Η έννοια του λογαριασμού εξόδων έχει δύο διαφορετικές έννοιες. Το ένα αφορά τα έξοδα ταξιδιού και ψυχαγωγίας και το άλλο είναι μια γενικότερη έννοια που προσδιορίζει έναν τύπο λογαριασμού. Και οι δύο ορισμοί αναφέρονται παρακάτω.
Ο λογαριασμός εξόδων T&E
Ο λογαριασμός εξόδων αναφέρεται σε χρήματα που καταβάλλονται σε έναν υπάλληλο, τα οποία στη συνέχεια χρησιμοποιούνται για έξοδα ταξιδιού και ψυχαγωγίας. Τα κεφάλαια του λογαριασμού εξόδων μπορούν να καταβληθούν εκ των προτέρων όταν δαπανώνται πραγματικά για επιχειρηματικές δραστηριότητες, οπότε τα χρήματα αναφέρονται ως προκαταβολή. Εναλλακτικά, τα χρήματα μπορούν να καταβληθούν ως απάντηση στην υποβολή έκθεσης δαπανών από έναν εργαζόμενο, οπότε τα χρήματα αναφέρονται ως αποζημίωση. Μια προκαταβολή καταχωρείται αρχικά ως κυκλοφορούν ενεργητικό, ενώ η αποπληρωμή καταχωρείται αμέσως ως έξοδο κατά την πραγματοποίησή του. Όταν ένας υπάλληλος υποβάλλει αποδεικτικά στοιχεία για το πώς χρησιμοποιήθηκε μια προκαταβολή, τότε το τρέχον περιουσιακό στοιχείο αναγνωρίζεται ως έξοδο.
Το ποσό των πληρωμών σε μετρητά που σχετίζονται με έναν λογαριασμό εξόδων τείνει να είναι μεγαλύτερο όταν συνδέεται με έναν υπάλληλο που λειτουργεί ανεξάρτητα από τις εσωτερικές λειτουργίες μιας επιχείρησης, του οποίου το καλύτερο παράδειγμα είναι ένας πωλητής. Αυτά τα άτομα χρειάζονται επαρκή χρηματοδότηση για να ταξιδέψουν περισσότερο από ό, τι είναι συνηθισμένο για άλλους υπαλλήλους.
Η έννοια του λογαριασμού εξόδων μπορεί να γίνει κατάχρηση, είτε δαπανώντας περισσότερα χρήματα από ό, τι θα απαιτούσε ένα συνετό άτομο, είτε λαμβάνοντας προκαταβολές και όχι χρησιμοποιώντας τα μετρητά για λογαριασμό της επιχείρησης. Κατά συνέπεια, πολλές επιχειρήσεις επιβάλλουν αυστηρούς ελέγχους στη χρήση λογαριασμών εξόδων, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης αναφορών δαπανών, ταξιδιωτικών πολιτικών, ελέγχων πληρωμών που πραγματοποιήθηκαν και συνεχιζόμενων ελέγχων του υπολοίπου στο λογαριασμό περιουσιακών στοιχείων προκαταβολών.
Ο τύπος λογαριασμού εξόδων
Το μεγαλύτερο μέρος όλων των λογαριασμών που χρησιμοποιούνται στο γενικό καθολικό είναι λογαριασμοί εξόδων. Πρόκειται για έναν τύπο προσωρινού λογαριασμού στον οποίο αποθηκεύονται όλα τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν από μια οντότητα κατά τη διάρκεια μιας λογιστικής περιόδου. Έτσι, ενδέχεται να υπάρχουν λογαριασμοί εξόδων για τραπεζικά τέλη, το κόστος πωληθέντων αγαθών, υπηρεσίες κοινής ωφέλειας και ούτω καθεξής. Αυτοί οι λογαριασμοί θεωρούνται προσωρινοί, επειδή μηδενίζονται στο τέλος της οικονομικής χρήσης, ώστε να υπάρχει χώρος για την καταγραφή ενός νέου συνόλου δαπανών κατά την επόμενη χρήση.
