Η καταγραφή πληρωμής μέσω πιστωτικής κάρτας περιλαμβάνει τη λεπτομερή καταχώριση πληροφοριών από μια δήλωση πιστωτικής κάρτας στο λογιστικό σύστημα μιας εταιρείας. Όταν ένας επεξεργαστής πιστωτικών καρτών υποβάλλει μια δήλωση πιστωτικής κάρτας σε μια εταιρεία, στην εταιρεία παρουσιάζεται ουσιαστικά ένα μεγάλο τιμολόγιο που περιλαμβάνει πολλά στοιχεία γραμμής για ένα ευρύ φάσμα αγορών. Επειδή τα περιεχόμενα της δήλωσης μπορεί να ποικίλλουν, είναι δύσκολο να αντιστοιχιστεί ένας μοναδικός προεπιλεγμένος κωδικός χρέωσης στον λογαριασμό (όπως γίνεται με τους περισσότερους άλλους προμηθευτές, οι οποίοι τείνουν να σχετίζονται με ένα μικρό εύρος αγορών). Αντ 'αυτού, το προσωπικό καταχώρισης δεδομένων πληρωτέων λογαριασμών πρέπει να επιλύει κάθε μία από αυτές τις καταστάσεις και να εκχωρεί χειροκίνητα κωδικούς χρέωσης σε κάθε στοιχείο γραμμής, ανάλογα με τον τύπο δαπανώνΜια εναλλακτική λύση είναι να προωθήσετε αυτές τις δηλώσεις στους χρήστες της κάρτας και να τους συμπληρώσετε τις απαιτούμενες πληροφορίες, αν και αυτή η προσέγγιση τείνει να καθυστερήσει τη διεκπεραίωση των πληρωμών.
Το πληρωτέο προσωπικό λογαριασμών μπορεί να εφοδιαστεί με έναν τυπικό κατάλογο λογαριασμών στους οποίους έχουν ανατεθεί χρεωμένα αντικείμενα, καθώς υπάρχει αρκετή κανονικότητα στους τύπους αντικειμένων που αγοράστηκαν με πιστωτική κάρτα. Παραδείγματα αντικειμένων που αγοράζονται συνήθως είναι:
Ταξίδια και διασκέδαση
Προμήθειες γραφείου
Κόστος των αγαθών που πουλήθηκαν
Συνδρομές
Η αντιστάθμιση στην καταχώριση εξόδων για οποιοδήποτε από τα προηγούμενα στοιχεία είναι ο λογαριασμός πληρωτέος λογαριασμός.
Μόλις καταγραφεί στο σύστημα πληρωτέων λογαριασμών, μια πληρωμή επιταγής πραγματοποιείται τελικά στο ποσό που αναφέρεται στην κατάσταση της πιστωτικής κάρτας (συν ή πλην τυχόν προσαρμογών), όπου υπάρχει χρέωση στον λογαριασμό πληρωτέου λογαριασμού και πίστωση στον λογαριασμό μετρητών. Στη συνέχεια, οι συμβουλές εμβασμάτων αφαιρούνται από την κατάσταση, επισυνάπτονται στην επιταγή και αποστέλλονται στον επεξεργαστή πιστωτικών καρτών. Στη συνέχεια, το πληρωτέο προσωπικό λογαριασμών επισυνάπτει ένα αντίγραφο επιταγής στο υπόλοιπο τμήμα της δήλωσης κάρτας και το υποβάλλει ανά μήνα.
Η διαδικασία λογιστικής πιστωτικής κάρτας που αναφέρεται εδώ πρέπει να επαναλαμβάνεται ακριβώς κάθε μήνα. Διαφορετικά, ακόμη και μια δήλωση μιας κάρτας μπορεί να περιέχει τόσο μεγάλο κόστος που η εσφαλμένη επεξεργασία θα μπορούσε να επηρεάσει σημαντικά τα οικονομικά αποτελέσματα ενός οργανισμού.
