Επισκόπηση των εισπρακτέων λογαριασμών
Όταν αγαθά ή υπηρεσίες πωλούνται σε πελάτη και επιτρέπεται στον πελάτη να πληρώσει αργότερα, αυτό είναι γνωστό ως πώληση με πίστωση και δημιουργεί υποχρέωση για τον πελάτη να πληρώσει τον πωλητή. Αντίθετα, αυτό δημιουργεί ένα περιουσιακό στοιχείο για τον πωλητή, το οποίο ονομάζεται εισπρακτέος λογαριασμός. Αυτό θεωρείται βραχυπρόθεσμο περιουσιακό στοιχείο, δεδομένου ότι ο πωλητής συνήθως πληρώνεται σε λιγότερο από ένα έτος.
Ένας λογαριασμός εισπρακτέας τεκμηριώνεται μέσω τιμολογίου, το οποίο ο πωλητής είναι υπεύθυνος για την έκδοση στον πελάτη μέσω μιας διαδικασίας χρέωσης. Το τιμολόγιο περιγράφει τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που έχουν πωληθεί στον πελάτη, το ποσό που οφείλει στον πωλητή (συμπεριλαμβανομένων των φόρων επί των πωλήσεων και των τελών μεταφοράς) και πότε πρέπει να πληρώσει.
Εάν ο πωλητής λειτουργεί με λογιστική βάση σε μετρητά, καταγράφει συναλλαγές μόνο στα λογιστικά του αρχεία (τα οποία στη συνέχεια συντάσσονται στις οικονομικές καταστάσεις) όταν τα μετρητά είτε πληρώνονται είτε λαμβάνονται. Δεδομένου ότι η έκδοση τιμολογίου δεν συνεπάγεται καμία αλλαγή σε μετρητά, δεν υπάρχει εγγραφή λογαριασμών εισπρακτέων στα λογιστικά αρχεία. Μόνο όταν ο πελάτης πληρώνει, ο πωλητής καταγράφει μια πώληση.
Εάν ο πωλητής λειτουργεί με την ευρύτερα χρησιμοποιούμενη λογιστική βάση της λογιστικής, καταγράφει συναλλαγές ανεξάρτητα από τυχόν αλλαγές σε μετρητά. Αυτό είναι το σύστημα βάσει του οποίου καταγράφεται μια απαίτηση λογαριασμού. Επιπλέον, υπάρχει ο κίνδυνος να μην πληρώσει ο πελάτης. Εάν ναι, ο πωλητής μπορεί είτε να χρεώσει αυτές τις απώλειες στα έξοδα όταν συμβαίνουν (γνωστός ως μέθοδος άμεσης διαγραφής) ή μπορεί να προβλέψει το ποσό αυτών των απωλειών και να χρεώσει ένα εκτιμώμενο ποσό στα έξοδα (γνωστό ως μέθοδος αποζημίωσης). Η τελευταία μέθοδος προτιμάται, επειδή ο πωλητής ταιριάζει με τα έσοδα με έξοδα επισφαλών χρεογράφων κατά την ίδια περίοδο (γνωστή ως αρχή αντιστοίχισης).
Θα επεξηγήσουμε αυτές τις έννοιες παρακάτω.
Καταγραφή πωλήσεων υπηρεσιών με πίστωση
Όταν οι υπηρεσίες πωλούνται σε έναν πελάτη, ο πωλητής συνήθως δημιουργεί ένα τιμολόγιο στο λογιστικό του λογισμικό, το οποίο δημιουργεί αυτόματα μια καταχώριση για πίστωση του λογαριασμού πωλήσεων και χρέωση του λογαριασμού εισπρακτέου λογαριασμού. Όταν ο πελάτης πληρώσει αργότερα το τιμολόγιο, ο πωλητής θα χρεώσει τον λογαριασμό μετρητών και θα πιστώσει τον λογαριασμό εισπρακτέου λογαριασμού. Για παράδειγμα, η ABC International χρεώνει έναν πελάτη για 10.000 $ σε υπηρεσίες και καταγράφει την ακόλουθη καταχώριση:
