Ένα γενικό καθολικό είναι ένα αρχείο που αποτελείται από τους λογαριασμούς που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή των επιχειρηματικών συναλλαγών ενός οργανισμού. Το γενικό καθολικό έχει ένα ειδικά καθορισμένο πρότυπο, το οποίο χρησιμοποιείται για την οργάνωση των χιλιάδων συναλλαγών που ενδέχεται να αποθηκευτούν στο αρχείο. Το πρότυπο μπορεί να διαφέρει κάπως ανάλογα με το πακέτο λογισμικού λογισμικού, αλλά συνήθως περιλαμβάνει τα ακόλουθα πεδία:
Αριθμός λογαριασμού . Αυτός είναι ο κύριος προσδιοριστής ενός λογαριασμού. Υπάρχουν πολλές πιθανές διαμορφώσεις αριθμού λογαριασμού, όπως δύο ψηφία για έναν εταιρικό κωδικό, δύο ακόμη ψηφία για έναν κωδικό τμήματος σε κάθε εταιρεία και τρία ακόμη ψηφία για ένα συγκεκριμένο στοιχείο ενεργητικού, παθητικού, ιδίων κεφαλαίων, εσόδων ή εξόδων σε κάθε ένα τμήμα.
Όνομα λογαριασμού . Αυτό είναι το όνομα κάθε λογαριασμού. Κανονικά ρυθμίζεται σε ξεχωριστό αρχείο και εμφανίζεται αυτόματα στο γενικό καθολικό όταν εισάγεται ένας αριθμός λογαριασμού.
Debit . Αυτό είναι το πεδίο στο οποίο γίνεται το χρεωστικό τμήμα μιας καταχώρησης.
Πίστωση . Αυτό είναι το πεδίο στο οποίο γίνεται το πιστωτικό τμήμα μιας καταχώρισης.
Αριθμός συναλλαγής . Ένας αριθμός συναλλαγής εισάγεται ως μέρος κάθε συναλλαγής, πιθανώς επίσης με ένα αναγνωριστικό που περιγράφει τον τύπο δραστηριότητας που καταγράφεται. Για παράδειγμα, ένας αριθμός συναλλαγής καταχώρησης ημερολογίου μπορεί να προηγείται του "JE" ενώ μια απόδειξη μετρητών που εισάγεται μέσω του συστήματος αποδείξεων μετρητών μπορεί να προηγείται του "CR".
Σύνολο . Υπάρχει μια σειρά συνολικών στο κάτω μέρος κάθε λεπτομέρειας λογαριασμού, που δηλώνει το σύνολο χρέωσης και το σύνολο πίστωσης από τη γενική ημερομηνία καθολικού Μπορεί επίσης να υπάρχει ένα υπολογιζόμενο συνολικό τρέξιμο στα δεξιά των άλλων πεδίων γενικού καθολικού, που δηλώνει το υπόλοιπο του λογαριασμού λήξης για κάθε συναλλαγή.
Τα περισσότερα γενικά καθολικά επιτρέπουν επίσης την καταχώρηση πληροφοριών για τον προϋπολογισμό. Αυτές οι πληροφορίες ενδέχεται να αποθηκευτούν σε ξεχωριστό αρχείο και εμφανίζονται μόνο στις οικονομικές καταστάσεις όταν οι καταστάσεις χρησιμοποιούν προϋπολογισμό σε σχέση με την πραγματική μορφή.
