Η επεξεργασία της μισθοδοσίας μπορεί να προκαλέσει σφάλματα σε πολλά σημεία, κάτι που απαιτεί μια λεπτομερή ροή διαδικασίας που περιλαμβάνει επίσης πολλά στοιχεία ελέγχου. Αυτή η διαδικασία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να διασφαλιστεί ότι ο μισθός χειρίζεται με συνέπεια σε επαναλαμβανόμενη βάση. Η πραγματική ροή διεργασιών μπορεί να διαφέρει κάπως από τα βήματα που αναφέρονται παρακάτω, καθώς μπορεί να υπάρχουν διαφορές που σχετίζονται με τη χρήση μη αυτόματων, μηχανογραφημένων ή εξωτερικών πόρων λύσεων επεξεργασίας μισθοδοσίας. Η πιο πιθανή έκδοση της διαδικασίας, συμπεριλαμβανομένων των ευθυνών και των βασικών ελέγχων, ακολουθεί:
Ενημέρωση κύριου αρχείου υπαλλήλου . Ο υπάλληλος μισθοδοσίας λαμβάνει ειδοποίηση για αλλαγές στις πληροφορίες των υπαλλήλων που επηρεάζουν την επεξεργασία της μισθοδοσίας, όπως παρακράτηση παρακράτησης και αλλαγές στο μισθό. Ενημερώστε το κύριο αρχείο υπαλλήλου στο λογισμικό μισθοδοσίας με αυτές τις αλλαγές.
Ορίστε περίοδο πληρωμής . Βεβαιωθείτε ότι η ενότητα μισθοδοσίας έχει ρυθμιστεί για τη σωστή περίοδο πληρωμής.
Εισαγάγετε το χρόνο εργασίας . Εισαγάγετε το ποσό των τακτικών και των υπερωριών που εργάζονται από κάθε υπάλληλο στο σύστημα μισθοδοσίας. Εάν η εταιρεία υπολογίζει χειροκίνητα τη μισθοδοσία, τότε αυτό το βήμα και το επόμενο βήμα δεν χρειάζονται. Εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί ηλεκτρονικά ρολόγια ώρας για να συγκεντρώσει τις πληροφορίες χρονομέτρησης, τότε οι πληροφορίες μπορούν να μεταφερθούν απευθείας στο λογισμικό μισθοδοσίας.
Εισαγάγετε μη αυτόματες πληρωμές . Εισαγάγετε τα ποσά τυχόν μη αυτόματων επιταγών που δεν έχουν ακόμη καταγραφεί στο σύστημα μισθοδοσίας. Αυτές μπορεί να είναι προσαρμογές αμοιβών από προηγούμενες περιόδους, ή πληρωμές που σχετίζονται με την αρχική πρόσληψη ή τον τερματισμό των εργαζομένων.
Υπολογίστε την πληρωμή τερματισμού . Υπολογίστε με μη αυτόματο τρόπο το πληρωτέο ποσό σε κάθε εργαζόμενο που έχει αποχωρήσει από την εταιρεία, συμπεριλαμβανομένου του αχρησιμοποίητου χρόνου διακοπών και της αποζημίωσης. Αυτό συνήθως αφορά μόνο τους υπαλλήλους που έχουν αποχωρήσει εθελοντικά από την εταιρεία, καθώς οι καταναγκαστικοί τερματισμοί απαιτούν σχεδόν άμεσες πληρωμές που συνήθως δεν εμπίπτουν στην κανονική περίοδο επεξεργασίας μισθοδοσίας.
Μεταβάλλετε τις παρακρατήσεις . Εισαγάγετε τυχόν αλλαγές στις τυπικές μειώσεις από την αμοιβή των εργαζομένων, όπως για ιατρική ασφάλιση, γαρνιτούρες και φιλανθρωπικές εισφορές.
Υπολογίστε την αμοιβή . Έχετε το λογισμικό να επεξεργαστεί όλους τους υπολογισμούς αμοιβών για την περίοδο. Εάν η εταιρεία υπολογίζει με μη αυτόματο τρόπο την αμοιβή, χρησιμοποιήστε τους πίνακες φόρων που παρέχονται από τις ομοσπονδιακές και πολιτειακές κυβερνήσεις για να προσδιορίσετε το σωστό ποσό παρακρατήσεων.
Ελέγξτε τις αναφορές . Εάν οι υπολογισμοί μισθοδοσίας είναι είτε εξωτερικοί είτε χρησιμοποιούν λογισμικό μισθοδοσίας, εκτυπώστε τις ακόλουθες αναφορές και ελέγξτε τις υποκείμενες συναλλαγές για σφάλματα. Επεξεργαστείτε ξανά τη μισθοδοσία μέχρι να διορθωθούν αυτά τα προβλήματα.
Αναφορά αρνητικών παρακρατήσεων (μπορεί να υποδεικνύει σφάλμα εισαγωγής δεδομένων ή απάτη)
Αναφορά αρνητικών φόρων (μπορεί να υποδεικνύει σφάλμα εισαγωγής δεδομένων ή απάτη)
Προκαταρκτικό μητρώο μισθοδοσίας (το βασικό έγγραφο που χρησιμοποιείται για τον εντοπισμό σφαλμάτων)
Ταξινομημένη λίστα μισθών που καταβλήθηκαν (εστίαση σε υπερβολικά υψηλά ή χαμηλά ποσά μισθών για τον εντοπισμό δυνητικά ανακριβών ωρών εργασίας ή των μισθών)
Γραμμή τάσης εξόδων μισθοδοσίας ανά τμήμα (μπορεί να υποδεικνύει ότι οι μισθοί χρεώνονται σε λάθος τμήμα)
Έκδοση πληρωμών . Μόλις η ανάλυση των αναφορών δεν δείξει περαιτέρω σφάλματα, επεξεργαστείτε τις πληρωμές στους υπαλλήλους.
Αναφορές διαχείρισης ζητημάτων (προαιρετικά) . Εκδώστε αναφορές μισθοδοσίας στη διαχείριση που σχετίζονται με τη μισθοδοσία που μόλις ολοκληρώθηκε. Παραδείγματα τέτοιων αναφορών είναι μια γραμμή τάσεων υπερωριών από υπαλλήλους και μια γραμμή τάσης εξόδων αποζημίωσης ανά τμήμα
Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων . Μόλις ολοκληρωθεί η μισθοδοσία, δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων που σχετίζονται με αυτήν. Εάν η επεξεργασία μισθοδοσίας ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες, αυτό γίνεται από τον προμηθευτή. Εάν χρησιμοποιείται εσωτερικό λογισμικό, αρχειοθετήστε τα δεδομένα. Εάν χρησιμοποιείται μη αυτόματο σύστημα, τοποθετήστε το μητρώο μισθοδοσίας σε κλειδωμένο χώρο αποθήκευσης.
Κλείδωμα της περιόδου . Κλειδώστε την περίοδο πληρωμής στην ενότητα μισθοδοσίας για την περίοδο που μόλις ολοκληρώθηκε, για να αποφύγετε μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές. Αυτό είναι ουσιαστικά το ίδιο με το Βήμα 2. κλειδώνοντας την περίοδο πληρωμής, προχωράμε στην επόμενη περίοδο πληρωμής.
Φόροι κατάθεσης . Καταθέστε φόρους μισθοδοσίας και επαληθεύστε τη διαβίβασή τους στην κυβέρνηση. Εάν η εταιρεία έχει αναθέσει σε τρίτους την επεξεργασία μισθοδοσίας, αυτό το βήμα γίνεται από τον προμηθευτή.
Αποθηκεύστε τις κάρτες . Υποβάλετε τις κάρτες χρόνου κοντά στο τμήμα μισθοδοσίας. Είναι πολύ πιθανό οι εργαζόμενοι να αμφισβητήσουν την αμοιβή τους, οπότε οι κάρτες πιο πρόσφατης ώρας πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμες για έλεγχο. Μετά από έναν ή δύο μήνες, οι κάρτες χρόνου μπορούν να μετατοπιστούν σε μακροπρόθεσμο χώρο αποθήκευσης.
Διερεύνηση σφαλμάτων . Εάν υπάρχουν προβλήματα επεξεργασίας μισθοδοσίας, βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι θα τα βρουν! Διερευνήστε όλα τα σφάλματα συναλλαγής που αντιμετωπίζετε και ξεκινήστε αλλαγές για να μετριάσετε τη συνεχιζόμενη εμφάνισή τους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την τροποποίηση των διαδικασιών ή την επιβολή νέων ελέγχων.
