Το πρώτο βήμα στη διαδικασία δημιουργίας οικονομικών καταστάσεων είναι η προετοιμασία ενός υπολοίπου δοκιμής. Ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο καταρτίζεται στο τέλος κάθε περιόδου αναφοράς. Αυτό γίνεται προκειμένου να συγκεντρωθούν λογιστικές πληροφορίες για συμπερίληψη στις οικονομικές καταστάσεις. Για να προετοιμάσετε ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Δημιουργήστε ένα φύλλο εργασίας οκτώ στηλών, με κεφαλίδες στηλών για τον αριθμό λογαριασμού, το όνομα λογαριασμού, το συνολικό χρεωστικό και το σύνολο πίστωσης. Αυτά καλύπτουν τις αρχικές καταχωρίσεις στο υπολογιστικό φύλλο. Θα προσθέσουμε τους υπόλοιπους τίτλους στηλών αργότερα.
Για κάθε λογαριασμό γενικού καθολικού, συνοψίστε το υπόλοιπο του λογαριασμού έτσι ώστε να υπάρχει ένα υπόλοιπο λογαριασμού τελικού λογαριασμού που είναι είτε χρεωστική είτε πίστωση.
Ξεκινώντας με τον πρώτο λογαριασμό στο γενικό καθολικό, μεταφέρετε στο φύλλο εργασίας του δοκιμαστικού υπολοίπου τον αριθμό λογαριασμού και το όνομα λογαριασμού. Εάν το τελικό υπόλοιπο στον λογαριασμό είναι χρέωση, εισαγάγετε αυτό το ποσό στη στήλη χρέωσης για αυτόν τον λογαριασμό. εάν το τελικό υπόλοιπο είναι πίστωση, εισαγάγετε αυτό το ποσό στη στήλη πίστωσης για αυτόν τον λογαριασμό.
Προσθέστε τα ποσά στη στήλη χρέωσης και προσθέστε τα ποσά στη στήλη πίστωσης. Τα σύνολα πρέπει να ταιριάζουν. Εάν όχι, είτε ένα υπόλοιπο λογαριασμού δεν μεταφέρθηκε στο υπόλοιπο της δοκιμής, είτε μεταφέρθηκε εσφαλμένα, ή το γενικό καθολικό είναι λανθασμένο. Διορθώστε αυτά τα ζητήματα πριν συνεχίσετε.
Προσθέστε τίτλους στην πέμπτη και την έκτη στήλη του φύλλου εργασίας, οι οποίες προορίζονται για προσαρμογή χρεώσεων και προσαρμογή πιστώσεων. Χρησιμοποιήστε αυτές τις στήλες για να εισαγάγετε τυχόν καταχωρήσεις προσαρμογής. Αυτές οι προσαρμογές είναι συνήθως για δεδουλευμένες εγγραφές είτε για να αναβάλουν είτε να επιταχύνουν την αναγνώριση των εξόδων.
Προσθέστε τίτλους στην έβδομη και όγδοη στήλη του φύλλου εργασίας, οι οποίες αφορούν τα συνολικά χρεωστικά σύνολα και τα τελικά σύνολα πίστωσης. Οι καταχωρήσεις σε αυτήν τη στήλη είναι οι αρχικές χρεώσεις και πιστώσεις, συν ή πλην των ρυθμίσεων.
Προσθέστε τα ποσά στη στήλη τελικής χρέωσης και προσθέστε τα ποσά στην τελική στήλη πίστωσης. Τα σύνολα πρέπει να ταιριάζουν. Εάν όχι, το προσαρμοσμένο υπόλοιπο λογαριασμού δεν μεταφέρθηκε σωστά. Διορθώστε αυτά τα ζητήματα πριν συνεχίσετε.
Το δοκιμαστικό υπόλοιπο είναι τώρα έτοιμο για χρήση στην προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων. Είναι πολύ πιθανό οι προκαταρκτικές οικονομικές καταστάσεις που προκύπτουν από αυτό το ισοζύγιο δοκιμών να απαιτήσουν περαιτέρω προσαρμογές, οπότε γίνονται οι πρόσθετες αλλαγές στις στήλες προσαρμογής εισόδου και δημιουργούνται νέες οικονομικές καταστάσεις.
Δεν απαιτείται δοκιμαστικό υπόλοιπο σε ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα, καθώς το λογισμικό προετοιμάζει αυτόματα τις οικονομικές καταστάσεις από τις πληροφορίες στο γενικό καθολικό. δεν υπάρχει ενδιάμεσο βήμα για την προετοιμασία ενός υπολοίπου δοκιμής.
