Ένα καθολικό πωλήσεων είναι μια λεπτομερής αναλυτική περιγραφή των πωλήσεων που πραγματοποιήθηκαν, που παρουσιάζονται σε ακολουθία ημερομηνιών. Μπορεί επίσης να περιέχει πιστώσεις που εκδίδονται που μειώνουν το ποσό των πωλήσεων, ίσως για προϊόντα που επιστρέφονται από πελάτες. Οι πληροφορίες σε ένα καθολικό πωλήσεων μπορεί να είναι αρκετά λεπτομερείς, συμπεριλαμβανομένων αντικειμένων όπως η ημερομηνία πώλησης, ο αριθμός τιμολογίου, το όνομα πελάτη, τα αντικείμενα που πωλήθηκαν, τα ποσά πώλησης, το φορτίο, οι φόροι επί των πωλήσεων, ο φόρος προστιθέμενης αξίας και άλλα.
Οι πληροφορίες σε ένα καθολικό πωλήσεων συνοψίζονται περιοδικά και τα συγκεντρωτικά ποσά δημοσιεύονται στη συνέχεια στους λογαριασμούς πωλήσεων στο γενικό καθολικό. Αυτή η ανάρτηση μπορεί να είναι τόσο σπάνια όσο το τέλος κάθε μήνα (ως μέρος της διαδικασίας κλεισίματος στο τέλος του μήνα) ή ακόμα και κάθε μέρα. Οι πληροφορίες σε επίπεδο λεπτομέρειας στο καθολικό πωλήσεων διατηρούνται χωριστές από το γενικό καθολικό, προκειμένου να αποφευχθεί η υπερβολική πληροφόρηση.
Ακολουθούν παραδείγματα για το πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένα καθολικό πωλήσεων:
Οικονομικές καταστάσεις . Το καθολικό πωλήσεων είναι το απόλυτο έγγραφο προέλευσης για τον αριθμό πωλήσεων που εμφανίζεται στην κορυφή της κατάστασης αποτελεσμάτων.
Έρευνα . Εάν κάποιος θέλει να ερευνήσει ένα ζήτημα πωλήσεων, συνήθως ξεκινά με μια ανάλυση υψηλού επιπέδου στο γενικό καθολικό, όπως μια ανάλυση γραμμής τάσης και στη συνέχεια μεταβαίνει στο καθολικό πωλήσεων για να προσδιορίσει τις λεπτομέρειες του τι ακριβώς συνέβη.
Έλεγχος . Ένας ελεγκτής πιθανότατα θα θέλει να διασφαλίσει ότι το συνολικό ποσό πωλήσεων που αναφέρεται στις οικονομικές καταστάσεις μιας εταιρείας είναι σωστό και θα διερευνήσει εξετάζοντας μια επιλογή των τιμολογίων που αναφέρονται στο καθολικό πωλήσεων, τα οποία περιλαμβάνουν αυτό το ποσό πωλήσεων.
Αρχικά, το καθολικό πωλήσεων συντηρήθηκε χειροκίνητα, ενώ οι δημοσιεύσεις στο γενικό καθολικό ολοκληρώθηκαν επίσης με το χέρι. Με την έλευση των μηχανογραφημένων λογιστικών συστημάτων, δεν είναι πάντα προφανές ότι υπάρχει ένα καθολικό πωλήσεων, καθώς ένας χρήστης απλά αναζητά έναν συγκεκριμένο αριθμό τιμολογίου, εύρος ημερομηνιών ή ποσό και δεν συνειδητοποιεί ποτέ ότι έχει πρόσβαση σε αυτό που κάλεσε το καθολικό πωλήσεων. Έτσι, ο όρος χρησιμοποιείται λιγότερο συχνά από ό, τι στο παρελθόν.
