Τα σφάλματα αποθέματος μπορεί να προκαλέσουν εσφαλμένο υπόλοιπο αποθέματος, το οποίο με τη σειρά του επηρεάζει το κόστος των πωληθέντων αγαθών και τα κέρδη. Δεδομένης της σοβαρής επίδρασης των σφαλμάτων αποθέματος στις οικονομικές καταστάσεις, πρέπει κανείς να γνωρίζει τους τύπους σφαλμάτων που μπορεί να προκύψουν σε ένα σύστημα απογραφής. Ακολουθούν μερικά από τα πιο κοινά σφάλματα που πρέπει να γνωρίζετε:
Λανθασμένος αριθμός μονάδων . Ίσως το πιο προφανές σφάλμα, αυτό συμβαίνει όταν ο φυσικός υπολογισμός του αποθέματος είναι εσφαλμένος, με αποτέλεσμα μια υπερβολικά υψηλή ή χαμηλή ποσότητα αποθέματος που στη συνέχεια μεταφράζεται σε σφάλμα αποτίμησης όταν το πολλαπλασιάζετε με το μοναδιαίο κόστος.
Λανθασμένη μονάδα μέτρησης . Αυτό συμβαίνει όταν μετράτε μια συγκεκριμένη ποσότητα και την εισάγετε στα λογιστικά αρχεία, αλλά η καθορισμένη μονάδα μέτρησης στο κύριο αρχείο αντικειμένων για αυτό το στοιχείο είναι διαφορετική από αυτήν που υποθέσατε. Έτσι, μπορεί να υπολογίζετε σε μεμονωμένες ποσότητες μονάδας, αλλά η μονάδα μέτρησης στον υπολογιστή έχει οριστεί σε δεκάδες, οπότε η ποσότητα σας είναι πλέον λανθασμένη με συντελεστή δώδεκα. Άλλες παραλλαγές χρησιμοποιούν ίντσες αντί για εκατοστά ή ουγγιές αντί για λίβρες.
Λανθασμένο τυπικό κόστος . Σε ένα τυπικό σύστημα κοστολόγησης, αποθηκεύετε το τυπικό κόστος ενός αντικειμένου στο κύριο αρχείο αντικειμένων. Εάν κανείς δεν προσαρμόσει αυτόν τον αριθμό ώστε να ταιριάζει με το πραγματικό κόστος, τότε το απόθεμα θα αποτιμηθεί με κόστος που δεν ταιριάζει με το πραγματικό κόστος.
Εσφαλμένη στρώση αποθέματος . Εάν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα επιπέδων κόστους αποθέματος, όπως το FIFO ή το LIFO, το σύστημα πρέπει να εκχωρήσει ένα κόστος σε ένα στοιχείο με βάση το επίπεδο αποθέματος στο οποίο βρίσκεται. Τα σφάλματα συστήματος είναι πιθανά εδώ. Εάν το κάνετε αυτό χειροκίνητα, τότε μπορείτε να υποθέσετε ένα μεγάλο ποσοστό σφαλμάτων χειριστή.
Εσφαλμένος αριθμός εξαρτήματος . Μπορείτε να υποθέσετε ότι κάτι που μετράτε έχει έναν συγκεκριμένο αριθμό εξαρτήματος και θα εκχωρήσει τον αριθμό αποθέματος σε αυτόν τον αριθμό εξαρτήματος στο σύστημα του υπολογιστή. Τι γίνεται όμως αν έχει πραγματικά διαφορετικό αριθμό ανταλλακτικού; Τότε μόλις κάνατε το διπλό σφάλμα της επιβολής του σωστού αριθμού σε λάθος μέρος και του ότι δεν αντιστοιχίζετε καθόλου τον σωστό αριθμό εξαρτήματος.
Σφάλμα προσαρμογής μέτρησης κύκλου . Ένας μετρητής κύκλου μπορεί να βρει ένα σφάλμα σε μια καταμέτρηση αποθέματος και να κάνει μια προσαρμογή στα λογιστικά αρχεία για να το διορθώσει. Αυτό είναι ένα πρόβλημα εάν υπάρχει ήδη μια καταχώριση που δεν έχει ακόμα δημοσιευτεί στο σύστημα, η οποία θα είχε ήδη διορθώσει το "σφάλμα". Αυτή η καθυστέρηση συναλλαγής μπορεί να προκαλέσει σημαντικά προβλήματα όταν υπάρχει ενεργό σύστημα μέτρησης κύκλου.
Απόθεμα που ανήκει στον πελάτη . Οι πελάτες ενδέχεται να έχουν μέρος του αποθέματός τους στην τοποθεσία σας, οπότε μπορείτε να το μετρήσετε κατά λάθος σαν να είναι το δικό σας απόθεμα.
Απογραφή αποστολών . Μπορεί να έχετε αποθέματα αποστολής σε εμπόρους λιανικής και ξεχάστε να το μετρήσετε.
Ακατάλληλη αποκοπή . Το απόθεμα ενδέχεται να φτάσει στην αποβάθρα λήψης κατά τη διάρκεια ενός φυσικού αριθμού, επομένως το συμπεριλαμβάνετε στον αριθμό. Το πρόβλημα είναι ότι το αντίστοιχο τιμολόγιο προμηθευτή ενδέχεται να μην έχει φτάσει ακόμη στο λογιστικό τμήμα, επομένως μόλις καταγράψατε το απόθεμα για το οποίο δεν υπάρχει κόστος.
Μεταφορά ανισορροπίας . Το σύστημα αποθέματος μπορεί να έχει ρυθμιστεί ώστε να απαιτεί από εσάς να μειώσετε την ποσότητα αποθέματος σε ένα τμήμα και να αυξήσετε ξεχωριστά την ποσότητα αποθέματος σε άλλο τμήμα όταν μεταφέρετε το απόθεμα εντός της εταιρείας. Εάν κάνετε το ένα αλλά όχι το άλλο, τότε είτε έχετε αναφέρει το ίδιο στοιχείο αποθέματος σε δύο μέρη ταυτόχρονα, είτε δεν βρίσκεται καθόλου.
Εσφαλμένη ανακούφιση θραύσματα από απόπλυση . Το Backflushing είναι το σημείο όπου μειώνετε τα υπόλοιπα στα αρχεία αποθεμάτων με βάση τον αριθμό των μονάδων των τελικών προϊόντων που παράγονται. Βασίζεται στην υπόθεση ότι οι τυποποιημένες ποσότητες συστατικών που αναφέρονται στον πίνακα υλικών είναι σωστές. Ωστόσο, εάν τα θραύσματα και οι αλλοιώσεις είναι διαφορετικά, τότε οι εσφαλμένες ποσότητες μονάδας θα απαλλαγούν από τα αρχεία απογραφής. Χρειάζεστε ένα εξαιρετικό σύστημα αναφοράς απορριμμάτων για να μετριάσετε αυτό το πρόβλημα.
Εάν ένα σφάλμα αποθέματος είχε ως αποτέλεσμα αύξηση του καταγεγραμμένου ποσού τελικού αποθέματος, αυτό σημαίνει ότι το κόστος των πωληθέντων αγαθών είναι υποτιμημένο, έτσι ώστε τα κέρδη να υπερεκτιμούνται. Αντίθετα, εάν ένα σφάλμα αποθέματος είχε ως αποτέλεσμα τη μείωση του καταγεγραμμένου ποσού του τελικού αποθέματος, αυτό σημαίνει ότι το κόστος των πωληθέντων αγαθών είναι υπερεκτιμημένο, έτσι ώστε τα κέρδη να είναι υποτιμημένα.
