Ένας προϋπολογισμός χρησιμοποιείται για την πρόβλεψη των οικονομικών αποτελεσμάτων και της οικονομικής θέσης μιας οντότητας για μια μελλοντική περίοδο. Χρησιμοποιείται για σκοπούς σχεδιασμού και μέτρησης απόδοσης, οι οποίοι μπορούν να περιλαμβάνουν δαπάνες για πάγια περιουσιακά στοιχεία, διάθεση νέων προϊόντων, εκπαίδευση υπαλλήλων, δημιουργία προγραμμάτων μπόνους, έλεγχος λειτουργιών κ.ο.κ
Στο ελάχιστο επίπεδο, ένας προϋπολογισμός περιέχει μια κατάσταση εκτιμώμενων εσόδων για μελλοντικές περιόδους. Ένας πιο σύνθετος προϋπολογισμός περιέχει μια πρόβλεψη πωλήσεων, το κόστος των πωληθέντων αγαθών και τις δαπάνες που απαιτούνται για την υποστήριξη των προβλεπόμενων πωλήσεων, τις εκτιμήσεις των απαιτήσεων κεφαλαίου κίνησης, τις αγορές παγίων περιουσιακών στοιχείων, μια πρόβλεψη ταμειακών ροών και μια εκτίμηση των αναγκών χρηματοδότησης. Αυτό πρέπει να κατασκευαστεί σε μορφή από πάνω προς τα κάτω, οπότε ο κύριος προϋπολογισμός περιέχει μια σύνοψη ολόκληρου του εγγράφου προϋπολογισμού, ενώ ξεχωριστά έγγραφα που περιέχουν υποστηρικτικούς προϋπολογισμούς περιλαμβάνονται στον κύριο προϋπολογισμό και παρέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες στους χρήστες.
Πολλοί προϋπολογισμοί καταρτίζονται σε ηλεκτρονικά υπολογιστικά φύλλα, αν και οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις προτιμούν να χρησιμοποιούν λογισμικό ειδικά για τον προϋπολογισμό που είναι πιο δομημένο και έτσι είναι λιγότερο πιθανό να περιέχει υπολογιστικά σφάλματα.
Η πρωταρχική χρήση του προϋπολογισμού είναι ως βάση απόδοσης για τη μέτρηση των πραγματικών αποτελεσμάτων. Μπορεί να είναι παραπλανητικό να το κάνουμε αυτό, καθώς οι προϋπολογισμοί συνήθως γίνονται όλο και πιο ανακριβείς με την πάροδο του χρόνου, με αποτέλεσμα μεγάλες διακυμάνσεις που δεν έχουν καμία βάση στα πραγματικά αποτελέσματα. Για να μειωθεί αυτό το πρόβλημα, ορισμένες εταιρείες αναθεωρούν περιοδικά τους προϋπολογισμούς τους για να τους κρατήσουν πιο κοντά στην πραγματικότητα, ή μόνο για λίγες περιόδους στο μέλλον, κάτι που δίνει το ίδιο αποτέλεσμα.
Μια άλλη επιλογή που παρακάμπτει τα προβλήματα προϋπολογισμού είναι να λειτουργεί χωρίς προϋπολογισμό. Για να γίνει αυτό απαιτείται μια συνεχής βραχυπρόθεσμη πρόβλεψη από την οποία μπορούν να ληφθούν επιχειρηματικές αποφάσεις, καθώς και μετρήσεις απόδοσης βάσει του τι επιτυγχάνει μια ομάδα ομοτίμων. Αν και η λειτουργία χωρίς προϋπολογισμό μπορεί αρχικά να φαίνεται υπερβολική για να είναι αποτελεσματική, τα συστήματα που αντικαθιστούν έναν προϋπολογισμό μπορεί να είναι εξαιρετικά αποτελεσματικά.
