Τα περιοδικά και τα βιβλία είναι όπου οι επιχειρηματικές συναλλαγές καταγράφονται σε ένα λογιστικό σύστημα. Στην ουσία, οι πληροφορίες σε επίπεδο λεπτομέρειας για μεμονωμένες συναλλαγές αποθηκεύονται σε ένα από πολλά πιθανά περιοδικά, ενώ οι πληροφορίες στα περιοδικά συνοψίζονται και μεταφέρονται (ή δημοσιεύονται) σε ένα καθολικό. Η διαδικασία δημοσίευσης μπορεί να πραγματοποιείται αρκετά συχνά ή μπορεί να είναι τόσο σπάνια όσο το τέλος κάθε περιόδου αναφοράς. Οι πληροφορίες στο καθολικό είναι το υψηλότερο επίπεδο συγκέντρωσης πληροφοριών, από το οποίο παράγονται τα υπόλοιπα δοκιμών και οι οικονομικές καταστάσεις.
Συνήθως, ένας χρήστης οικονομικών πληροφοριών θα εξετάσει τις πληροφορίες σε επίπεδο σύνοψης που είναι αποθηκευμένες σε ένα καθολικό, ίσως χρησιμοποιώντας ανάλυση αναλογίας ή ανάλυση τάσεων, για να εντοπίσει ανωμαλίες που απαιτούν περαιτέρω έρευνα. Στη συνέχεια αναφέρονται στις υποκείμενες πληροφορίες του περιοδικού για να αποκτήσουν πρόσβαση στις λεπτομέρειες του τι αποτελεί η πληροφορία στο καθολικό (το οποίο μπορεί να οδηγήσει σε μια ακόμη πιο λεπτομερή διερεύνηση των δικαιολογητικών εγγράφων). Έτσι, οι πληροφορίες μπορούν να μετακινηθούν από περιοδικά σε καθολικά για να παράγουν οικονομικές καταστάσεις και να μετακινηθούν προς τα κάτω για να διερευνήσουν μεμονωμένες συναλλαγές.
Μπορεί να υπάρχουν πολλά περιοδικά, το καθένα συνήθως ασχολείται με περιοχές μεγάλου όγκου, όπως συναλλαγές αγοράς, αποδείξεις μετρητών ή συναλλαγές πωλήσεων. Οι λιγότερο συχνές συναλλαγές, όπως οι καταχωρήσεις απόσβεσης, γενικά συγκεντρώνονται στο γενικό περιοδικό.
Οι πληροφορίες καταγράφονται σε περιοδικά με χρονολογική σειρά μεμονωμένη συναλλαγή, γεγονός που διευκολύνει την ταξινόμηση πληροφοριών και την εύρεση των συγκεκριμένων στοιχείων που χρειάζονται οι χρήστες. Οι πληροφορίες καταγράφονται σε ένα καθολικό σε έναν αριθμό λογαριασμών, οι οποίοι συνήθως ταξινομούνται με την ακόλουθη σειρά:
Λογαριασμοί περιουσιακών στοιχείων
Λογαριασμοί ευθύνης
Λογαριασμοί μετοχών
Λογαριασμοί εσόδων
Λογαριασμοί εξόδων
Σε ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα, οι έννοιες των περιοδικών και των καθολικών δεν μπορούν καν να χρησιμοποιηθούν. Σε έναν μικρότερο οργανισμό, οι χρήστες μπορεί να πιστεύουν ότι όλες οι επιχειρηματικές τους συναλλαγές καταγράφονται στο γενικό καθολικό, χωρίς αποθήκευση πληροφοριών σε ένα περιοδικό. Οι εταιρείες με τεράστιο όγκο συναλλαγών μπορούν ακόμη να χρησιμοποιούν συστήματα που απαιτούν το διαχωρισμό των πληροφοριών σε περιοδικά. Έτσι, οι έννοιες είναι κάπως λασπωμένες σε ένα μηχανογραφικό περιβάλλον, αλλά εξακολουθούν να ισχύουν σε ένα μη αυτόματο περιβάλλον λογιστικής.
