Ένα δεδουλευμένο έξοδο είναι μια δαπάνη που έχει πραγματοποιηθεί, αλλά για την οποία δεν υπάρχει ακόμη τεκμηρίωση δαπανών. Αντί της τεκμηρίωσης δαπανών, δημιουργείται μια εγγραφή στο ημερολόγιο για την καταγραφή ενός δεδουλευμένου κόστους, καθώς και μιας συμψηφιστικής υποχρέωσης (η οποία συνήθως ταξινομείται ως τρέχουσα υποχρέωση στον ισολογισμό). Ελλείψει εγγραφής στο ημερολόγιο, τα έξοδα δεν θα εμφανίζονταν καθόλου στις οικονομικές καταστάσεις της οικονομικής οντότητας κατά τη διάρκεια της περιόδου, γεγονός που θα είχε ως αποτέλεσμα τα αναφερόμενα κέρδη να είναι πολύ υψηλά κατά την περίοδο αυτή. Εν ολίγοις, τα δεδουλευμένα έξοδα καταγράφονται για να αυξήσουν την ακρίβεια των οικονομικών καταστάσεων, έτσι ώστε τα έξοδα να ευθυγραμμίζονται στενότερα με τα έσοδα με τα οποία σχετίζονται.
Μια προπληρωμένη δαπάνη είναι το αντίστροφο ενός δεδουλευμένου κόστους, καθώς μια υποχρέωση καταβάλλεται πριν από την κατανάλωση της υποκείμενης υπηρεσίας ή του περιουσιακού στοιχείου. Κατά συνέπεια, ένα προπληρωμένο περιουσιακό στοιχείο εμφανίζεται αρχικά στον ισολογισμό ως στοιχείο.
Συγκεντρωμένα έξοδα στην πράξη
Παραδείγματα δαπανών που συνήθως συσσωρεύονται περιλαμβάνουν:
Τόκοι για δάνεια, για τους οποίους δεν έχει ακόμη ληφθεί τιμολόγιο δανειστή
Προϊόντα που παραλήφθηκαν και καταναλώθηκαν ή πωλήθηκαν, για τα οποία δεν έχει παραληφθεί ακόμη τιμολόγιο προμηθευτή
Ληφθείσες υπηρεσίες, για τις οποίες δεν έχει ληφθεί ακόμη τιμολόγιο προμηθευτή
Πραγματοποιήθηκαν φόροι, για τους οποίους δεν έχει ακόμη ληφθεί τιμολόγιο από κρατική οντότητα
Μισθοί, για τους οποίους δεν έχει πραγματοποιηθεί ακόμη πληρωμή σε υπαλλήλους
Ένα παράδειγμα μιας δεδουλευμένης δαπάνης είναι μια κατάσταση όπου μια εταιρεία λαμβάνει προμήθειες γραφείου από έναν προμηθευτή κοντά στο τέλος ενός μήνα, αλλά δεν έχει λάβει ακόμη τιμολόγιο από τον προμηθευτή μέχρι τη στιγμή που η εταιρεία κλείσει τα βιβλία της για το μήνα. Για να καταγράψει σωστά αυτό το κόστος τον μήνα παραλαβής, το λογιστικό προσωπικό καταγράφει μια δαπάνη στον λογαριασμό εξόδων προμήθειας με χρέωση στο ποσό που αναμένει να χρεωθεί από τον προμηθευτή και καταγράφει πίστωση σε λογαριασμό δεδουλευμένων εξόδων. Έτσι, εάν το ποσό των προμηθειών γραφείου ήταν 500 $, η εγγραφή στο ημερολόγιο θα ήταν χρέωση 500 $ στον λογαριασμό εξόδων προμήθειας γραφείου και πίστωση 500 $ στον λογαριασμό δεδουλευμένων εξόδων.
Η καταχώρηση ημερολογίου δημιουργείται συνήθως ως καταχώριση αυτόματης αντιστροφής, έτσι ώστε το λογιστικό λογισμικό να δημιουργεί αυτόματα μια αντισταθμιστική καταχώρηση από την αρχή του επόμενου μήνα. Στη συνέχεια, όταν ο προμηθευτής τελικά υποβάλλει τιμολόγιο στην οντότητα, ακυρώνει την αντίστροφη καταχώριση.
Για να συνεχίσετε με το προηγούμενο παράδειγμα, η καταχώριση $ 500 θα αντιστραφεί τον επόμενο μήνα, με πίστωση στον λογαριασμό εξόδων προμηθειών γραφείου και χρέωση στον λογαριασμό δεδουλευμένων εξόδων. Στη συνέχεια, η εταιρεία λαμβάνει το τιμολόγιο του προμηθευτή για $ 500 και το καταγράφει κανονικά μέσω της μονάδας πληρωτέων λογαριασμών του λογιστικού λογισμικού, με αποτέλεσμα τη χρέωση στον λογαριασμό εξόδων προμήθειας γραφείου και πίστωση στον λογαριασμό πληρωτέου λογαριασμού. Επομένως, το καθαρό αποτέλεσμα τον επόμενο μήνα δεν είναι καθόλου νέα αναγνώριση εξόδων, με την υποχρέωση πληρωμής να μεταφέρεται στον λογαριασμό πληρωτέου λογαριασμού.
Ρεαλιστικά, το ποσό των δεδουλευμένων εξόδων είναι μόνο μια εκτίμηση, και επομένως είναι πιθανό να είναι κάπως διαφορετικό από το ποσό του τιμολογίου προμηθευτή που θα φτάσει αργότερα. Κατά συνέπεια, υπάρχει συνήθως ένα μικρό πρόσθετο ποσό δαπάνης ή αναγνώριση αρνητικών εξόδων τον επόμενο μήνα, όταν η αντιστροφή της εγγραφής στο ημερολόγιο και το ποσό του τιμολογίου προμηθευτή συμψηφίζονται μεταξύ τους.
Από πρακτική άποψη, τα άυλα έξοδα δεν συγκεντρώνονται, καθώς απαιτεί πάρα πολλή δουλειά για τη δημιουργία και την τεκμηρίωση των σχετικών εγγραφών περιοδικών. Επιπλέον, ένας μεγάλος αριθμός εγγραφών εγγραφών δεδουλευμένων εξόδων θα επιβραδύνει τη διαδικασία κλεισίματος στο τέλος του μήνα.
Παραδείγματα καταχωρημένων περιοδικών δαπανών
Ληφθείσες προμήθειες γραφείου και δεν υπάρχει τιμολόγιο προμηθευτή από το τέλος του μήνα: Χρέωση χρέωσης σε είδη γραφείου, πίστωση σε δεδουλευμένα έξοδα.
Οι ώρες εργασίας των εργαζομένων αλλά δεν πληρώθηκαν από το τέλος του μήνα: Έξοδα χρέωσης σε μισθούς, πίστωση στα δεδουλευμένα έξοδα.
Υποχρεώσεις παροχών και δεν υπάρχει τιμολόγιο προμηθευτή από το τέλος του μήνα: Χρέωση χρέωσης σε παροχές σε εργαζόμενους, πίστωση σε δεδουλευμένα έξοδα.
Οι φόροι εισοδήματος συγκεντρώνονται με βάση το εισόδημα που αποκτήθηκε . Χρέωση σε έξοδα φόρου εισοδήματος, πίστωση σε δεδουλευμένα έξοδα.
Οι τρεις πρώτες καταχωρήσεις θα πρέπει να αντιστραφούν τον επόμενο μήνα. Οι φόροι εισοδήματος διατηρούνται συνήθως ως δεδουλευμένα έξοδα μέχρι να πληρωθούν.
