Επισκόπηση λογιστικής διπλής καταχώρησης
Η λογιστική διπλής καταχώρησης είναι ένα σύστημα τήρησης αρχείων σύμφωνα με το οποίο κάθε συναλλαγή καταγράφεται σε τουλάχιστον δύο λογαριασμούς. Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των λογαριασμών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε μια συναλλαγή, αλλά το ελάχιστο είναι δύο λογαριασμοί. Υπάρχουν δύο στήλες σε κάθε λογαριασμό, με εγγραφές χρέωσης στα αριστερά και πιστωτικές καταχωρίσεις στα δεξιά. Στη λογιστική διπλής καταχώρησης, το σύνολο όλων των χρεώσεων πρέπει να ταιριάζει με το σύνολο όλων των πιστωτικών εγγραφών. Όταν συμβεί αυτό, η συναλλαγή λέγεται ότι είναι "σε ισορροπία". Εάν τα σύνολα δεν συμφωνούν, η συναλλαγή λέγεται ότι είναι "εκτός υπολοίπου" και δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες που προκύπτουν για τη δημιουργία οικονομικών καταστάσεων έως ότου η συναλλαγή διορθωθεί.
Ορισμοί λογιστικής διπλής καταχώρησης
Οι ορισμοί μιας χρέωσης και πίστωσης είναι:
Η χρέωση είναι εκείνο το τμήμα της λογιστικής εγγραφής που είτε αυξάνει λογαριασμό του ενεργητικού ή έξοδα, ή μειώνει το λογαριασμό του παθητικού ή των ιδίων κεφαλαίων. Είναι τοποθετημένο προς τα αριστερά σε μια λογιστική καταχώριση.
Μια πιστωτική είναι εκείνο το τμήμα της λογιστικής εγγραφής που είτε αυξάνει το λογαριασμό του παθητικού ή των ιδίων κεφαλαίων, ή μειώνει λογαριασμό περιουσιακό στοιχείο ή δαπάνη. Είναι τοποθετημένο στα δεξιά σε μια λογιστική καταχώριση.
Ένας λογαριασμός είναι ένα ξεχωριστό, λεπτομερές αρχείο που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο περιουσιακό στοιχείο, υποχρέωση, ίδια κεφάλαια, έσοδα, έξοδα, κέρδος ή ζημία. Παραδείγματα λογαριασμών είναι:
Μετρητά (λογαριασμός περιουσιακού στοιχείου: συνήθως χρεωστικό υπόλοιπο)
Εισπρακτέοι λογαριασμοί (λογαριασμός περιουσιακών στοιχείων: συνήθως χρεωστικό υπόλοιπο)
Απόθεμα (λογαριασμός περιουσιακού στοιχείου: συνήθως χρεωστικό υπόλοιπο)
Σταθερά περιουσιακά στοιχεία (λογαριασμός περιουσιακών στοιχείων: συνήθως χρεωστικό υπόλοιπο)
Πληρωτέοι λογαριασμοί (λογαριασμός παθητικού: συνήθως πιστωτικό υπόλοιπο)
Δεδουλευμένες υποχρεώσεις (λογαριασμός παθητικού: συνήθως πιστωτικό υπόλοιπο)
Πληρωτέες σημειώσεις (λογαριασμός παθητικού: συνήθως πιστωτικό υπόλοιπο)
Κοινό απόθεμα (λογαριασμός μετοχών: συνήθως πιστωτικό υπόλοιπο)
Διατηρούμενα κέρδη (λογαριασμός ιδίων κεφαλαίων: συνήθως πιστωτικό υπόλοιπο)
Έσοδα - προϊόντα (λογαριασμός εσόδων: συνήθως πιστωτικό υπόλοιπο)
Έσοδα - υπηρεσίες (λογαριασμός εσόδων: συνήθως πιστωτικό υπόλοιπο)
Κόστος πωληθέντων αγαθών (λογαριασμός εξόδων: συνήθως χρεωστικό υπόλοιπο)
Έξοδα μισθού (λογαριασμός εξόδων: συνήθως χρεωστικό υπόλοιπο)
Έξοδα κοινής ωφέλειας (λογαριασμός εξόδων: συνήθως χρεωστικό υπόλοιπο)
Ταξίδια και ψυχαγωγία (λογαριασμός εξόδων: συνήθως χρεωστικό υπόλοιπο)
Κέρδος από πώληση περιουσιακού στοιχείου (λογαριασμός κέρδους: συνήθως πιστωτικό υπόλοιπο)
Απώλεια πώλησης περιουσιακού στοιχείου (λογαριασμός ζημίας: συνήθως χρεωστικό υπόλοιπο)
Παραδείγματα λογιστικής διπλής καταχώρησης
Ακολουθούν οι λογιστικές καταχωρίσεις διπλής καταχώρισης που σχετίζονται με μια ποικιλία επιχειρηματικών συναλλαγών:
Αγορά εμπορευμάτων . Αγοράζετε 1.000 $ αγαθά με σκοπό να τα πουλήσετε αργότερα σε τρίτο μέρος. Η καταχώριση είναι μια χρέωση στον λογαριασμό αποθέματος (περιουσιακό στοιχείο) και μια πίστωση στον λογαριασμό μετρητών (περιουσιακό στοιχείο). Σε αυτήν την περίπτωση, αλλάζετε ένα στοιχείο (μετρητά) για ένα άλλο στοιχείο (απόθεμα).
Πουλήστε προϊόντα . Πουλάτε τα αγαθά σε αγοραστή για 1.500 $. Υπάρχουν δύο καταχωρήσεις σε αυτήν την περίπτωση. Το ένα είναι μια χρέωση στους εισπρακτέους λογαριασμούς για 1.500 $ και μια πίστωση στο λογαριασμό εσόδων για 1.500 $. Αυτό σημαίνει ότι καταγράφετε έσοδα ενώ καταγράφετε επίσης ένα περιουσιακό στοιχείο (λογαριασμοί εισπρακτέοι) το οποίο αντιπροσωπεύει το ποσό που σας οφείλει ο πελάτης. Η δεύτερη καταχώριση είναι μια χρέωση 1.000 $ στο λογαριασμό των αγαθών που πωλήθηκαν (έξοδα) και μια πίστωση στο ίδιο ποσό με τον λογαριασμό αποθέματος (περιουσιακό στοιχείο). Αυτό καταγράφει την εξάλειψη του περιουσιακού στοιχείου αποθέματος καθώς το χρεώνουμε στα έξοδα. Όταν συμψηφίζονται μαζί, το κόστος των αγαθών που πωλήθηκαν 1.000 $ και τα έσοδα 1.500 $ οδηγούν σε κέρδος 500 $.
Πληρώστε υπαλλήλους . Πληρώνετε υπαλλήλους 5.000 $. Πρόκειται για μια χρέωση στον λογαριασμό μισθού (έξοδο) και πίστωση στον λογαριασμό μετρητών (περιουσιακό στοιχείο). Αυτό σημαίνει ότι καταναλώνετε το περιουσιακό στοιχείο μετρητών πληρώνοντας υπαλλήλους.
Αγοράστε ένα πάγιο στοιχείο . Πληρώνετε έναν προμηθευτή 4.000 $ για ένα μηχάνημα. Η καταχώριση είναι μια χρέωση 4.000 $ στον λογαριασμό πάγιων στοιχείων ενεργητικού και μια πίστωση 4.000 $ στον λογαριασμό μετρητών (περιουσιακό στοιχείο). Σε αυτήν την περίπτωση, αλλάζετε ένα στοιχείο (μετρητά) για ένα άλλο στοιχείο (απόθεμα).
Χρεώνετε . Δανείστε 10.000 $ από την τράπεζα. Η εγγραφή είναι μια χρέωση 10.000 $ στον λογαριασμό μετρητών (περιουσιακό στοιχείο) και μια πίστωση 10.000 $ στον λογαριασμό πληρωτέων (υποχρεώσεων) σημειώσεων. Επομένως, σας φέρει ευθύνη για να αποκτήσετε μετρητά.
Πουλήστε μετοχές . Πουλάτε 8.000 $ μετοχές σε επενδυτές. Η καταχώριση είναι μια χρέωση 8.000 $ στον λογαριασμό μετρητών (περιουσιακό στοιχείο) και μια πίστωση 8.000 $ στον λογαριασμό κοινής μετοχής (ίδια κεφάλαια).
Πληρώστε μια δήλωση πιστωτικής κάρτας . Πληρώνετε μια δήλωση πιστωτικής κάρτας ύψους 6.000 $ και όλες οι αγορές είναι για έξοδα. Η καταχώριση χρεώνεται συνολικά 6.000 $ σε διάφορους λογαριασμούς εξόδων και 6.000 $ πιστώνονται στον λογαριασμό μετρητών (περιουσιακό στοιχείο) Έτσι, καταναλώνετε ένα περιουσιακό στοιχείο πληρώνοντας για διάφορα έξοδα.
Έτσι, το βασικό σημείο με τη λογιστική διπλής καταχώρησης είναι ότι μια μόνο συναλλαγή ενεργοποιεί πάντα μια καταγραφή σε τουλάχιστον δύο λογαριασμούς, καθώς τα περιουσιακά στοιχεία και οι υποχρεώσεις ρέουν σταδιακά μέσω μιας επιχείρησης και μετατρέπονται σε έσοδα, έξοδα, κέρδη και ζημίες.
Εναλλακτικές λύσεις στη Λογιστική Διπλής Εισόδου
Μια απλούστερη έκδοση της λογιστικής είναι η λογιστική μεμονωμένης καταχώρησης, η οποία είναι ουσιαστικά ένα σύστημα ταμειακής βάσης που λειτουργεί από ένα βιβλίο επιταγών. Σύμφωνα με αυτήν την προσέγγιση, τα περιουσιακά στοιχεία και οι υποχρεώσεις δεν παρακολουθούνται επισήμως, πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορεί να κατασκευαστεί ισολογισμός.
