Ο κύκλος δαπανών είναι το σύνολο δραστηριοτήτων που σχετίζονται με την απόκτηση και την πληρωμή αγαθών και υπηρεσιών. Αυτές οι δραστηριότητες περιλαμβάνουν τον προσδιορισμό του τι πρέπει να αγοραστεί, τις δραστηριότητες αγοράς, την παραλαβή αγαθών και τις πληρωμές σε προμηθευτές. Μεγάλο μέρος της εισροής στον κύκλο δαπανών προέρχεται από τον κύκλο πωλήσεων, όπου οι απαιτήσεις αγοράς καθορίζονται από τον όγκο και τον τύπο των παραγγελιών των πελατών.
Ο κύκλος δαπανών αποτελείται από διάφορα ξεχωριστά στοιχεία, όπως η αγορά αγαθών και υπηρεσιών, η επιλογή προμηθευτή, η παραγγελία αγαθών και υπηρεσιών, η παραλαβή τους και η επακόλουθη πληρωμή για αυτά. Ο πλήρης κύκλος δαπανών περιλαμβάνει τις ακόλουθες δραστηριότητες:
Προσδιορίστε ποια προϊόντα και υπηρεσίες πρέπει να παραγγελθούν. Τα περισσότερα προϊόντα που πρέπει να παραγγελθούν απαιτούνται από τη διαδικασία παραγωγής. Για να γίνει αυτό, το σύστημα υπολογίζει τα εξαρτήματα που πρέπει να είναι διαθέσιμα για προγραμματισμένη παραγωγή και αφαιρεί τις πρώτες ύλες στο χέρι και τις μη κατανεμημένες για να φτάσει στα ποσά που πρέπει να αποκτηθούν. Εναλλακτικά, εάν απαιτούνται αγαθά ή υπηρεσίες για πώληση ή διοικητική λειτουργία, ο χρήστης συμπληρώνει ένα έντυπο αίτησης που περιγράφει λεπτομερώς τις απαιτήσεις της και το προωθεί στο τμήμα αγορών.
Όταν τα αγαθά αγοράζονται για συνεχή παραγωγή, το σύστημα θα παρουσιάσει στο προσωπικό αγορών μια προκαταρκτική εντολή αγοράς, χρησιμοποιώντας τον προτιμώμενο προμηθευτή που αναφέρεται στο κύριο αρχείο αποθέματος για κάθε αντικείμενο που πρόκειται να αγοραστεί. Το προσωπικό αγορών εξετάζει και εγκρίνει αυτές τις παραγγελίες, οι οποίες είτε αποστέλλονται ηλεκτρονικά απευθείας σε προμηθευτές, είτε εκτυπώνονται και αποστέλλονται σε αυτούς.
Όταν ζητούνται μη τυποποιημένα αγαθά και υπηρεσίες, το προσωπικό αγορών διερευνά πιθανούς προμηθευτές, επιλέγει τον καλύτερο και εκδίδει μια εντολή αγοράς.
Καθώς τα αγαθά λαμβάνονται, το τμήμα παραλαβής αποκτά πρόσβαση σε ανοιχτές παραγγελίες αγοράς στο σύστημα και εισάγει τις ποσότητες που λαμβάνονται.
Όταν λαμβάνονται τιμολόγια προμηθευτή, αυτά συνδέονται στο σύστημα από το πληρωτέο προσωπικό λογαριασμών. Το σύστημα στη συνέχεια συγκρίνει αυτά τα τιμολόγια με την εξουσιοδότηση εντολών αγοράς και τη λήψη πληροφοριών για να προσδιορίσει εάν τα τιμολόγια μπορούν να πληρωθούν. Σε αυτό το στάδιο μπορεί να υπάρξει σημαντική ποσότητα χειροκίνητης συμφιλίωσης. Το αποτέλεσμα είναι ένα σύνολο τιμολογίων που έχουν εγκριθεί για πληρωμή.
Το σύστημα προγραμματίζει πληρωμές σε προμηθευτές με βάση τους προκαθορισμένους όρους πληρωμής με κάθε έναν. Όταν φτάσει μια προγραμματισμένη ημερομηνία πληρωμής, το σύστημα επεξεργάζεται μια παρτίδα πληρωμών, η οποία είτε θα έχει τη μορφή ηλεκτρονικών μεταφορών χρημάτων είτε επιταγών.
