Όταν πραγματοποιείται λογιστική συναλλαγή, μπορεί να καταγραφεί στα βιβλία ενός οργανισμού με διάφορους τρόπους. Οι παρακάτω κουκκίδες σημειώνουν τις πιο κοινές διαθέσιμες μεθόδους:
Ημερολογιακές εγγραφές. Η πιο βασική μέθοδος που χρησιμοποιείται για την καταγραφή μιας συναλλαγής είναι η καταχώρηση ημερολογίου, όπου ο λογιστής εισάγει με μη αυτόματο τρόπο τους αριθμούς λογαριασμού και χρεώσεις και πιστώσεις για κάθε μεμονωμένη συναλλαγή. Αυτή η προσέγγιση είναι χρονοβόρα και υπόκειται σε σφάλματα, και έτσι προορίζεται συνήθως για προσαρμογές και ειδικές καταχωρήσεις. Στα ακόλουθα σημεία, σημειώνουμε τις πιο αυτοματοποιημένες προσεγγίσεις που χρησιμοποιούνται στο λογιστικό λογισμικό για την καταγραφή των πιο κοινών λογιστικών συναλλαγών.
Παραλαβή τιμολογίων προμηθευτή . Όταν λαμβάνεται ένα τιμολόγιο προμηθευτή, ο λογιστής το συνδέει στη μονάδα πληρωτέων λογαριασμών στο λογιστικό λογισμικό. Η ενότητα δημιουργεί αυτόματα μια καταχώριση ημερολογίου που χρεώνει τον σχετικό λογαριασμό εξόδων ή περιουσιακών στοιχείων και πιστώνει τον λογαριασμό πληρωτέου παθητικού
Έκδοση τιμολογίου προμηθευτή . Όταν πρόκειται να δημιουργηθεί ένα τιμολόγιο για έναν πελάτη, ο λογιστής εισάγει τις σχετικές πληροφορίες σχετικά με την τιμή, την ποσότητα μονάδας και τον ισχύοντα φόρο επί των πωλήσεων στην ενότητα χρέωσης στο λογιστικό λογισμικό. Η ενότητα δημιουργεί αυτόματα μια καταχώρηση ημερολογίου που χρεώνει είτε μετρητά είτε λογαριασμό εισπρακτέου λογαριασμού και πιστώνει τον λογαριασμό πωλήσεων. Μπορεί επίσης να υπάρχει πίστωση στον λογαριασμό υποχρέωσης φόρου πωλήσεων.
Έκδοση πληρωμών προμηθευτή . Όταν οι προμηθευτές πληρώνονται, ο λογιστής ελέγχει τους αριθμούς τιμολογίου που πρέπει να πληρωθούν στη μονάδα πληρωτέων λογαριασμών στο λογιστικό λογισμικό. Το λογισμικό στη συνέχεια εκτυπώνει επιταγές ή εκδίδει ηλεκτρονικές πληρωμές, ενώ ταυτόχρονα χρεώνει τον λογαριασμό πληρωτέου λογαριασμού και πιστώνει τον λογαριασμό μετρητών.
Έκδοση μισθών . Όταν οι υπάλληλοι πρέπει να πληρώνονται, ο λογιστής εισάγει τα ποσοστά και τις ώρες εργασίας όλων των υπαλλήλων στην ενότητα μισθοδοσίας του λογιστικού λογισμικού. Η ενότητα δημιουργεί αυτόματα μια καταχώριση ημερολογίου που χρεώνει τους λογαριασμούς εξόδων αποζημίωσης και φόρου μισθοδοσίας και πιστώνει μετρητά. Αυτό μπορεί να είναι μια πολύ περίπλοκη καταχώριση, καθώς μπορεί επίσης να αντιμετωπίσει γαρνιτούρες και άλλες μειώσεις και να καταγράφει ξεχωριστά διάφορους τύπους φόρων μισθοδοσίας.
Αυτές οι μέθοδοι εγγραφής δημιουργούν όλες καταχωρήσεις στο γενικό καθολικό, ή αλλιώς σε ένα βοηθητικό καθολικό που στη συνέχεια μεταφέρεται στο γενικό καθολικό. Από εκεί, οι συναλλαγές συγκεντρώνονται στις οικονομικές καταστάσεις.
