Μια διορθωτική καταχώριση είναι μια καταχώριση ημερολογίου που γίνεται προκειμένου να διορθωθεί μια εσφαλμένη συναλλαγή που είχε προηγουμένως καταγραφεί στο γενικό καθολικό. Για παράδειγμα, η μηνιαία καταχώριση απόσβεσης μπορεί να έχει γίνει εσφαλμένα στον λογαριασμό εξόδων απόσβεσης. Εάν ναι, η διορθωτική καταχώριση είναι να μετακινήσετε την καταχώριση στον λογαριασμό εξόδων απόσβεσης πιστώνοντας τον λογαριασμό εξόδων απόσβεσης και χρεώνοντας τον λογαριασμό εξόδων απόσβεσης. Εναλλακτικά, η αρχική καταχώριση θα μπορούσε να αντιστραφεί και να αντικατασταθεί από μια νέα καταχώριση που χρεώνει σωστά το κόστος στον λογαριασμό απόσβεσης.
Η διόρθωση εγγραφών γίνεται συνήθως μόνο από το πιο έμπειρο λογιστικό προσωπικό, καθώς έχουν καλύτερη κατανόηση του λογιστικού συστήματος και τον αντίκτυπο της δημιουργίας ειδικών καταχωρίσεων περιοδικών στις οικονομικές καταστάσεις. Μπορεί να έχει νόημα να εγκρίνει ο ελεγκτής όλες τις προτεινόμενες διορθωτικές καταχωρίσεις πριν γίνουν, για να διασφαλιστεί ότι ένα δεύτερο άτομο επαληθεύει ότι μια καταχώρηση θα έχει το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα.
Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να τεκμηριωθεί πλήρως μια διορθωτική καταχώριση, καθώς αυτά τα στοιχεία είναι ιδιαίτερα δύσκολο να κατανοηθούν μετά από λίγο καιρό. Αυτό σημαίνει επισύναψη σε κάθε τεκμηρίωση καταχώρησης ημερολογίου για το αρχικό σφάλμα, καθώς και σημειώσεις σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η διορθωτική καταχώρηση προορίζεται να διορθώσει το αρχικό σφάλμα. Η τεκμηρίωση είναι ιδιαίτερα πολύτιμη εάν φαίνεται πιθανό ότι οι ελεγκτές της εταιρείας θα εξετάσουν αργότερα μια διορθωτική καταχώριση.
Μια διορθωτική καταχώριση θα πρέπει να γίνει μόλις ανακαλυφθεί και αξιολογηθεί ένα σφάλμα. Διαφορετικά, είναι πολύ πιθανό ότι η καταχώρηση δεν θα διορθωθεί ποτέ. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η διόρθωση σφαλμάτων δεν εμπίπτει στην κανονική ροή της επεξεργασίας συναλλαγών, επομένως δεν υπάρχει ημερολόγιο εργασίας ή διαδικασία που να παρακολουθεί κατά πόσον πραγματοποιούνται αυτές οι συναλλαγές.
Η διόρθωση καταχωρίσεων είναι πολύ χρονοβόρα. Κατά συνέπεια, μπορεί να έχει νόημα να παρακολουθείτε τον αριθμό των διορθωτικών καταχωρήσεων που πραγματοποιούνται ανά μήνα, για να δείτε εάν έχουν επιλυθεί τα υποκείμενα ζητήματα που προκαλούν αυτές τις εγγραφές. Εάν ναι, θα υπάρχει λιγότερη ανάγκη για διόρθωση εγγραφών και το λογιστικό προσωπικό θα έχει περισσότερο χρόνο διαθέσιμο για άλλα καθήκοντα.
