Η κεφαλαιοποίηση είναι η καταγραφή του κόστους ως περιουσιακού στοιχείου και όχι ως έξοδο. Αυτή η προσέγγιση χρησιμοποιείται όταν ένα κόστος δεν αναμένεται να καταναλωθεί πλήρως στην τρέχουσα περίοδο, αλλά μάλλον για παρατεταμένη χρονική περίοδο. Για παράδειγμα, τα είδη γραφείου αναμένεται να καταναλωθούν στο εγγύς μέλλον, επομένως χρεώνονται αμέσως. Ένα αυτοκίνητο καταγράφεται ως πάγιο περιουσιακό στοιχείο και χρεώνεται στα έξοδα για πολύ μεγαλύτερο χρονικό διάστημα μέσω απόσβεσης, καθώς το όχημα θα καταναλωθεί για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από ό, τι τα είδη γραφείου.
Η κεφαλαιοποίηση βασίζεται επίσης στην έννοια της ουσιαστικότητας. Εάν ένα κόστος είναι πολύ μικρό, χρεώνεται με έξοδα ταυτόχρονα, αντί να ενοχλεί με μια σειρά λογιστικών υπολογισμών και καταχωρήσεων ημερολογίου για να το κεφαλαιοποιήσει και στη συνέχεια να το χρεώσει στα έξοδα με την πάροδο του χρόνου. Το συγκεκριμένο ποσό δολαρίου κάτω από το οποίο τα στοιχεία χρεώνονται αυτόματα στα έξοδα ονομάζεται όριο κεφαλαιοποίησης ή όριο κεφαλαίου. Το όριο του ανώτατου ορίου χρησιμοποιείται για τη διατήρηση των αρχείων σε διαχειρίσιμο επίπεδο, ενώ εξακολουθεί να κεφαλαιοποιείται το μεγαλύτερο μέρος όλων των στοιχείων που πρέπει να οριστούν ως πάγια στοιχεία ενεργητικού.
Η κεφαλαιοποίηση χρησιμοποιείται σε μεγάλο βαθμό σε περιβάλλοντα με έντονα περιουσιακά στοιχεία, όπως η κατασκευή, όπου η απόσβεση μπορεί να αποτελεί μεγάλο μέρος των συνολικών δαπανών. Αντίθετα, η κεφαλαιοποίηση μπορεί να είναι εξαιρετικά σπάνια σε έναν κλάδο υπηρεσιών, ειδικά όταν το όριο ορίου είναι αρκετά υψηλό για να αποφευχθεί η καταγραφή προσωπικών υπολογιστών και φορητών υπολογιστών ως πάγια στοιχεία.
Εάν μια εταιρεία κατασκευάζει πάγια περιουσιακά στοιχεία, το κόστος τόκων τυχόν δανεισμένων κεφαλαίων που χρησιμοποιήθηκαν για την πληρωμή της κατασκευής μπορεί επίσης να κεφαλαιοποιηθεί και να καταγραφεί ως μέρος των υποκείμενων παγίων στοιχείων. Αυτό το βήμα γίνεται συνήθως μόνο για σημαντικά κατασκευαστικά έργα.
Η χρήση κεφαλαίων μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εργαλείο για τη διαπραγμάτευση απάτης οικονομικών καταστάσεων. Εάν το κόστος κεφαλαιοποιείται που θα έπρεπε να είχε χρεωθεί στα έξοδα, το τρέχον εισόδημα διογκώνεται, εις βάρος μελλοντικών περιόδων κατά τις οποίες θα χρεωθούν πλέον πρόσθετες αποσβέσεις. Αυτή η πρακτική μπορεί να εντοπιστεί συγκρίνοντας τις ταμειακές ροές με τα καθαρά έσοδα. Οι ταμειακές ροές πρέπει να είναι σημαντικά χαμηλότερες από τα καθαρά έσοδα.
Ο όρος «κεφαλαιοποίηση» αναφέρεται επίσης στην αγοραία αξία μιας επιχείρησης. Υπολογίζεται ως ο συνολικός αριθμός μετοχών σε κυκλοφορία, πολλαπλασιασμένος επί την τρέχουσα αγοραία τιμή του αποθέματος. Μπορεί επίσης να οριστεί ως το άθροισμα των μετοχών μιας εταιρείας, τα κέρδη εις νέον και το μακροπρόθεσμο χρέος.
