Η απάτη μισθοδοσίας είναι η κλοπή μετρητών από μια επιχείρηση μέσω του συστήματος επεξεργασίας μισθοδοσίας. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους οι εργαζόμενοι μπορούν να διαπράξουν απάτη μισθοδοσίας. Αυτοί είναι:
Οι προκαταβολές δεν έχουν επιστραφεί . Ο πιο παθητικός τύπος απάτης είναι όταν ένας υπάλληλος ζητά προκαταβολή για την αμοιβή του και στη συνέχεια δεν το επιστρέφει ποτέ. Αυτό λειτουργεί καλύτερα όταν το λογιστικό προσωπικό δεν καταγράφει προκαταβολές ως περιουσιακά στοιχεία (αντί να τα χρεώνει απευθείας στα έξοδα) ή δεν παρακολουθεί ποτέ την αποπληρωμή. Έτσι, η μη πληρωμή προκαταβολών απαιτεί αδράνεια από τον παραλήπτη και ανεπαρκή καταγραφή συναλλαγών και παρακολούθηση από το λογιστικό προσωπικό. Μια μηνιαία διαδικασία για τον έλεγχο των προκαταβολών θα εξαλείψει αυτό το ζήτημα.
Φίλε διάτρηση . Ένας υπάλληλος τακτοποιεί με τους συναδέλφους του υπαλλήλους να τους ωθήσουν τις ώρες του στο ρολόι της εταιρείας ενώ παίρνει τη μέρα. Οι εποπτικοί έλεγχοι και η απειλή τερματισμού είναι οι καλύτεροι τρόποι αποφυγής αυτού του κινδύνου. Μια πιο ακριβή εναλλακτική λύση είναι η χρήση βιομετρικών χρονικών ρολογιών, τα οποία προσδιορίζουν μοναδικά κάθε άτομο που εισέρχεται στο σύστημα τήρησης χρόνου.
Υπάλληλοι φαντασμάτων . Το προσωπικό μισθοδοσίας είτε δημιουργεί έναν ψεύτικο υπάλληλο στα αρχεία μισθοδοσίας είτε παρατείνει την αμοιβή ενός υπαλλήλου που μόλις έφυγε από την εταιρεία και μεταβάλλει το αρχείο πληρωμών έτσι ώστε να πραγματοποιηθεί σε αυτούς η πληρωμή με άμεση κατάθεση ή ο μισθός. Αυτό λειτουργεί καλύτερα σε μεγάλες εταιρείες όπου οι επόπτες έχουν πολύ μεγάλο προσωπικό και επομένως δεν παρακολουθούν επαρκώς την αποζημίωση. Λειτουργεί επίσης καλά όταν ένας επόπτης έχει αποχωρήσει από την εταιρεία και δεν έχει αντικατασταθεί ακόμη, έτσι ώστε οι υπάλληλοι-φάντασμα να μπορούν να εισαχθούν στα τμήματα τους έως ότου διοριστεί νέος επόπτης. Απαιτείται περιοδικός έλεγχος των αρχείων μισθοδοσίας για τον εντοπισμό υπαλλήλων φαντασμάτων. Ένας άλλος τρόπος για να εντοπίσετε έναν υπάλληλο φάντασμα είναι όταν δεν υπάρχουν παρακρατήσεις από έναν μισθό, καθώς ο δράστης θέλει να λάβει το μέγιστο ποσό μετρητών.
Εκτροπή μισθοδοσίας . Οι υπάλληλοι θα μπορούσαν να πάρουν την αμοιβή ενός άλλου υπαλλήλου που απουσιάζει και στη συνέχεια να εξαργυρώσουν την επιταγή για τον εαυτό τους. Αυτό μπορεί να αποφευχθεί με την υποχρέωση του διαχειριστή πληρωμής να διατηρήσει όλες τις μη διεκδικημένες επιταγές σε κλειδωμένο χρηματοκιβώτιο και να απαιτήσει από όλους όσους λαμβάνουν μια επιταγή πληρωμής να αποδείξουν την ταυτότητά του με άδεια οδήγησης ή παρόμοιο έγγραφο.
Αλλαγή επιτοκίου πληρωμής . Οι εργαζόμενοι συνεργάζονται με τον υπάλληλο μισθοδοσίας για να αυξήσουν το ποσό της ωριαίας αμοιβής τους στο σύστημα μισθοδοσίας. Ένας πιο έξυπνος υπάλληλος θα επιστρέψει στη συνέχεια το ποσοστό πληρωμής στο αρχικό του επίπεδο αφού διαπράξει αυτήν την απάτη για λίγες μόνο περιόδους πληρωμής, έτσι ώστε το ζήτημα να είναι λιγότερο εύκολο να εντοπιστεί. Αυτό μπορεί να εντοπιστεί με αντιστοίχιση εγγράφων εξουσιοδότησης ποσοστού πληρωμής στο μητρώο μισθοδοσίας.
Μη εξουσιοδοτημένες ώρες . Ίσως ο πιο συνηθισμένος τύπος απάτης μισθοδοσίας είναι η συμπλήρωση προθεσμιών από υπαλλήλους, συνήθως σε αρκετά μικρά βήματα για να ξεφύγουν από την ειδοποίηση των εποπτικών αρχών. Αυτό είναι ένα ιδιαίτερο πρόβλημα όταν οι εποπτικές αρχές είναι γνωστό ότι κάνουν μόνο σύντομες κριτικές των φύλλων χρόνου. Ο καλύτερος έλεγχος αυτού του τύπου απάτης είναι η εποπτική επισκόπηση.
Εν ολίγοις, υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους το ποσό της πληρωμής που καταβάλλεται μπορεί να επεκταθεί δόλια. Αυτό είναι δύσκολο να εντοπιστεί όταν τα σχετικά ποσά είναι μικρά, οπότε πρέπει να λάβετε υπόψη το κόστος των δραστηριοτήτων πρόληψης σε σχέση με το ποσό αποταμίευσης που θα δημιουργηθεί.
