Χρηματοδότηση

Τριπλή αντιστοίχιση

Η τρισδιάστατη αντιστοίχιση είναι μια τεχνική επαλήθευσης πληρωμής για να διασφαλιστεί ότι το τιμολόγιο προμηθευτή είναι έγκυρο. Όταν το τμήμα πληρωμών λαμβάνει τιμολόγιο από προμηθευτή, ταιριάζει με τις ακόλουθες πληροφορίες:

  • Οι πληροφορίες σχετικά με το τιμολόγιο του προμηθευτή σε ένα αντίγραφο της σχετικής εντολής αγοράς που του έχουν διαβιβαστεί από το τμήμα αγορών. Η εντολή αγοράς αναφέρει την ποσότητα και την τιμή με την οποία η εταιρεία συμφωνεί να αγοράσει τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που αναφέρονται στο τιμολόγιο του προμηθευτή.

  • Το τιμολόγιο του προμηθευτή για την παραλαβή τεκμηρίωσης που διαβιβάζεται στο λογιστήριο από το τμήμα παραλαβής, για να εξασφαλίσει ότι τα αγαθά έχουν παραληφθεί, ότι είναι στη σωστή ποσότητα και ότι είναι σε καλή κατάσταση.

Έτσι, η έννοια "τρισδιάστατη αντιστοίχιση" αναφέρεται στην αντιστοίχιση τριών εγγράφων - του τιμολογίου, της εντολής αγοράς και της αναφοράς παραλαβής - για να διασφαλιστεί ότι πρέπει να πραγματοποιηθεί μια πληρωμή. Η διαδικασία χρησιμοποιείται για να διασφαλιστεί ότι επιστρέφονται μόνο εξουσιοδοτημένες αγορές, αποτρέποντας έτσι τις απώλειες λόγω απάτης και απροσεξίας.

Εάν αυτή η τριμερής αντιστοίχιση αποκαλύψει ότι το τιμολόγιο προμηθευτή είναι σε καλή κατάσταση, τότε το πληρωτέο προσωπικό λογαριασμών επεξεργάζεται το τιμολόγιο για πληρωμή. Εάν όχι, το προσωπικό επικοινωνεί με τον προμηθευτή για τυχόν ζητήματα που βρήκε, τα οποία μπορεί να οδηγήσουν στην έκδοση αναθεωρημένου τιμολογίου ή ίσως πιστωτικού σημειώματος από τον προμηθευτή.

Η έννοια τριών κατευθύνσεων αγώνα έχει προβλήματα. Είναι πολύ απαιτητικό και μπορεί να είναι δύσκολο να συγκεντρωθούν οι απαιτούμενες πληροφορίες, οι οποίες μπορεί να οδηγήσουν σε καθυστερημένες πληρωμές, ενώ οι πληρωτέοι λογαριασμοί αναζητούν προσωπικό που λείπουν. Οι καθυστερήσεις μπορούν να ενοχλήσουν τους προμηθευτές και επίσης να εμποδίσουν μια εταιρεία να λάβει εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής. Μπορείτε να κάνετε την τριδιάστατη αντιστοίχιση πιο αποτελεσματική με:

  • Εξαίρεση μικρών δολαρίων και επαναλαμβανόμενων τιμολογίων από την αντίστοιχη απαίτηση.

  • Επιτρέποντας στους πληρωτέους λογαριασμούς του προσωπικού να εγκρίνουν τιμολόγια, εάν οι τιμές και οι μονάδες που αναφέρονται στο τιμολόγιο προμηθευτή βρίσκονται εντός του λίγου τοις εκατό των ποσών που ορίζονται στην εντολή αγοράς.

Υπάρχουν επίσης διαθέσιμες αυτοματοποιημένες λύσεις αντιστοίχισης τριών κατευθύνσεων που απαιτούν τη χρήση πλήρως ολοκληρωμένων συστημάτων σχεδιασμού εταιρικών πόρων, αλλά ακόμη και αυτές οι λύσεις θα ξεκινούν κάποιες συναλλαγές για τις οποίες η αυτοματοποιημένη λύση αποτυγχάνει, απαιτώντας χειροκίνητη διερεύνηση ασυμφωνιών. Αυτά τα αυτοματοποιημένα συστήματα είναι τόσο ακριβά που δεν αποτελούν βιώσιμη λύση για τις μικρότερες επιχειρήσεις.