Επισκόπηση των εισπρακτέων λογαριασμών
Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι τα ποσά που οφείλονται σε μια επιχείρηση από τους πελάτες της και αποτελούνται από δυνητικά μεγάλο αριθμό τιμολογημένων ποσών. Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί αποτελούν την κύρια πηγή εισερχόμενων ταμειακών ροών για τις περισσότερες επιχειρήσεις, επομένως θα πρέπει να αναλύσετε αυτά τα τιμολόγια συνολικά για να εξακριβώσετε την υγεία των υποκείμενων ταμειακών ροών. Ακολουθούν πολλές τεχνικές ανάλυσης εισπρακτέων λογαριασμών.
Ανάλυση εισπρακτέων λογαριασμών
Μία από τις ευκολότερες μεθόδους για την ανάλυση της κατάστασης των εισπρακτέων λογαριασμών μιας εταιρείας είναι να εκτυπώσετε μια αναφορά γήρανσης εισπρακτέων λογαριασμών, η οποία είναι μια τυπική αναφορά σε οποιοδήποτε πακέτο λογιστικού λογισμικού. Αυτή η αναφορά διαιρεί την ηλικία των εισπρακτέων λογαριασμών σε διάφορους κάδους, τους οποίους μερικές φορές μπορείτε να αλλάξετε στο λογιστικό λογισμικό ώστε να ταιριάζει με τους όρους χρέωσής σας. Οι πιο συνηθισμένοι κάδοι ώρας είναι ηλικίας 0-30 ημερών, 31-60 ημερών, 61-90 ημερών και άνω των 90 ημερών. Τυχόν τιμολόγια που εμπίπτουν στους κάδους χρόνου που αντιπροσωπεύουν περιόδους μεγαλύτερες από 30 ημέρες προκαλούν αυξανόμενη αίσθηση συναγερμού, ειδικά εάν πέσουν στον παλαιότερο κάδο χρόνου. Υπάρχουν πολλά θέματα που πρέπει να γνωρίζετε όταν αναλύετε με βάση μια αναφορά γήρανσης, τα οποία είναι:
Ατομικοί πιστωτικοί όροι . Η διοίκηση μπορεί να έχει εγκρίνει ασυνήθιστα μεγάλους πιστωτικούς όρους σε συγκεκριμένους πελάτες ή ίσως μόνο για συγκεκριμένα τιμολόγια. Εάν ναι, αυτά τα στοιχεία μπορεί να φαίνεται ότι έχουν καθυστερήσει πολύ για την πληρωμή, ενώ, στην πραγματικότητα, δεν οφείλονται ακόμη καθόλου στην πληρωμή.
Απόσταση από την ημερομηνία χρέωσης . Σε πολλές εταιρείες, η πλειοψηφία όλων των τιμολογίων χρεώνεται στο τέλος του μήνα. Εάν εκτελέσετε την αναφορά γήρανσης λίγες μέρες αργότερα, πιθανότατα θα εξακολουθήσει να εμφανίζει εκκρεμείς λογαριασμούς εισπρακτέους από έναν μήνα πριν, για τον οποίο πρόκειται να φτάσει η πληρωμή, καθώς και το πλήρες ποσό όλων των απαιτήσεων που μόλις χρεώθηκαν. Συνολικά, φαίνεται ότι οι απαιτήσεις είναι σε κακή κατάσταση. Ωστόσο, εάν επρόκειτο να εκτελέσετε την αναφορά λίγο πριν από τις δραστηριότητες χρέωσης στο τέλος του μήνα, θα υπήρχαν πολύ λιγότεροι εισπρακτέοι λογαριασμοί στην αναφορά και μπορεί να φαίνεται να υπάρχουν πολύ λίγα μετρητά που προέρχονται από εισπρακτέες απαιτήσεις.
Μέγεθος κάδου χρόνου . Θα πρέπει να αντιστοιχίσετε περίπου τη διάρκεια των χρονικών κάδων στην αναφορά με τους όρους πίστωσης της εταιρείας. Για παράδειγμα, εάν οι όροι πίστωσης είναι μόνο δέκα ημέρες και η πρώτη φορά που ο κάδος διαρκεί 30 ημέρες, σχεδόν όλα τα τιμολόγια φαίνεται να είναι ενημερωμένα.
Μη εφαρμοσμένες πιστώσεις . Ενδέχεται να υπάρχουν μη εφαρμοσμένες πιστώσεις στην αναφορά. Εάν ναι, καθαρίστε την αναφορά, ερευνώντας ποια τιμολόγια θα έπρεπε να είχαν εφαρμόσει. Κάτι τέτοιο μπορεί να μειώσει το ποσό των καθυστερημένων απαιτήσεων που αναφέρονται στην αναφορά.
Ένα άλλο εργαλείο ανάλυσης εισπρακτέων λογαριασμών είναι η γραμμή τάσης. Μπορείτε να σχεδιάσετε το υπόλοιπο εισπρακτέων λογαριασμών στο τέλος κάθε μήνα για το προηγούμενο έτος και να το χρησιμοποιήσετε για να προβλέψετε το ποσό των απαιτήσεων που θα πρέπει να εκκρεμούν στο εγγύς μέλλον. Αυτό είναι ένα ιδιαίτερα πολύτιμο εργαλείο όταν οι πωλήσεις είναι εποχιακές, καθώς μπορείτε να εφαρμόσετε εποχιακή μεταβλητότητα στις εκτιμήσεις των μελλοντικών επιπέδων πωλήσεων.
Η ανάλυση τάσεων είναι επίσης χρήσιμη για τη σύγκριση του ποσοστού των επισφαλών απαιτήσεων με τις πωλήσεις για μια χρονική περίοδο. Εάν υπάρχει μια ισχυρή επαναλαμβανόμενη τάση σε αυτό το ποσοστό, η διεύθυνση μπορεί να θέλει να αναλάβει δράση. Για παράδειγμα, εάν το ποσοστό του επισφαλούς χρέους αυξάνεται, η διεύθυνση μπορεί να θέλει να εξουσιοδοτήσει αυστηρότερους όρους πίστωσης στους πελάτες. Αντίθετα, εάν το ποσοστό επισφαλών χρεών είναι εξαιρετικά χαμηλό, η διοίκηση μπορεί να επιλέξει να χαλαρώσει την πίστωση προκειμένου να επεκτείνει τις πωλήσεις σε κάπως πιο ριψοκίνδυνους πελάτες. Αυτό είναι ένα ιδιαίτερα χρήσιμο εργαλείο όταν εκτελείτε την ανάλυση ποσοστού επισφαλών χρεών για μεμονωμένους πελάτες, καθώς μπορεί να επισημάνει προβλήματα που μπορεί να υποδηλώνουν την επικείμενη πτώχευση ενός πελάτη.
Υπάρχουν πολλά ζητήματα που πρέπει να γνωρίζετε όταν χρησιμοποιείτε ανάλυση γραμμής τάσεων, τα οποία είναι:
Αλλαγή στην πιστωτική πολιτική . Εάν η διοίκηση έχει εγκρίνει μια αλλαγή στην πιστωτική πολιτική, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ξαφνικές αλλαγές στα επίπεδα εισπρακτέων λογαριασμών ή επισφαλών χρεών.
Αλλαγή προϊόντων ή επιχειρηματικών τομέων . Εάν μια εταιρεία προσθέσει ή διαγράψει από το συνδυασμό προϊόντων ή επιχειρηματικών γραμμών, αυτό μπορεί να προκαλέσει βαθιές αλλαγές στην τάση των εισπρακτέων λογαριασμών.
Αλλαγή στις επιχειρηματικές συνθήκες . Εάν η οικονομία βρίσκεται σε παρακμή, μπορεί να υπάρχει μια αυξανόμενη τάση επισφαλών χρεών που είναι πολύ πάνω από τον ιστορικό μέσο όρο.
Ένας τρίτος τύπος ανάλυσης εισπρακτέων λογαριασμών είναι η ανάλυση αναλογίας. Η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη αναλογία είναι η περίοδος είσπραξης των εισπρακτέων λογαριασμών, η οποία αποκαλύπτει τον αριθμό των ημερών κατά τις οποίες ένα μέσο τιμολόγιο πελάτη παραμένει σε εκκρεμότητα πριν από την πληρωμή του. Ο τύπος είναι:
Μέσος όρος εισπρακτέων λογαριασμών ÷ (Ετήσιες πωλήσεις ÷ 365 ημέρες)
Για παράδειγμα, αν υπάρχουν συνήθως 500.000 $ λογαριασμοί εισπρακτέων σε εκκρεμότητα ανά πάσα στιγμή και οι ετήσιες πωλήσεις είναι 3,65 εκατομμύρια $, τότε η περίοδος είσπραξης των εισπρακτέων λογαριασμών υπολογίζεται ως
500.000 $ Απαιτήσεις λογαριασμών ÷ (3.650.000 $ Ετήσιες πωλήσεις ÷ 365 Ημέρες)
= Περίοδος συλλογής 50 ημερών
Στο παράδειγμα, δεν μπορούμε να πούμε εάν μια περίοδος είσπραξης 50 ημερών είναι καλή ή κακή, καθώς δεν γνωρίζουμε τη διάρκεια των πιστωτικών όρων.
Συνοπτικά, ο καλύτερος τρόπος ανάλυσης των εισπρακτέων λογαριασμών είναι να χρησιμοποιήσετε και τις τρεις τεχνικές που αναφέρονται εδώ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την περίοδο είσπραξης των εισπρακτέων λογαριασμών για να πάρετε μια γενική ιδέα της ικανότητας μιας εταιρείας να συλλέγει τους εισπρακτέους λογαριασμούς της, να προσθέσετε μια ανάλυση της αναφοράς γήρανσης για να προσδιορίσετε ακριβώς ποια τιμολόγια προκαλούν προβλήματα συλλογής και, στη συνέχεια, να προσθέσετε ανάλυση τάσεων για να δείτε εάν αυτά τα προβλήματα έχουν αλλάξει με την πάροδο του χρόνου.
Άλλοι τύποι ανάλυσης
Μια ενδιαφέρουσα ανάλυση που σχετίζεται με εισπρακτέους λογαριασμούς είναι μια γραμμή τάσης του ποσοστού των πωλήσεων πελατών που πληρώνονται κατά τη στιγμή της πώλησης, σημειώνοντας τον τύπο πληρωμής που χρησιμοποιήθηκε. Οι αλλαγές στις διαδικασίες και τις πολιτικές πώλησης μιας εταιρείας ενδέχεται να μετατοπίσουν τις πωλήσεις προς ή μακριά από τις προκαταβολές πληρωμών, οι οποίες επομένως επηρεάζουν το ποσό και τα χαρακτηριστικά των εισπρακτέων λογαριασμών.
