Χρηματοδότηση

Η διαφορά μεταξύ των περιοδικών και διαρκών συστημάτων απογραφής

Τα περιοδικά και διαρκή συστήματα απογραφής είναι διαφορετικές μέθοδοι που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση της ποσότητας των αγαθών που διατίθενται. Το πιο εξελιγμένο από τα δύο είναι το διαρκές σύστημα, αλλά απαιτεί πολύ περισσότερη τήρηση αρχείων για να διατηρηθεί. Το περιοδικό σύστημα βασίζεται σε μια περιστασιακή φυσική καταμέτρηση του αποθέματος για τον προσδιορισμό του τελικού υπολοίπου αποθέματος και του κόστους των πωληθέντων αγαθών, ενώ το διαρκές σύστημα παρακολουθεί συνεχώς τα υπόλοιπα αποθεμάτων. Υπάρχουν πολλές άλλες διαφορές μεταξύ των δύο συστημάτων, οι οποίες είναι οι εξής:

  • Λογαριασμοί . Σύμφωνα με το αέναο σύστημα, υπάρχουν συνεχείς ενημερώσεις είτε στο γενικό καθολικό είτε στο βιβλίο αποθέματος καθώς πραγματοποιούνται συναλλαγές που σχετίζονται με αποθέματα. Αντίθετα, στο πλαίσιο ενός συστήματος περιοδικής απογραφής, δεν υπάρχει καθόλου κόστος καταχώρησης λογαριασμού που πωλήθηκε σε λογιστική περίοδο έως ότου υπάρξει φυσική καταμέτρηση, η οποία στη συνέχεια χρησιμοποιείται για να εξαχθεί το κόστος πωληθέντων αγαθών.

  • Συστήματα υπολογιστών . Είναι αδύνατη η μη αυτόματη συντήρηση των αρχείων για ένα αέναο σύστημα αποθέματος, καθώς μπορεί να υπάρχουν χιλιάδες συναλλαγές σε επίπεδο μονάδας σε κάθε λογιστική περίοδο. Αντίθετα, η απλότητα ενός συστήματος περιοδικών αποθεμάτων επιτρέπει τη χρήση μη αυτόματης τήρησης αρχείων για πολύ μικρά αποθέματα.

  • Κόστος πωλήσεων αγαθών . Σύμφωνα με το διαρκές σύστημα, υπάρχουν συνεχείς ενημερώσεις του λογαριασμού κόστους πωλήσεων αγαθών καθώς πραγματοποιείται κάθε πώληση. Αντίθετα, σύμφωνα με το περιοδικό σύστημα απογραφής, το κόστος των πωληθέντων αγαθών υπολογίζεται κατ 'αποκοπή στο τέλος της λογιστικής περιόδου, προσθέτοντας συνολικές αγορές στο αρχικό απόθεμα και αφαιρώντας το τελικό απόθεμα. Στην τελευταία περίπτωση, αυτό σημαίνει ότι μπορεί να είναι δύσκολο να ληφθεί ακριβές ποσό πωλήσεων αγαθών πριν από το τέλος της λογιστικής περιόδου.

  • Καταμέτρηση κύκλων . Είναι αδύνατο να χρησιμοποιηθεί η καταμέτρηση κύκλων σε ένα περιοδικό σύστημα απογραφής, καθώς δεν υπάρχει τρόπος να ληφθούν ακριβείς μετρήσεις αποθέματος σε πραγματικό χρόνο (οι οποίες χρησιμοποιούνται ως βασική γραμμή για τον αριθμό κύκλων).

  • Αγορές . Σύμφωνα με το αέναο σύστημα, οι αγορές αποθέματος καταγράφονται είτε στον λογαριασμό αποθέματος πρώτων υλών είτε στον λογαριασμό εμπορευμάτων (ανάλογα με τη φύση της αγοράς), ενώ υπάρχει επίσης μια καταχώριση μονάδας-αριθμού στην ατομική εγγραφή που διατηρείται για κάθε στοιχείο αποθέματος. Αντίθετα, σε ένα περιοδικό σύστημα αποθέματος, όλες οι αγορές καταγράφονται σε έναν λογαριασμό περιουσιακού στοιχείου αγορών και δεν υπάρχουν μεμονωμένες εγγραφές αποθέματος στις οποίες θα μπορούσαν να προστεθούν πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό μονάδων.

  • Έρευνες συναλλαγών . Είναι σχεδόν αδύνατο να παρακολουθήσετε τα λογιστικά αρχεία σε ένα περιοδικό σύστημα απογραφής για να προσδιορίσετε γιατί προέκυψε σφάλμα οποιουδήποτε είδους που σχετίζεται με τα αποθέματα, καθώς οι πληροφορίες συγκεντρώνονται σε πολύ υψηλό επίπεδο. Αντίθετα, τέτοιες έρευνες είναι πολύ ευκολότερες σε ένα σύστημα διαρκούς απογραφής, όπου όλες οι συναλλαγές είναι διαθέσιμες λεπτομερώς σε επίπεδο μεμονωμένης μονάδας.

Αυτή η λίστα καθιστά σαφές ότι το σύστημα διαρκούς απογραφής είναι πολύ ανώτερο από το σύστημα περιοδικών αποθεμάτων. Η κύρια περίπτωση όπου ένα περιοδικό σύστημα μπορεί να έχει νόημα είναι όταν το ποσό του αποθέματος είναι πολύ μικρό και όπου μπορείτε να το ελέγξετε οπτικά χωρίς ιδιαίτερη ανάγκη για πιο λεπτομερή αρχεία απογραφής. Το περιοδικό σύστημα μπορεί επίσης να λειτουργήσει καλά όταν το προσωπικό της αποθήκης δεν είναι καλά εκπαιδευμένο στις χρήσεις ενός διαρκούς συστήματος απογραφής, καθώς ενδέχεται να καταγράφουν κατά λάθος τις συναλλαγές αποθέματος λανθασμένα σε ένα διαρκές σύστημα.