Διαδικασίες σταθερού ενεργητικού

Η διαδικασία αναγνώρισης περιουσιακών στοιχείων

Ένας από τους τομείς στους οποίους μια διαδικασία μπορεί να είναι αρκετά χρήσιμη είναι η αρχική αναγνώριση ενός πάγιου περιουσιακού στοιχείου στο λογιστικό σύστημα, καθώς αυτή είναι μια σχετικά περίπλοκη συναλλαγή. Η διαδικασία ολοκλήρωσης της διαδικασίας αναγνώρισης περιουσιακών στοιχείων περιγράφεται παρακάτω:

1. Προσδιορίστε τη μονάδα βάσης . Προσδιορίστε τη βασική μονάδα για το στοιχείο. Αυτός ο προσδιορισμός βασίζεται σε έναν αριθμό παραγόντων, όπως εάν η ωφέλιμη ζωή διαφόρων στοιχείων του περιουσιακού στοιχείου είναι σημαντικά διαφορετική, σε ποιο επίπεδο προτιμάτε να παρακολουθείτε φυσικά το περιουσιακό στοιχείο και τη σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας της παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων σε διάφορα επίπεδα λεπτομέρειας .
2. Συγκέντρωση κόστους . Συγκεντρώστε το συνολικό κόστος της βασικής μονάδας. Πρόκειται για οποιοδήποτε κόστος που προκύπτει για την απόκτηση της βασικής μονάδας και την τοποθέτησή του στην κατάσταση και τη θέση που προορίζονται για τη χρήση της. Αυτές οι δραστηριότητες μπορεί να περιλαμβάνουν την κατασκευή της βασικής μονάδας, το κόστος αγοράς και συναφείς διοικητικές και τεχνικές δραστηριότητες.
3. Αντιστοίχιση με όριο κεφαλαιοποίησης . Καθορίστε εάν το συνολικό κόστος της βασικής μονάδας υπερβαίνει το όριο εταιρικής κεφαλαιοποίησης. Εάν όχι, χρεώστε τα έξοδα στα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν. Διαφορετικά, συνεχίστε στο επόμενο βήμα.
4. Εκχώρηση στην κατηγορία περιουσιακών στοιχείων . Αντιστοιχίστε τη βασική μονάδα στην πιο κατάλληλη κατηγορία περιουσιακών στοιχείων για την οποία υπάρχει μια γενική κατηγορία καθολικών (όπως έπιπλα και φωτιστικά, εξοπλισμός γραφείου ή οχήματα).
5. Δημιουργία καταχώρησης ημερολογίου . Δημιουργήστε μια καταχώρηση ημερολογίου που χρεώνει τον λογαριασμό περιουσιακών στοιχείων για την κατάλληλη κατηγορία περιουσιακών στοιχείων και πιστώνει τον λογαριασμό δαπανών στον οποίο είχε αρχικά αποθηκευτεί το κόστος της βασικής μονάδας.

Η Διαδικασία Δημιουργίας Εγγραφών Σταθερού Ενεργού

Οι ακριβείς τύποι πληροφοριών που καταγράφονται για ένα πάγιο στοιχείο θα διαφέρουν ανάλογα με την επιχείρηση, πράγμα που σημαίνει ότι ενδέχεται να χρειαστεί προσαρμογή της ακόλουθης διαδικασίας. Η ακόλουθη διαδικασία δείγματος προορίζεται για την καταγραφή ενός κατασκευαστικού περιουσιακού στοιχείου.

1. Δημιουργήστε εγγραφή . Δημιουργήστε μια νέα εγγραφή για το στοιχείο και αντιστοιχίστε τον επόμενο διαδοχικό αριθμό εγγραφής σε αυτό. Εάν εγγράφεται σε σύστημα υπολογιστή, το λογισμικό θα εκχωρήσει τον αριθμό εγγραφής. Εάν όχι, ο λογιστής πάγιου ενεργητικού θα το πράξει.
2. Γράψτε μια περιγραφή . Περιγράψτε το στοιχείο σε μία πρόταση. Εάν αυτό το στοιχείο είναι παρόμοιο με άλλα στοιχεία της εταιρείας, χρησιμοποιήστε την ίδια μορφή περιγραφής. Διαφορετικά, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε μια περιγραφή που παρέχεται από τον κατασκευαστή.
3. Εισαγάγετε τον αριθμό ετικέτας . Αναφέρετε τον αριθμό στην ετικέτα που παρέχεται από την εταιρεία (εάν υπάρχει) που έχει τοποθετηθεί στον εξοπλισμό. Εάν δεν χρησιμοποιήθηκε καμία ετικέτα, εισαγάγετε "Χωρίς ετικέτα".
4. Εισαγάγετε τον σειριακό αριθμό . Εισαγάγετε τον αριθμό σειράς που παρέχεται από τον κατασκευαστή στον εξοπλισμό. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε τον σειριακό αριθμό, επικοινωνήστε με τον κατασκευαστή για να μάθετε πού πρέπει να βρίσκεται. Εάν δεν υπάρχει σειριακός αριθμός, εισαγάγετε "Χωρίς σειριακό αριθμό".
5. Σημειώστε την τοποθεσία του στοιχείου . Σημειώστε την τοποθεσία του στοιχείου. Όπου είναι δυνατόν, προσδιορίστε την τοποθεσία τουλάχιστον ανά κτίριο και κατά προτίμηση ανά δωμάτιο. Εάν βρίσκεται στην περιοχή παραγωγής, προσδιορίστε το κέντρο εργασίας στο οποίο βρίσκεται.
6. Ανάθεση ευθύνης . Δηλώστε το όνομα ή τουλάχιστον τον τίτλο θέσης του ατόμου που είναι υπεύθυνο για το περιουσιακό στοιχείο.
7. Καταγράψτε την ημερομηνία απόκτησης . Αναφέρατε τον μήνα και το έτος κατά το οποίο το περιουσιακό στοιχείο ήταν έτοιμο για την προβλεπόμενη χρήση του και αν χρησιμοποιήθηκε πραγματικά από αυτήν την ημερομηνία.
8. Εισαγάγετε το κόστος . Εισαγάγετε το συνολικό αρχικό κεφαλαιοποιημένο κόστος του περιουσιακού στοιχείου. Αυτό θα πρέπει να ταιριάζει με το ποσό που καταγράφεται στο γενικό καθολικό ή το περιοδικό πάγιου περιουσιακού στοιχείου για το στοιχείο. Μην χρησιμοποιείτε το ποσό που αναφέρεται στο τιμολόγιο του προμηθευτή, καθώς ενδέχεται να έχουν προστεθεί άλλα κόστη. Αυτό το βήμα προϋποθέτει ότι το λογισμικό παγίων περιουσιακών στοιχείων δεν έχει διασυνδεδεμένες πληροφορίες απευθείας από αυτό από το γενικό ημερολόγιο ή το περιοδικό παγίων στοιχείων.
9. Εκχώρηση στην κατηγορία περιουσιακών στοιχείων . Εκχωρήστε το περιουσιακό στοιχείο σε μια κατηγορία περιουσιακών στοιχείων συγκρίνοντας τα χαρακτηριστικά του με τις τυπικές κατηγορίες περιουσιακών στοιχείων που χρησιμοποιεί η εταιρεία. Σε περίπτωση αμφιβολίας, ελέγξτε τα σχετικά στοιχεία για να προσδιορίσετε τις κατηγορίες στις οποίες τους έχουν ανατεθεί. Αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα, καθώς οι ωφέλιμες ζωές και οι μέθοδοι απόσβεσης εκχωρούνται συχνά αυτόματα, με βάση την κατηγορία περιουσιακών στοιχείων.
10. Εισαγάγετε χρήσιμη ζωή . Εάν το σύστημα δεν εκχωρήσει αυτόματα μια ωφέλιμη ζωή βάσει της κατηγορίας περιουσιακών στοιχείων, δηλώστε την ωφέλιμη ζωή.
11. Έγκριση εγγραφής . Ζητήστε από τον ελεγκτή να ελέγξει και να εγκρίνει το αρχείο. Διορθώστε τυχόν προβλήματα που επισημαίνει ο κριτικός.
12. Αποθηκεύστε την εγγραφή . Εάν οι πληροφορίες καταγράφονται σε ένα εντελώς μη αυτόματο σύστημα, αποθηκεύστε τις κατά κατηγορία περιουσιακών στοιχείων και στη συνέχεια ανά αριθμό εγγραφής στα αρχεία εγγραφής σταθερού περιουσιακού στοιχείου.

Η διαδικασία απόσβεσης

Πρέπει να υπάρχει μια λεπτομερής διαδικασία απόσβεσης που καθορίζει ακριβώς πώς να κατηγοριοποιεί κάθε πάγιο περιουσιακό στοιχείο και πώς να το αποσβένεται με βάση την κατηγορία περιουσιακών στοιχείων στην οποία εκχωρείται. Η βασική διαδικασία είναι:

1. Εκχώρηση κατηγορίας στοιχείων . Αντιστοιχίστε το πάγιο στοιχείο με τις τυπικές περιγραφές κλάσης περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας. Εάν δεν είστε βέβαιοι για τη σωστή κατηγορία που πρέπει να χρησιμοποιήσετε, εξετάστε τα στοιχεία που έχουν ήδη εκχωρηθεί στις διάφορες κατηγορίες ή συμβουλευτείτε τον υπεύθυνο επεξεργασίας.
2. Εκχώρηση συντελεστών απόσβεσης . Αντιστοιχίστε στο πάγιο περιουσιακό στοιχείο την ωφέλιμη ζωή και τη μέθοδο απόσβεσης που είναι τυποποιημένα για την κατηγορία περιουσιακών στοιχείων στην οποία ανήκει. Αυτό εκχωρείται αυτόματα σε ορισμένα μηχανογραφημένα συστήματα, όπου η εκχώρηση μιας κατηγορίας περιουσιακών στοιχείων εκχωρεί αυτόματα μια χρήσιμη μέθοδο ζωής και απόσβεσης σε ένα στοιχείο.
3. Προσδιορίστε την τιμή διάσωσης . Συμβουλευτείτε το προσωπικό αγοράς ή βιομηχανικής μηχανικής για να προσδιορίσετε εάν το περιουσιακό στοιχείο αναμένεται να έχει αξία διάσωσης στο τέλος της ωφέλιμης ζωής του. Εάν αυτή η αξία διάσωσης υπερβαίνει την πολιτική της εταιρείας για ελάχιστες τιμές διάσωσης, σημειώστε την στον υπολογισμό απόσβεσης.
4. Δημιουργία υπολογισμού απόσβεσης . Δημιουργήστε τον υπολογισμό απόσβεσης με βάση την ωφέλιμη ζωή και την απόσβεση που απαιτείται για την κατηγορία περιουσιακών στοιχείων χρησιμοποιώντας το κόστος του περιουσιακού στοιχείου μείον οποιαδήποτε αξία διάσωσης. Αυτό γίνεται αυτόματα για περιουσιακά στοιχεία που έχουν εισαχθεί σε ένα πακέτο λογισμικού παγίου περιουσιακού στοιχείου, αλλά διαφορετικά θα πρέπει να δημιουργηθούν χειροκίνητα.
5. Εκτύπωση αναφοράς απόσβεσης . Εκτυπώστε την αναφορά απόσβεσης, ταξινομημένη κατά κατηγορία στοιχείων.
6. Δημιουργία καταχώρησης ημερολογίου . Δημιουργήστε τη μηνιαία καταχώρηση ημερολογίου απόσβεσης, χρησιμοποιώντας το πρότυπο τυπικής απόσβεσης. Η τυπική καταχώριση είναι η καταγραφή χρέωσης για τα έξοδα απόσβεσης (συνολικά ή κατά τμήμα) και για την καταγραφή πίστωσης στον λογαριασμό συσσωρευμένων αποσβέσεων για κάθε κατηγορία περιουσιακών στοιχείων. Αυτές οι πληροφορίες προέρχονται από τα σύνολα της αναφοράς απόσβεσης.
7. Εισαγάγετε τη συναλλαγή . Καταγράψτε την καταχώρηση ημερολογίου στο λογιστικό λογισμικό.
8. Υλικό δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας αρχείων . Επισυνάψτε την αναφορά απόσβεσης στη φόρμα καταχώρησης ημερολογίου και υποβάλετέ την στη βιβλιοθήκη καταχωρήσεων ημερολογίου.

Η Διαδικασία Μεταφοράς Διαμερισμάτων

Εάν τα πάγια περιουσιακά στοιχεία μετατοπίζονται τακτικά μεταξύ τμημάτων, θα πρέπει να υπάρχει μια διαδικασία που διασφαλίζει την ενημέρωση των σχετικών αρχείων. Τα βήματα της διαδικασίας είναι:

1. Συμπληρώστε μια φόρμα προσδιορίζοντας ποιο στοιχείο μεταφέρεται εκτός τμήματος. Αυτό πρέπει να περιλαμβάνει τον μοναδικό αριθμό ετικέτας στοιχείου και μια γενική περιγραφή του στοιχείου. Ο διευθυντής αυτού του τμήματος υπογράφει τη φόρμα για να αναγνωρίσει ότι το περιουσιακό στοιχείο θα μεταφερθεί αλλού.
2. Ο διευθυντής του τμήματος που λαμβάνει το περιουσιακό στοιχείο υπογράφει επίσης τη φόρμα, για να επιβεβαιώσει την παραλαβή.
3. Προωθήστε τη φόρμα στον λογιστή πάγιου ενεργητικού, ο οποίος έχει πρόσβαση στην εγγραφή περιουσιακών στοιχείων στο λογιστικό σύστημα και εκχωρεί το περιουσιακό στοιχείο στο τμήμα παραλαβής. Ο λογιστής μεταβιβάζει επίσης τη σχετική χρέωση απόσβεσης στο τμήμα παραλαβής.
4. Στείλτε αντίγραφα της φόρμας και στους δύο διευθυντές τμημάτων, για τα αρχεία τους.