Η έννοια του διαχωρισμού των καθηκόντων απαγορεύει την ανάθεση ευθύνης σε ένα άτομο για την απόκτηση περιουσιακών στοιχείων, την επιμέλεια του και τη σχετική τήρηση αρχείων. Για παράδειγμα, ένα άτομο μπορεί να υποβάλει μια παραγγελία για να αγοράσει ένα περιουσιακό στοιχείο, αλλά ένα διαφορετικό άτομο πρέπει να καταγράψει τη συναλλαγή στα λογιστικά αρχεία. Διαχωρίζοντας τα καθήκοντα, είναι πολύ πιο δύσκολο να διαπράξεις απάτη, καθώς τουλάχιστον δύο άτομα πρέπει να συνεργαστούν για να το πράξουν - κάτι που είναι πολύ λιγότερο πιθανό από ό, τι εάν ένα άτομο είναι υπεύθυνο για όλες τις πτυχές μιας λογιστικής συναλλαγής.
Παραδείγματα διαχωρισμού καθηκόντων είναι:
Μετρητά . Ένα άτομο ανοίγει φακέλους που περιέχουν επιταγές και ένα άλλο άτομο καταγράφει τις επιταγές στο λογιστικό σύστημα. Αυτό μειώνει τον κίνδυνο κατάργησης των επιταγών από την εταιρεία και κατάθεση στον λογαριασμό ελέγχου ενός ατόμου.
Εισπρακτέοι λογαριασμοί . Ένα άτομο καταγράφει μετρητά που λαμβάνονται από πελάτες και ένα άλλο άτομο δημιουργεί πιστωτικά σημειώματα σε πελάτες. Αυτό μειώνει τον κίνδυνο ότι ένας υπάλληλος θα εκτρέψει μια εισερχόμενη πληρωμή από έναν πελάτη και θα καλύψει την κλοπή με αντίστοιχη πίστωση στον λογαριασμό του συγκεκριμένου πελάτη.
Απογραφή . Ένα άτομο παραγγέλνει αγαθά από προμηθευτές και ένα άλλο συνδέεται με τα παραληφθέντα αγαθά στο λογιστικό σύστημα. Αυτό εμποδίζει τον αγοραστή να εκτρέψει τα εισερχόμενα αγαθά για δική του χρήση.
Μισθοδοσία . Ένα άτομο συγκεντρώνει τα στοιχεία της ακαθάριστης αμοιβής και της καθαρής αμοιβής για μια μισθοδοσία και ένα άλλο άτομο επαληθεύει τους υπολογισμούς. Αυτό εμποδίζει έναν υπάλληλο μισθοδοσίας να αυξάνει τεχνητά την αποζημίωση ορισμένων υπαλλήλων ή από τη δημιουργία και την πληρωμή πλαστών υπαλλήλων.
Ένα πρόβλημα με το διαχωρισμό των καθηκόντων είναι ότι είναι πολύ λιγότερο αποτελεσματικό και πιο χρονοβόρο από το να έχει ένα μόνο άτομο υπεύθυνο για όλες τις πτυχές μιας συναλλαγής. Επομένως, θα πρέπει να εξετάσετε την αντιστάθμιση μεταξύ της αύξησης του επιπέδου ελέγχου και της μείωσης της αποτελεσματικότητας όταν αποφασίζετε εάν θα εφαρμόσετε το διαχωρισμό των καθηκόντων σε ορισμένους τομείς. Είναι πολύ πιθανό ότι η βελτίωση του ελέγχου δεν είναι αρκετή για να αντισταθμίσει το μειωμένο επίπεδο απόδοσης.
Μια εσφαλμένη αντίληψη σχετικά με το διαχωρισμό των καθηκόντων είναι ότι μειώνει το ποσό των λογιστικών σφαλμάτων. Αυτό συμβαίνει μόνο εάν υπάρχει διπλή καταχώριση δεδομένων ή εάν πολλά άτομα επαληθεύουν τη δουλειά του άλλου. Αυτός δεν είναι ο στόχος της έννοιας του διαχωρισμού των καθηκόντων, η οποία στοχεύει στην παροχή ορισμένων καθηκόντων σε ένα άτομο και άλλων καθηκόντων σε άλλο άτομο - η έννοια δεν έχει σχεδιαστεί για την επανάληψη εργασιών, επομένως τα λογιστικά λάθη δεν είναι πιθανό να μειωθούν .
Παρόμοιοι όροι
Ο διαχωρισμός των καθηκόντων είναι επίσης γνωστός ως ο διαχωρισμός των καθηκόντων.
