Μια δεδουλευμένη απαίτηση είναι μια εμπορική απαίτηση ή μια μη εμπορική απαίτηση για την οποία μια επιχείρηση έχει κερδίσει έσοδα, αλλά για την οποία δεν έχει εκδώσει ακόμη τιμολόγιο στον πελάτη. Μια δεδουλευμένη απαίτηση συνήθως δημιουργείται σε ένα από τα ακόλουθα σενάρια:
Ορόσημο . Έχει επιτευχθεί ορόσημο σε μια σύμβαση με έναν πελάτη, όπου η εταιρεία δικαιούται σαφώς ένα συγκεκριμένο, προκαθορισμένο ποσό, αλλά οι όροι της σύμβασης δεν της επιτρέπουν ακόμη να εκδώσει τιμολόγιο. ή
Υπηρεσίες . Η σύμβαση με τον πελάτη αναφέρει ότι ο πελάτης θα πληρώσει την εταιρεία για ώρες εργασίας, παρά για ένα συγκεκριμένο προϊόν εργασίας. Για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχουν 10 ώρες εργασίας που τελικά θα χρεώνονται με ρυθμό 80 $ ανά ώρα, οπότε μια εισπρακτέα συγκεντρώνεται για 800 $.
Η εγγραφή ημερολογίου για τη δημιουργία μιας δεδουλευμένης εισπρακτέας είναι μια χρέωση σε έναν λογαριασμό εισπρακτέου λογαριασμού και μια πίστωση στον λογαριασμό εσόδων. Μπορεί να είναι χρήσιμο να δημιουργήσετε έναν μοναδικό λογαριασμό γενικού καθολικού για τις δεδουλευμένες απαιτήσεις, αντί να χρησιμοποιήσετε τον κύριο λογαριασμό εμπορικών απαιτήσεων, προκειμένου να εμφανίσετε με σαφήνεια αυτές τις συναλλαγές. Επιπλέον, ορίστε αυτές τις καταχωρήσεις ημερολογίου ώστε να αντιστραφούν αυτόματα στην επόμενη λογιστική περίοδο. τότε θα αντικαταστήσετε το δεδουλευμένο στην επόμενη περίοδο με το πραγματικό τιμολόγιο (υποθέτοντας ότι υπάρχει ένα συμβάν χρέωσης στην επόμενη περίοδο). Εάν δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο την επόμενη περίοδο, συνεχίστε να συγκεντρώνετε και να αντιστρέφετε τα έσοδα και τα δεδουλευμένα εισπρακτέα σε κάθε περίοδο σε σωρευτική βάση, έως ότου τελικά μπορείτε να εκδώσετε ένα τιμολόγιο.
Για παράδειγμα, η ABC International έχει ολοκληρώσει ένα ορόσημο σε ένα έργο εγκατάστασης φράγματος, αν και δεν επιτρέπεται βάσει της σύμβασης να εκδίδει τιμολόγιο πιο συχνά από μία φορά το τέταρτο. Επομένως, συγκεντρώνει έσοδα και εισπρακτέα 50.000 $ στο τέλος Ιανουαρίου. Η καταχώρηση περιοδικού αντιστρέφεται αυτόματα στις αρχές Φεβρουαρίου Στη συνέχεια, η ABC κερδίζει άλλα 30.000 $ στο επόμενο ορόσημο του έργου τον Φεβρουάριο, αλλά εξακολουθεί να μην μπορεί να εκδώσει τιμολόγιο. Επομένως, συγκεντρώνει έσοδα και εισπράξεις 80.000 $ τον Φεβρουάριο. Η καταχώρηση του περιοδικού αντιστρέφεται αυτόματα στις αρχές Μαρτίου. Στη συνέχεια, η ABC κερδίζει άλλα 70.000 $ στο επόμενο ορόσημο του έργου τον Μάρτιο. Επιτρέπεται η έκδοση τριμηνιαίου τιμολογίου στο τέλος Μαρτίου, οπότε εκδίδει τιμολόγιο ύψους 150.000 $. Χρησιμοποιώντας δεδουλευμένα, η ABC έχει αναγνωρίσει 50 $,000 έσοδα και απαιτήσεις τον Ιανουάριο, 30.000 $ τον Φεβρουάριο και 70.000 $ τον Μάρτιο, αντί να αναγνωρίζουν και τα 150.000 $ τον Μάρτιο, όταν εκδίδει τιμολόγιο στον πελάτη.
Μην καταγράφετε τις δεδουλευμένες απαιτήσεις εάν δεν μπορείτε να δικαιολογήσετε σε έναν ελεγκτή ότι υπάρχει σαφής υποχρέωση από τον πελάτη να πληρώσει την εταιρεία για το ποσό των δεδουλευμένων απαιτήσεων. Διαφορετικά, υπάρχει ένα τεκμήριο ότι η επιχείρηση δεν έχει φτάσει ακόμη στο σημείο όπου ο πελάτης έχει σαφή υποχρέωση πληρωμής. Εάν χρησιμοποιείτε δεδουλευμένες απαιτήσεις, αναμένετε από τους ελεγκτές να δώσουν ιδιαίτερη προσοχή στην αιτιολόγησή τους. Για παράδειγμα, μην συγκεντρώνετε εισπρακτέες σε περίπτωση που μια επιχείρηση παρέχει υπηρεσίες βάσει συμβολαίου σταθερής αμοιβής και κερδίζει έσοδα μόνο όταν ολόκληρο το έργο ολοκληρωθεί και εγκριθεί από τον πελάτη. Τα έσοδα δεν έχουν πραγματικά κερδηθεί πριν από την ολοκλήρωση, επομένως δεν πρέπει να υπάρχει δεδουλευμένο πριν από αυτό το σημείο.
