Το εικονικό κλείσιμο περιλαμβάνει τη χρήση ολοκληρωμένων λογιστικών συστημάτων σε ολόκληρη την εταιρεία για την παραγωγή οικονομικών καταστάσεων ανά πάσα στιγμή, κατόπιν αιτήματος. Αυτή η προσέγγιση απαιτεί όχι μόνο συστήματα προγραμματισμού πόρων επιχειρήσεων (ERP), αλλά και μεγάλη προσπάθεια για να διασφαλιστεί ότι οι υποκείμενες πληροφορίες είναι σωστές. Η απαιτούμενη επένδυση είναι τόσο μεγάλη που σπάνια βλέπετε ένα εικονικό κλείσιμο σε μικρότερες εταιρείες. Το εικονικό κλείσιμο απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή στους ακόλουθους τομείς:
- Κεντρική λογιστική . Είναι σχεδόν αδύνατο να επιτευχθεί ένα εικονικό κλείσιμο χωρίς μεγάλη λογιστική συγκέντρωση σε συνδυασμό με λογισμικό ERP. Αντίθετα, αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να έχετε διεσπαρμένες λογιστικές λειτουργίες σε όλη την επιχείρηση που λειτουργούν σε διαφορετικό λογιστικό λογισμικό.
- Τυποποιημένη λογιστική . Οι επιχειρηματικές συναλλαγές πρέπει να προσδιορίζονται και να αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο παντού. Διαφορετικά, το λογιστικό προσωπικό πρέπει να αφιερώσει χρόνο διερεύνησης παρατυπιών συναλλαγών που υπέβαλαν οι διάφορες θυγατρικές.
- Σφάλμα παρακολούθησης . Τυχόν σφάλματα που εντοπίζονται πρέπει να εντοπιστούν και να εξαλειφθούν οι υποκείμενες αιτίες τους. Διαφορετικά, υπάρχουν πάρα πολλά προβλήματα με τις εικονικές κοντινές οικονομικές καταστάσεις για να βασιστείτε πολύ σε αυτές.
Τα αποτελέσματα ενός εικονικού κλεισίματος ενδέχεται να μην είναι απολύτως ακριβή, καθώς ορισμένα έξοδα, κατανομή κόστους και αποθεματικά είναι δύσκολο να αυτοματοποιηθούν.
Ένα εικονικό κλείσιμο διαφέρει από ένα μαλακό κλείσιμο στο ότι το μαλακό κλείσιμο απαιτεί περιορισμένο αριθμό βημάτων κλεισίματος. και εξαιτίας αυτών των βημάτων κλεισίματος, το soft close συνήθως χρησιμοποιείται μόνο στο τέλος του μήνα. Δεδομένου ότι ένα εικονικό κλείσιμο είναι ουσιαστικά αυτοματοποιημένο, δεν υπάρχουν βήματα κλεισίματος, που σας επιτρέπουν να εκτελείτε οικονομικές καταστάσεις για οποιαδήποτε χρονική περίοδο. Έτσι, οι καθημερινές οικονομικές καταστάσεις είναι δυνατές.
Η δαπάνη και η μακροπρόθεσμη προσπάθεια που απαιτείται για τη δημιουργία εικονικού κλεισίματος δεν αποτελούν καλή επένδυση σε βιομηχανίες βραδύτερης ανάπτυξης, όπου υπάρχει λίγος νέος ανταγωνισμός και οι κύκλοι προϊόντων είναι μεγάλοι. Ωστόσο, αυτό το κόστος μπορεί να είναι χρήσιμο στην αντίστροφη κατάσταση, όπου το επιχειρηματικό περιβάλλον αλλάζει με μεγάλη ταχύτητα και η διοίκηση μπορεί να χρησιμοποιεί καθημερινές οικονομικές καταστάσεις για να κάνει συνεχείς διορθώσεις μαθημάτων στη συνολική κατεύθυνση της επιχείρησης. Ωστόσο, ακόμη και στην τελευταία περίπτωση, ένα εικονικό κλείσιμο αξίζει τον κόπο μόνο εάν η διοίκηση πρόκειται πραγματικά να χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες για τη λήψη έγκαιρων αποφάσεων. Εάν αυτό δεν συμβαίνει, τότε μια πιο παραδοσιακή διαδικασία κλεισίματος μπορεί να είναι μια καλύτερη και λιγότερο δαπανηρή λύση.
