Ορισμοί χρέωσης και πίστωσης
Οι επιχειρηματικές συναλλαγές είναι γεγονότα που έχουν νομισματική επίδραση στις οικονομικές καταστάσεις ενός οργανισμού. Κατά τη λογιστικοποίηση αυτών των συναλλαγών, καταγράφουμε αριθμούς σε δύο λογαριασμούς, όπου η χρεωστική στήλη βρίσκεται στα αριστερά και η πιστωτική στήλη είναι στα δεξιά.
Η χρέωση είναι μια λογιστική καταχώριση που είτε αυξάνει έναν λογαριασμό περιουσιακού στοιχείου ή εξόδου, είτε μειώνει έναν λογαριασμό υποχρέωσης ή ιδίων κεφαλαίων. Είναι τοποθετημένο προς τα αριστερά σε μια λογιστική καταχώριση.
Η πίστωση είναι μια λογιστική καταχώριση που είτε αυξάνει έναν λογαριασμό υποχρέωσης ή ιδίων κεφαλαίων είτε μειώνει έναν λογαριασμό ενεργητικού ή εξόδων Είναι τοποθετημένο στα δεξιά σε μια λογιστική καταχώριση.
Χρεωστική και πιστωτική χρήση
Κάθε φορά που δημιουργείται μια λογιστική συναλλαγή, τουλάχιστον δύο λογαριασμοί επηρεάζονται, με μια καταχώριση χρέωσης να καταγράφεται σε έναν λογαριασμό και μια πιστωτική εγγραφή να καταγράφεται έναντι του άλλου λογαριασμού. Δεν υπάρχει ανώτερο όριο στον αριθμό των λογαριασμών που εμπλέκονται σε μια συναλλαγή - αλλά το ελάχιστο δεν είναι μικρότερο από δύο λογαριασμούς. Τα σύνολα των χρεώσεων και των πιστώσεων για οποιαδήποτε συναλλαγή πρέπει πάντα να ισούνται μεταξύ τους, έτσι ώστε μια λογιστική συναλλαγή να λέγεται πάντοτε «ισορροπία». Εάν μια συναλλαγή δεν ήταν ισορροπημένη, τότε δεν θα ήταν δυνατή η δημιουργία οικονομικών καταστάσεων. Έτσι, η χρήση χρεώσεων και πιστώσεων σε μορφή καταγραφής συναλλαγών δύο στηλών είναι η πιο ουσιαστική από όλα τα στοιχεία ελέγχου της ακρίβειας της λογιστικής.
Μπορεί να υπάρξει σημαντική σύγχυση σχετικά με την εγγενή έννοια μιας χρέωσης ή πίστωσης. Για παράδειγμα, εάν χρεώνετε λογαριασμό μετρητών, αυτό σημαίνει ότι το ποσό μετρητών αυξάνεται . Ωστόσο, εάν χρεώσετε έναν λογαριασμό πληρωτέου λογαριασμού, αυτό σημαίνει ότι το ποσό της υποχρέωσης πληρωτέου λογαριασμού μειώνεται . Αυτές οι διαφορές προκύπτουν επειδή οι χρεώσεις και οι πιστώσεις έχουν διαφορετικό αντίκτυπο σε πολλούς μεγάλους τύπους λογαριασμών, οι οποίοι είναι:
Λογαριασμοί περιουσιακών στοιχείων . Μια χρέωση αυξάνει το υπόλοιπο και μια πίστωση μειώνει το υπόλοιπο.
Λογαριασμοί ευθύνης . Μια χρέωση μειώνει το υπόλοιπο και μια πίστωση αυξάνει το υπόλοιπο.
Λογαριασμοί μετοχών . Μια χρέωση μειώνει το υπόλοιπο και μια πίστωση αυξάνει το υπόλοιπο.
Ο λόγος για αυτήν την φαινομενική αντιστροφή της χρήσης χρεώσεων και πιστώσεων οφείλεται στην υποκείμενη λογιστική εξίσωση στην οποία βασίζεται ολόκληρη η δομή των λογιστικών συναλλαγών, η οποία είναι:
Περιουσιακά στοιχεία = Υποχρεώσεις + Ίδια Κεφάλαια
Έτσι, κατά μια έννοια, μπορείτε να έχετε περιουσιακά στοιχεία μόνο εάν τα έχετε πληρώσει με υποχρεώσεις ή ίδια κεφάλαια, επομένως πρέπει να έχετε ένα για να έχετε το άλλο. Κατά συνέπεια, εάν δημιουργείτε μια συναλλαγή με χρεωστική και πίστωση, συνήθως αυξάνετε ένα περιουσιακό στοιχείο ενώ αυξάνετε επίσης έναν λογαριασμό υποχρέωσης ή ιδίων κεφαλαίων (ή το αντίστροφο). Υπάρχουν ορισμένες εξαιρέσεις, όπως η αύξηση ενός λογαριασμού στοιχείων, ενώ η μείωση ενός άλλου λογαριασμού στοιχείων. Εάν ανησυχείτε περισσότερο για λογαριασμούς που εμφανίζονται στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, ισχύουν αυτοί οι πρόσθετοι κανόνες:
Λογαριασμοί εσόδων . Μια χρέωση μειώνει το υπόλοιπο και μια πίστωση αυξάνει το υπόλοιπο.
Λογαριασμοί εξόδων . Μια χρέωση αυξάνει το υπόλοιπο και μια πίστωση μειώνει το υπόλοιπο.
Κερδίστε λογαριασμούς . Μια χρέωση μειώνει το υπόλοιπο και μια πίστωση αυξάνει το υπόλοιπο.
Απώλειες λογαριασμών . Μια χρέωση αυξάνει το υπόλοιπο και μια πίστωση μειώνει το υπόλοιπο.
Αν είστε πραγματικά μπερδεμένοι με αυτά τα ζητήματα, τότε απλώς θυμηθείτε ότι οι χρεώσεις πάνε πάντα στην αριστερή στήλη και οι πιστώσεις πάνε πάντα στη δεξιά στήλη. Δεν υπάρχουν εξαιρέσεις.
Κανόνες χρέωσης και πίστωσης
Οι κανόνες που διέπουν τη χρήση χρεώσεων και πιστώσεων είναι οι εξής:
Όλοι οι λογαριασμοί που συνήθως περιέχουν χρεωστικό υπόλοιπο θα αυξάνονται όταν προστίθεται μια χρέωση (αριστερή στήλη) και θα μειώνεται όταν προστίθεται μια πίστωση (δεξιά στήλη). Οι τύποι λογαριασμών στους οποίους εφαρμόζεται αυτός ο κανόνας είναι έξοδα, περιουσιακά στοιχεία και μερίσματα.
Όλοι οι λογαριασμοί που περιέχουν συνήθως πιστωτικό υπόλοιπο θα αυξάνονται όταν προστίθεται μια πίστωση (δεξιά στήλη) και θα μειωθεί όταν προστίθεται μια χρέωση (αριστερή στήλη). Οι τύποι λογαριασμών στους οποίους εφαρμόζεται αυτός ο κανόνας είναι υποχρεώσεις, έσοδα και ίδια κεφάλαια.
Το συνολικό ποσό των χρεώσεων πρέπει να ισούται με το συνολικό ποσό των πιστώσεων σε μια συναλλαγή. Διαφορετικά, μια λογιστική συναλλαγή θεωρείται μη ισορροπημένη και δεν θα γίνει αποδεκτή από το λογιστικό λογισμικό.
Χρεώσεις και πιστώσεις σε κοινές λογιστικές συναλλαγές
Οι παρακάτω κουκκίδες σημειώνουν τη χρήση χρεώσεων και πιστώσεων στις πιο κοινές επιχειρηματικές συναλλαγές:
Πώληση για μετρητά: Χρέωση λογαριασμού μετρητών | Πιστώστε τον λογαριασμό εσόδων
Πώληση με πίστωση: Χρέωση χρεωστικών λογαριασμών | Πιστώστε τον λογαριασμό εσόδων
Λάβετε μετρητά στην πληρωμή ενός λογαριασμού εισπρακτέου: Χρεώστε τον λογαριασμό μετρητών | Πίστωση των εισπρακτέων λογαριασμών
Αγορά προμηθειών από προμηθευτή για μετρητά: Χρέωση λογαριασμού εξόδων προμήθειας | Πιστώστε τον λογαριασμό μετρητών
Αγορά προμηθειών από τον προμηθευτή με πίστωση: Χρέωση λογαριασμού εξόδων προμηθειών | Πίστωση του λογαριασμού πληρωτέου λογαριασμού
Αγορά αποθέματος από προμηθευτή για μετρητά: Χρέωση του λογαριασμού αποθέματος | Πιστώστε τον λογαριασμό μετρητών
Αγορά αποθέματος από τον προμηθευτή με πίστωση: Χρέωση του λογαριασμού αποθέματος | Πίστωση του λογαριασμού πληρωτέου λογαριασμού
Πληρωμή υπαλλήλων: Χρεώστε τους λογαριασμούς εξόδων μισθού και φόρου μισθοδοσίας | Πιστώστε τον λογαριασμό μετρητών
Λήψη δανείου: Χρεωστικός λογαριασμός μετρητών | Πληρωτέος λογαριασμός πιστωτικών δανείων
Αποπληρωμή δανείου: Λογαριασμός πληρωτέου δανεισμού Πιστωτικός λογαριασμός μετρητών
Παραδείγματα χρεώσεων και πίστωσης
Η Arnold Corporation πωλεί ένα προϊόν σε πελάτη έναντι 1.000 $ σε μετρητά. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα έσοδα 1.000 $ και μετρητά 1.000 $. Ο Άρνολντ πρέπει να καταγράφει αύξηση του λογαριασμού μετρητών (περιουσιακό στοιχείο) με χρέωση και αύξηση του λογαριασμού εσόδων με πίστωση. Η καταχώρηση είναι:
