Τα κατάλληλα διατηρούμενα κέρδη είναι τα κέρδη εις νέον που έχουν διατεθεί με δράση του διοικητικού συμβουλίου για συγκεκριμένη χρήση. Σκοπός της πίστωσης των διακρατούμενων κερδών είναι να μην διατεθούν αυτά τα κεφάλαια για πληρωμή στους μετόχους. Ωστόσο, εάν μια εταιρεία εκκαθαρίσει ή εισέλθει σε διαδικασία πτώχευσης, το καθεστώς ιδιοποίησης των κερδών εις νέον δεν θα είχε σημασία - τα κέρδη θα ήταν διαθέσιμα για πληρωμή σε πιστωτές και επενδυτές. Έτσι, μια πίστωση δεν έχει νομικό καθεστώς. Η απαλλοτρίωση των κερδών εις νέον μπορεί να είναι για σκοπούς όπως:
Εξαγορές
Μείωση χρέους
Εκστρατείες μάρκετινγκ
Νέα κατασκευή
ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΝΕΟΥ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ
Ερευνα και ανάπτυξη
Αποθεματικό έναντι αναμενόμενων ζημιών ασφάλισης
Αποθεματικό έναντι αγωγών
Περιορισμός που επιβάλλεται με σύμβαση δανείου
Εξαγορά μετοχών
Για τα κατάλληλα κέρδη εις νέον, η καταχώριση είναι η χρέωση του λογαριασμού των κερδών εις νέον και η πίστωση του λογαριασμού των κερδών που διατηρούνται. Ενδέχεται να υπάρχουν αρκετοί λογαριασμοί κατακρατούμενων κερδών, εάν τα διατηρούμενα κέρδη δεσμεύονται για πολλαπλούς σκοπούς ταυτόχρονα.
Το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να εξαλείψει τον ορισμό των πιστώσεων ανά πάσα στιγμή. Για παράδειγμα, το διοικητικό συμβούλιο της ABC International θέλει να διαθέσει 10 εκατομμύρια δολάρια για την κατασκευή μιας νέας διευκόλυνσης διανομής, το οποίο κάνει με την ψήφιση κατάλληλων 10 εκατομμυρίων δολαρίων για τα κέρδη. Τα 10 εκατομμύρια δολάρια διαχωρίζονται σε έναν ξεχωριστό λογαριασμό για τα διακρατούμενα κέρδη έως ότου ολοκληρωθεί η κατασκευή, μετά την οποία το ποσό στον λογαριασμό επιστρέφεται στον κύριο λογαριασμό διακρατούμενων κερδών.
Οποιαδήποτε πίστωση διακρατούμενων κερδών πρέπει να αναφέρεται σαφώς είτε στο σώμα του ισολογισμού είτε στις συνοδευτικές γνωστοποιήσεις.
Γενικά δεν υπάρχει ανάγκη για κατάλληλα παρακρατούμενα κέρδη, εκτός εάν η διοίκηση ή το διοικητικό συμβούλιο προσπαθεί να ενημερώσει τους επενδυτές ότι θέλει να διαθέσει κεφάλαια για σκοπούς άλλους από το να τα εκδώσει ως μερίσματα στους επενδυτές. Έτσι, η πίστωση χρησιμοποιείται συνήθως για την επικοινωνία προθέσεων σε εξωτερικά μέρη, παρά για οποιαδήποτε εσωτερική ανάγκη διαχείρισης.
