Ο συμμετοχικός προϋπολογισμός είναι μια διαδικασία κατά την οποία άτομα που επηρεάζονται από έναν προϋπολογισμό συμμετέχουν ενεργά στη διαδικασία δημιουργίας προϋπολογισμού. Αυτή η προσέγγιση από κάτω προς τα πάνω στον προϋπολογισμό τείνει να δημιουργεί προϋπολογισμούς που είναι πιο εφικτοί από τους προϋπολογισμούς από πάνω προς τα κάτω που επιβάλλονται σε μια εταιρεία από ανώτερα διευθυντικά στελέχη, με πολύ λιγότερη συμμετοχή εργαζομένων. Είναι επίσης καλύτερο για το ηθικό και τείνει να καταλήγει σε μεγαλύτερες προσπάθειες των εργαζομένων για να επιτύχουν αυτό που προέβλεπαν στον προϋπολογισμό. Ωστόσο, ένας καθαρά συμμετοχικός προϋπολογισμός δεν λαμβάνει υπόψη στρατηγικά ζητήματα υψηλού επιπέδου, οπότε η διοίκηση πρέπει να παρέχει στους υπαλλήλους κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τη συνολική κατεύθυνση της εταιρείας και τον τρόπο με τον οποίο τα μεμονωμένα τμήματα τους ταιριάζουν.
Όταν ο συμμετοχικός προϋπολογισμός χρησιμοποιείται σε ολόκληρο τον οργανισμό, οι προκαταρκτικοί προϋπολογισμοί λειτουργούν μέσω της εταιρικής ιεραρχίας, ελέγχονται και ενδεχομένως τροποποιούνται από διευθυντές μεσαίου επιπέδου. Μόλις συγκεντρωθούν σε έναν κύριο προϋπολογισμό, μπορεί να καταστεί προφανές ότι οι υποβληθέντες προϋπολογισμοί δεν θα λειτουργούν μαζί, οπότε αποστέλλονται πίσω στους δημιουργούς για άλλη επανάληψη, συνήθως με οδηγίες που αναφέρουν τι ψάχνει η ανώτερη διοίκηση.
Λόγω του μεγαλύτερου αριθμού υπαλλήλων που συμμετέχουν στον συμμετοχικό προϋπολογισμό, τείνει να χρειαστεί περισσότερος χρόνος για τη δημιουργία προϋπολογισμού από ό, τι στην περίπτωση προϋπολογισμού από πάνω προς τα κάτω που δημιουργείται από πολύ μικρότερο αριθμό ατόμων. Το κόστος εργασίας που σχετίζεται με τη δημιουργία ενός τέτοιου προϋπολογισμού είναι επίσης σχετικά υψηλό.
Ένα άλλο πρόβλημα με τον συμμετοχικό προϋπολογισμό είναι ότι, δεδομένου ότι οι άνθρωποι που προέρχονται από τον προϋπολογισμό είναι επίσης αυτοί των οποίων η απόδοση θα συγκριθεί με αυτόν, υπάρχει η τάση για τους συμμετέχοντες να υιοθετήσουν έναν συντηρητικό προϋπολογισμό με επιπλέον δαπάνες, έτσι ώστε να είναι εύλογα βέβαιοι ότι θα επιτύχουν τι προβλέπουν στον προϋπολογισμό. Αυτή η τάση είναι πιο έντονη όταν οι εργαζόμενοι πληρώνονται μπόνους βάσει της απόδοσής τους έναντι του προϋπολογισμού. Αυτό το πρόβλημα του δημοσιονομικού περιορισμού μπορεί να μετριαστεί με την επιβολή επανεξέτασης του προϋπολογισμού από εκείνα τα μέλη της διοίκησης που είναι πιο πιθανό να γνωρίζουν πότε ο προϋπολογισμός είναι γεμάτος και που επιτρέπεται να κάνουν προσαρμογές σε αυτό, όπως απαιτείται. Μόνο ακολουθώντας αυτήν την προσέγγιση μπορούν οι στόχοι να ενσωματωθούν στον προϋπολογισμό.
