Η επένδυση μιας εταιρείας στο απόθεμα είναι συνήθως μεγάλη και μπορεί να αποτελείται από πολλά είδη εμπορευμάτων που μπορούν εύκολα να κλαπούν και να μεταπωληθούν. Εάν το απόθεμα περιέχει ως επί το πλείστον πρώτες ύλες, η παρακολούθηση του είναι απαραίτητη για να διασφαλιστεί ότι οι διαδικασίες παραγωγής που το χρησιμοποιούν δεν θα στερούνται υλικών. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να εφαρμόσετε μια σειρά στοιχείων ελέγχου, είτε για να αποτρέψετε την κλοπή είτε για να βεβαιωθείτε ότι η λειτουργία κατασκευής δεν έχει λιγότερες εισόδους. Θα περιγράψουμε παρακάτω έναν αριθμό βασικών στοιχείων ελέγχου που πρέπει να λάβετε υπόψη για την επένδυσή σας στο απόθεμα. Τα βασικά εσωτερικά στοιχεία ελέγχου για το απόθεμά σας είναι:
Περιφράξτε και κλειδώστε την αποθήκη . Ο πιο σημαντικός έλεγχος αποθέματος είναι απλά το κλείδωμα της αποθήκης. Αυτό σημαίνει ότι κατασκευάζετε ένα φράχτη γύρω από το απόθεμα, κλειδώνετε την πύλη και επιτρέπετε μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό στην αποθήκη.
Οργανώστε το απόθεμα . Μπορεί να μην φαίνεται να ελέγχετε απλά την οργάνωση του αποθέματος στην αποθήκη, αλλά αν δεν μπορείτε να το βρείτε, δεν μπορείτε να το ελέγξετε. Επομένως, μια θεμελιώδης βάση για τον εσωτερικό έλεγχο του αποθέματος είναι ο αριθμός όλων των τοποθεσιών, η αναγνώριση κάθε στοιχείου αποθέματος και η παρακολούθηση αυτών των στοιχείων ανά τοποθεσία.
Μετρήστε όλο το εισερχόμενο απόθεμα . Μην πάρετε απλώς τη λέξη του προμηθευτή ότι η ποσότητα που αναφέρεται στην παράδοση είναι η σωστή. Μετρήστε το απόθεμα πριν το καταγράψετε ως ληφθέν. Αυτό εμποδίζει την εισαγωγή λαθών στα αρχεία απογραφής.
Επιθεωρήστε το εισερχόμενο απόθεμα . Βεβαιωθείτε ότι όλο το εισερχόμενο απόθεμα είναι του σωστού τύπου και δεν έχει υποστεί ζημιά. Όλα τα αντικείμενα που αποτυγχάνουν στην επιθεώρηση θα πρέπει να επιστραφούν ταυτόχρονα και το πληρωτέο προσωπικό των λογαριασμών ειδοποίησε ότι τα επιστρεφόμενα αντικείμενα δεν πρέπει να πληρωθούν.
Προσθήκη ετικέτας σε όλο το απόθεμα . Κάθε απόθεμα αποθέματος στην αποθήκη πρέπει να ταυτίζεται με μια ετικέτα, η οποία αναφέρει τον αριθμό εξαρτήματος, την περιγραφή, τη μονάδα μέτρησης και την ποσότητα. Διαφορετικά, τα στοιχεία του αποθέματος αναμένεται να ταυτοποιηθούν εσφαλμένα.
Διαχωρισμός αποθέματος που ανήκει στον πελάτη . Εάν υπάρχει απόθεμα επί τόπου στον οποίο ανήκουν οι πελάτες, το προσωπικό της αποθήκης πιθανότατα θα το μετρήσει σαν να ανήκει στην εταιρεία, οπότε εφαρμόστε μια διαδικασία για την επισήμανση αυτών των αντικειμένων ως ιδιοκτησίας πελατών κατά την άφιξή τους και διαχωρίστε τα σε ένα ξεχωριστό μέρος της αποθήκης.
Τυποποιήστε την τήρηση αρχείων για την απογραφή αποθεμάτων . Όταν ένα αντικείμενο παραλαμβάνεται από το ράφι στην αποθήκη, για χρήση είτε στην περιοχή παραγωγής είτε για πώληση σε πελάτες, ακολουθήστε μια τυπική διαδικασία για την καταγραφή των επιλογών μόλις φύγουν από την αποθήκη (κάτι που είναι ευκολότερο εάν υπάρχει φράκτης αποθήκης , και το απόθεμα μπορεί να περάσει μόνο από μία ελεγχόμενη πύλη).
Υπογράψτε για όλο το απόθεμα που καταργήθηκε από την αποθήκη . Εάν τα στοιχεία αποθέματος αφαιρούνται από την αποθήκη για λόγους εκτός της κανονικής διαδικασίας παραλαβής, ζητήστε από το άτομο να αφαιρέσει το σημάδι απογραφής για την κατάργηση, έτσι ώστε να υπάρχει καταγραφή του ποιος είναι υπεύθυνος.
Ελέγξτε τον λογαριασμό υλικών . Ο λογαριασμός των υλικών είναι μια καταγραφή των εξαρτημάτων που χρησιμοποιούνται για την κατασκευή ενός προϊόντος. Ο λογαριασμός υλικών χρησιμοποιείται για την παραλαβή αντικειμένων από το απόθεμα, οπότε αν ο λογαριασμός είναι λανθασμένος, οι παραλήπτες θα τραβήξουν λανθασμένα ποσά από την αποθήκη. Αυτό απαιτεί περιοδικό έλεγχο κάθε λογαριασμού, καθώς και πρόσβαση μόνο με κωδικό πρόσβασης στην εγγραφή λογαριασμού υλικού στο σύστημα υπολογιστών.
Εντοπίστε επιπλέον αιτήσεις και επιστροφές . Εάν το προσωπικό παραγωγής ζητήσει επιπλέον εκδόσεις ανταλλακτικών ή επιστρέψει υπερβολικά ποσά στην αποθήκη, τότε υπάρχει σφάλμα στα αρχεία συλλογής (πιθανώς στον λογαριασμό υλικών, όπως μόλις αναφέρθηκε).
Διεξαγωγή περιοδικού ξεπερασμένου αποθέματος . Η αποθήκη μπορεί τελικά να πνιγεί με ξεπερασμένο απόθεμα που δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί, το οποίο απαιτεί υψηλό κόστος αποθήκευσης και επίσης παρεμβαίνει στα εξαρτήματα που χρειάζονται στην παραγωγή. Δημιουργήστε έναν πίνακα αξιολόγησης υλικών που χτενίζει περιοδικά τα αρχεία απογραφής για να προσδιορίσει ποια είδη πρέπει να πωληθούν ή να εξαλειφθούν με άλλο τρόπο.
Μετρήσεις κύκλου διεξαγωγής . Ζητήστε από το προσωπικό της αποθήκης να πραγματοποιήσει μικρές, συχνές μετρήσεις ενός μικρού μέρους του αποθέματος και να διερευνήσει και να διορθώσει τυχόν σφάλματα που εντοπίζουν. Αυτό βελτιώνει σταδιακά την ακρίβεια του αρχείου απογραφής.
Διερευνήστε αρχεία καταγραφής αρνητικών υπολοίπων . Εάν τα λογιστικά αρχεία δείχνουν ότι υπάρχει αρνητικό απόθεμα, τότε υπάρχει προφανώς ένα ελάττωμα συναλλαγών που προκάλεσε το αρνητικό υπόλοιπο. Αυτός είναι ο πρωταρχικός στόχος για μια λεπτομερή έρευνα.
Καταγραφή συναλλαγών απορριμμάτων . Μην πετάτε απλώς απορρίμματα σε κάδο απορριμμάτων όταν αυτό εμφανίζεται. Εάν το κάνετε, το λογιστικό σύστημα εξακολουθεί να πιστεύει ότι το διαγραμμένο στοιχείο είναι διαθέσιμο και έτσι θα υπερεκτιμήσει το ποσό του αποθέματος. Αντ 'αυτού, δημιουργήστε μια διαδικασία για την παρακολούθηση των απορριμμάτων σε τακτική βάση.
Μπορεί να προκύψουν ορισμένα προβλήματα με την ακρίβεια της καταγραφής αποθέματος παρά αυτά τα στοιχεία ελέγχου, οπότε ετοιμαστείτε να προσθέσετε περισσότερα στοιχεία ελέγχου εάν τα προβλήματα είναι επίμονα.
