Ορισμός καταχωρίσεων λογιστικών περιοδικών
Μια καταχώριση λογιστικού ημερολογίου είναι η μέθοδος που χρησιμοποιείται για την εισαγωγή λογιστικής συναλλαγής στα λογιστικά αρχεία μιας επιχείρησης Τα λογιστικά αρχεία συγκεντρώνονται στο γενικό καθολικό, ή οι εγγραφές περιοδικών μπορούν να καταγράφονται σε μια ποικιλία υπο-καθολικών, τα οποία αργότερα τυλίγονται στο γενικό καθολικό. Αυτές οι πληροφορίες στη συνέχεια χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία οικονομικών καταστάσεων από το τέλος μιας περιόδου αναφοράς.
Πρέπει να υπάρχουν τουλάχιστον δύο στοιχεία γραμμής σε μια καταχώριση ημερολογίου, αν και δεν υπάρχει ανώτερο όριο στον αριθμό των στοιχείων γραμμής που μπορούν να συμπεριληφθούν. Μια καταχώρηση ημερολογίου δύο γραμμών είναι γνωστή ως απλή καταχώριση ημερολογίου, ενώ μία που περιέχει περισσότερα στοιχεία γραμμής ονομάζεται σύνθετη καταχώριση ημερολογίου. Μια εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει πάρα πολλές καταχωρήσεις περιοδικών σε μία μόνο περίοδο αναφοράς, επομένως είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε μεγαλύτερο αριθμό απλών καταχωρίσεων περιοδικού από μικρότερο αριθμό καταχωρήσεων σύνθετων περιοδικών, προκειμένου να διευκρινιστεί γιατί γίνονται οι καταχωρήσεις. Αυτό είναι χρήσιμο όταν οι εγγραφές περιοδικών ερευνούνται σε μεταγενέστερη ημερομηνία, και ειδικά όταν εξετάζονται από ελεγκτές.
Κάθε φορά που δημιουργείτε μια λογιστική συναλλαγή, τουλάχιστον δύο λογαριασμοί επηρεάζονται, με μια καταχώριση χρέωσης να καταγράφεται σε έναν λογαριασμό και μια πιστωτική καταχώριση έναντι του άλλου λογαριασμού.
Τα σύνολα των χρεώσεων και των πιστώσεων για οποιαδήποτε συναλλαγή πρέπει πάντα να ισούνται μεταξύ τους, έτσι ώστε μια λογιστική συναλλαγή να λέγεται πάντοτε «ισορροπία». Εάν μια συναλλαγή δεν ήταν ισορροπημένη, τότε δεν θα ήταν δυνατή η δημιουργία οικονομικών καταστάσεων. Έτσι, η χρήση χρεώσεων και πιστώσεων σε μορφή καταγραφής συναλλαγών δύο στηλών είναι η πιο ουσιαστική από όλα τα στοιχεία ελέγχου της ακρίβειας της λογιστικής.
Σε ένα μικρότερο λογιστικό περιβάλλον, ο λογιστής μπορεί να καταγράφει καταχωρήσεις ημερολογίου. Σε μια μεγαλύτερη εταιρεία, ένας γενικός λογιστής λογιστικής είναι συνήθως υπεύθυνος για την καταγραφή καταχωρίσεων ημερολογίου, παρέχοντας έτσι κάποιο έλεγχο του τρόπου με τον οποίο καταγράφονται οι καταχωρήσεις ημερολογίου.
Μορφή της καταχώρησης ημερολογίου
Τουλάχιστον, μια καταχώριση λογιστικού ημερολογίου πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα:
Οι λογαριασμοί στους οποίους πρέπει να καταγράφονται οι χρεώσεις και οι πιστώσεις
Η ημερομηνία της καταχώρησης
Η λογιστική περίοδος κατά την οποία θα πρέπει να καταγράφεται η καταχώριση ημερολογίου
Το όνομα του ατόμου που καταγράφει την καταχώριση
Τυχόν διαχειριστικές εξουσίες
Ένας μοναδικός αριθμός για την ταυτοποίηση της εγγραφής στο περιοδικό
Είτε η καταχώριση είναι μια εφάπαξ καταχώριση, μια επαναλαμβανόμενη καταχώρηση ή μια αντίστροφη καταχώριση.
Ίσως χρειαστεί να επισυνάψετε εκτενή τεκμηρίωση στην καταχώρηση του περιοδικού, για να αποδείξετε γιατί καταγράφεται. τουλάχιστον, δώστε μια σύντομη περιγραφή της καταχώρησης του περιοδικού.
Ειδικοί τύποι καταχωρίσεων λογιστικών περιοδικών
Μια καταχώρηση ημερολογίου αντιστροφής είναι αυτή που είτε αντιστρέφεται χειροκίνητα στην επόμενη περίοδο αναφοράς, ή η οποία αντιστρέφεται αυτόματα από το λογιστικό λογισμικό στην επόμενη περίοδο αναφοράς.
Μια επαναλαμβανόμενη καταχώριση ημερολογίου είναι αυτή που επαναλαμβάνεται σε κάθε διαδοχική περίοδο αναφοράς, έως ότου επιτευχθεί ημερομηνία λήξης. Αυτό μπορεί να γίνει χειροκίνητα ή μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να λειτουργεί αυτόματα σε ένα λογιστικό σύστημα λογισμικού.
Παραδείγματα καταχώρησης λογιστικών περιοδικών
Η Arnold Corporation πωλεί ένα προϊόν σε πελάτη έναντι 1.000 $ σε μετρητά. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα έσοδα 1.000 $ και μετρητά 1.000 $. Ο Άρνολντ πρέπει να καταγράφει αύξηση του λογαριασμού μετρητών (περιουσιακό στοιχείο) με χρέωση και αύξηση του λογαριασμού εσόδων με πίστωση. Η καταχώρηση είναι:
