Η απόδειξη μετρητών είναι ουσιαστικά ένα ρολό προς τα εμπρός κάθε στοιχείου γραμμής σε μια συμφωνία τραπεζικής από τη μία λογιστική περίοδο στην επόμενη, που περιλαμβάνει ξεχωριστές στήλες για εισπράξεις μετρητών και εκταμιεύσεις μετρητών. Οι στήλες (και τύπος) που χρησιμοποιούνται για την απόδειξη μετρητών είναι:
Αρχικό υπόλοιπο + Εισπράξεις μετρητών κατά την περίοδο - Εκταμιεύσεις μετρητών στην περίοδο = Λήξη υπολοίπου
Όταν χρησιμοποιείται για κάθε στοιχείο γραμμής σε μια συμφωνία τραπεζών, η απόδειξη μετρητών επισημαίνει περιοχές στις οποίες υπάρχουν ασυμφωνίες, και οι οποίες επομένως ενδέχεται να απαιτούν περαιτέρω διερεύνηση, και ίσως κάποιες προσαρμοσμένες καταχωρίσεις. Μια απόδειξη μετρητών μπορεί να υποδεικνύει μια σειρά από άλλα ζητήματα συμφιλίωσης που θα απαιτούν προσαρμογές στα λογιστικά αρχεία μιας εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των ακόλουθων:
Τα τραπεζικά τέλη δεν καταγράφονται
Δεν υπάρχουν επαρκείς επιταγές χρημάτων που δεν διαγράφονται από τα αρχεία καταθέσεων
Έσοδα από τόκους ή έξοδα τόκων που δεν καταγράφονται
Επιταγές ή καταθέσεις που καταγράφονται από την τράπεζα σε διαφορετικά ποσά από αυτά που καταγράφηκαν από την εταιρεία
Επιταγές που εξαργυρώθηκαν από προμηθευτές που η εταιρεία ακύρωσε
Εκταμιεύσεις μετρητών ή / και εισπράξεις μετρητών που έχουν καταγραφεί σε λάθος λογαριασμό
Μια απόδειξη μετρητών μπορεί επίσης να αποκαλύψει περιπτώσεις απάτης. Εάν υπάρχει διαφορά μεταξύ των συνόλων, μπορεί να υποδηλώνει την παρουσία μη εξουσιοδοτημένων δανείων και αποπληρωμών εντός της χρονικής περιόδου που καλύπτεται από μία μόνο τραπεζική κατάσταση. Έτσι, εάν ένας ελεγκτής αποσύρει παράνομα 10.000 $ από τους λογαριασμούς της εταιρείας κοντά στις αρχές του μήνα για προσωπική του χρήση και αντικατέστησε τα χρήματα πριν από το τέλος του μήνα, το ζήτημα δεν θα εμφανιζόταν σε μια κανονική τραπεζική συμφωνία ως στοιχείο συμφιλίωσης. Ωστόσο, μια απόδειξη μετρητών θα ήταν πιο πιθανό να επισημάνει την επιπλέον ανάληψη μετρητών και επιστροφή μετρητών εντός της περιόδου.
Μια απόδειξη μετρητών είναι πιο περίπλοκη να συμπληρωθεί από μια συμφωνία τραπεζών. Ωστόσο, παρέχει μεγαλύτερο βαθμό λεπτομέρειας, και έτσι διευκολύνει τον εντοπισμό σφαλμάτων από μια συμφωνία τραπεζικής. Επομένως, μπορεί να είναι οικονομικώς αποδοτικό να χρησιμοποιήσετε μια απόδειξη μετρητών όταν περιμένετε να βρείτε μεγάλο αριθμό διαφορετικών σφαλμάτων που σχετίζονται με τα μετρητά εντός μιας λογιστικής περιόδου.
