Προβλήματα με κάρτες προμηθειών εταιρείας
Πολλοί οργανισμοί επιτρέπουν στους υπαλλήλους τους να χρησιμοποιούν προσωπικές πιστωτικές κάρτες για να αγοράσουν αγαθά και υπηρεσίες για λογαριασμό της επιχείρησης, για τις οποίες αποζημιώνονται. Αυτή η προσέγγιση παρουσιάζει κίνδυνο για τους υπαλλήλους, καθώς η εταιρεία ενδέχεται να επιλέξει να μην τους επιστρέψει, ή μια μείωση χρημάτων μπορεί να καθυστερήσει την απόδοση. Ένα υψηλότερο επίπεδο πολυπλοκότητας που αποφεύγει αυτό το πρόβλημα είναι η έκδοση καρτών προμηθειών εταιρείας σε ορισμένους υπαλλήλους, γεγονός που τους επιτρέπει να πραγματοποιούν συγκεκριμένους τύπους αγορών για τις οποίες η εταιρεία θα πληρώσει άμεσα.
Εάν επιτρέπεται οποιαδήποτε από αυτές τις μεθόδους αγοράς, οι εργαζόμενοι μπορούν να αγοράσουν σχεδόν οτιδήποτε από οποιονδήποτε, κάτι που μπορεί να παρακάμψει τους κανόνες αγοράς της εταιρείας για την αντιμετώπιση μιας σύντομης λίστας προτιμώμενων προμηθευτών. Επίσης, οι κάρτες προμηθειών διανέμονται συνήθως μόνο σε μια μικρή ομάδα ατόμων, αφήνοντας σε όλους τους άλλους χωρίς αξιόπιστη μέθοδο αγοράς για μικρότερα αντικείμενα, εκτός από την επιστροφή χρημάτων από την εταιρεία.
Η κάρτα φάντασμα
Μια τρίτη επιλογή αγοράς που παρακάμπτει τα προβλήματα που παρουσιάζονται από τις δύο πρώτες επιλογές είναι η κάρτα-φάντασμα. Η κάρτα-φάντασμα είναι απλώς ένας αριθμός πιστωτικής κάρτας που είναι συγκεκριμένος για κάθε τμήμα της εταιρείας, για χρήση από οποιονδήποτε σε αυτό το τμήμα. Οι αγορές που πραγματοποιήθηκαν σε καθεμία από αυτές τις κάρτες χρεώνονται στη συνέχεια στο τμήμα στο οποίο εκδόθηκε η κάρτα.
Η ιδέα της κάρτας φαντασμάτων διευκολύνει την εκχώρηση του κόστους των αγορασθέντων αντικειμένων σε συγκεκριμένα τμήματα, ενώ παράλληλα δίνει περισσότερους υπαλλήλους πρόσβαση σε αυτήν την επιλογή αγοράς. Αυτή η προσέγγιση επιταχύνει επίσης το ρυθμό με τον οποίο η εταιρεία ενημερώνεται για αγορές υπαλλήλων. Τα έξοδα που υποβάλλονται για επιστροφή χρημάτων μερικές φορές δεν προωθούνται σε λογαριασμούς πληρωτέους για μήνες.
Μπορεί επίσης να εκδοθεί κάρτα φαντάσματος σε επιλεγμένους προμηθευτές. Αυτοί οι προμηθευτές χρεώνουν απλώς τον αριθμό κάρτας κάθε αγοράς της εταιρείας που πραγματοποιείται μέσω αυτών, γεγονός που μειώνει τη γραφειοκρατία που κανονικά θα σχετίζεται με κάθε μεμονωμένη αγορά.
Τέλος, ο πάροχος καρτών φαντασμάτων θα πρέπει να μπορεί να μεταφέρει δεδομένα για αγορές που πραγματοποιούνται απευθείας στο σύστημα πληρωτέων εταιρικών λογαριασμών, έτσι ώστε να μην απαιτείται εισαγωγή δεδομένων από το προσωπικό των πληρωτών.
Ένα μειονέκτημα της κάρτας φαντασμάτων είναι ότι οι πρώην υπάλληλοι μπορεί ακόμα να προσπαθήσουν να τη χρησιμοποιήσουν. Αυτό δεν θα συνέβαινε εάν είχαν εκδοθεί μια ειδική κάρτα προμήθειας, δεδομένου ότι η κάρτα αυτή θα αποσυρθεί και ο αριθμός της θα απενεργοποιηθεί όταν έφυγαν από την εταιρεία.
