλει στην εταιρεία. Εάν η εταιρεία είχε ήδη καταγράψει την κατάθεση στον λογαριασμό μετρητών στα δικά της αρχεία (όπως συμβαίνει σχεδόν πάντα πριν από την κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό), πρέπει να αντιστρέψει αυτήν την κατάθεση στα δικά της αρχεία. Διαφορετικά, το λογιστικό υπόλοιπο μετρητών θα είναι υψηλότερο από το τραπεζικό υπόλοιπο μετρητών, με τη διαφορά να είναι το ποσό της επιστρεφόμενης κατάθεσης.
Η αντιστροφή της κατάθεσης γίνεται συνήθως μέσω της μονάδας αποδείξεων μετρητών του λογιστικού λογισμικού της εταιρείας, το οποίο θα πιστώσει τον λογαριασμό μετρητών και θα χρεώσει τους λογαριασμούς εισπρακτέου λογαριασμού (με την προϋπόθεση ότι οι σχετικές πληρωμές επιταγής ήταν για εκκρεμή τιμολόγια που οφείλονται από πελάτες).
Επιπλέον, η τράπεζα θα χρεώσει πιθανώς ένα τέλος υπηρεσίας που σχετίζεται με την επιστρεφόμενη κατάθεση, αν και αυτό το ποσό μπορεί να μεταφερθεί στο συνολικό τέλος υπηρεσίας για το μήνα. Η εταιρεία πρέπει να καταγράψει την αμοιβή ως πίστωση στον λογαριασμό μετρητών και χρέωση σε λογαριασμό εξόδων.
Το προσωπικό συλλογών θα πρέπει να ενημερώνεται για όλες τις επιστρεφόμενες επιταγές, ώστε να μπορούν να επικοινωνήσουν αμέσως με τους σχετικούς πελάτες για να διασφαλίσουν ότι γίνονται πληρωμές αντικατάστασης.
