Το καθολικό αγοράς είναι ένα subledger στο οποίο καταγράφονται αγορές. Το καθολικό αγοράς αποτελεί μέρος της βάσης δεδομένων του λογιστικού τμήματος. δεν συντηρείται από το τμήμα αγορών. Το καθολικό είναι χρήσιμο για το διαχωρισμό σε μία τοποθεσία καταγραφής των ποσών που μια εταιρεία ξοδεύει με τους προμηθευτές της. Το καθολικό αγορών δείχνει ποιες αγορές έχουν πληρωθεί και ποιες αγορές παραμένουν σε εκκρεμότητα. Μια τυπική συναλλαγή που εγγράφεται στο καθολικό αγοράς θα καταγράφει έναν πληρωτέο λογαριασμό, ακολουθούμενο αργότερα από μια συναλλαγή πληρωμής που εξαλείφει τον πληρωτέο λογαριασμό. Έτσι, υπάρχει πιθανότητα να υπάρχει ένα οφειλόμενο υπόλοιπο λογαριασμού στο καθολικό ανά πάσα στιγμή.
Εάν ο όγκος αγορών είναι σχετικά χαμηλός, τότε δεν χρειάζεται καθολικό αγοράς. Αντ 'αυτού, αυτές οι πληροφορίες καταγράφονται απευθείας στο γενικό καθολικό.
Εάν επρόκειτο να διατηρήσετε ένα μη αυτόματο αρχείο του καθολικού αγοράς, θα μπορούσε να περιέχει ουσιαστικά περισσότερες πληροφορίες από ό, τι μόλις αναφέρθηκε. Τα πεδία δεδομένων σε ένα μη αυτόματο εγχειρίδιο αγοράς ενδέχεται να περιλαμβάνουν τις ακόλουθες πληροφορίες για κάθε συναλλαγή:
Ημερομηνία αγοράς
Κωδικός προμηθευτή (ή όνομα)
Αριθμός τιμολογίου προμηθευτή
Αριθμός παραγγελίας αγοράς (εάν χρησιμοποιείται)
Αναγνωριστικός κωδικός για το αντικείμενο που αγοράστηκε (θα μπορούσε να είναι ο κύριος κωδικός είδους ή ο αριθμός αναφοράς του προμηθευτή)
Ποσό που καταβάλλεται
Πληρωμένος φόρος επί των πωλήσεων
Σημαία πληρωμής (δηλώνει εάν έχει πληρωθεί ή όχι)
Το κύριο έγγραφο που καταγράφεται στο καθολικό αγοράς είναι το τιμολόγιο προμηθευτή. Επίσης, εάν οι προμηθευτές χορηγούν πίστωση στην επιχείρηση για αντικείμενα όπως επιστρεφόμενα αγαθά ή αντικείμενα που έχουν υποστεί ζημιά κατά τη μεταφορά, τότε καταγράφετε επίσης πιστωτικά σημειώματα που εκδίδονται από προμηθευτές στο καθολικό αγοράς. Ένα πιστωτικό σημείωμα μπορεί επίσης να εκδοθεί για έκπτωση όγκου, αν και αυτή η πίστωση μπορεί να ισχύει για έναν αριθμό αγορών συνολικά, και έτσι δεν μπορεί να εντοπιστεί σε μια μεμονωμένη συναλλαγή αγοράς.
Οι πληροφορίες στο καθολικό αγορών συγκεντρώνονται περιοδικά και δημοσιεύονται σε έναν λογαριασμό στο γενικό καθολικό, ο οποίος είναι γνωστός ως λογαριασμός ελέγχου. Ο λογαριασμός ελέγχου καθολικών αγορών χρησιμοποιείται για να αποτρέψει τη συσσώρευση του γενικού καθολικού με τη μαζική ποσότητα πληροφοριών που συνήθως αποθηκεύονται στο καθολικό αγοράς. Αμέσως μετά την ανάρτηση, το υπόλοιπο στο λογαριασμό ελέγχου θα πρέπει να ταιριάζει με το υπόλοιπο στο καθολικό αγοράς. Δεδομένου ότι δεν αποθηκεύονται λεπτομερείς συναλλαγές στον λογαριασμό ελέγχου, όποιος θέλει να ερευνήσει τις συναλλαγές αγοράς θα πρέπει να αναλύσει από τον λογαριασμό ελέγχου στο βιβλίο αγορών για να τις βρει.
Πριν κλείσετε τα βιβλία και δημιουργήσετε οικονομικές καταστάσεις στο τέλος μιας λογιστικής περιόδου, πρέπει να συμπληρώσετε όλες τις εγγραφές στο καθολικό αγορών, να κλείσετε το καθολικό για εκείνη την περίοδο και να δημοσιεύσετε τα σύνολα από το καθολικό αγοράς στο γενικό καθολικό.
Παρόμοιοι όροι
Το καθολικό αγοράς είναι επίσης γνωστό ως subledger αγοράς ή δευτερεύων λογαριασμός αγοράς.
