Τα στοιχεία ελέγχου των εισπρακτέων λογαριασμών ξεκινούν πραγματικά με την αρχική δημιουργία ενός τιμολογίου πελάτη, καθώς πρέπει να ελαχιστοποιήσετε πολλά ζητήματα κατά τη δημιουργία των εισπρακτέων λογαριασμών προτού μπορέσετε να έχετε ένα ολοκληρωμένο σύνολο ελέγχων για αυτό το βασικό στοιχείο. Στη συνέχεια, οι έλεγχοι καλύπτουν τη σωστή συντήρηση των εισπρακτέων λογαριασμών και την εξάλειψή τους είτε μέσω πληρωμών από πελάτες είτε μέσω της δημιουργίας πιστωτικών σημειώσεων. Τα βασικά στοιχεία ελέγχου που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι:
- Απαιτείται έγκριση πίστωσης πριν από την αποστολή . Θα αντιμετωπίζετε προβλήματα με τη συλλογή λογαριασμών εισπρακτέων εάν μια παραγγελία αποστέλλεται σε πελάτη με κακή πιστοληπτική αξιολόγηση. Επομένως, απαιτείται η υπογεγραμμένη έγκριση του τμήματος πίστωσης για όλες τις παραγγελίες πώλησης πάνω από ένα συγκεκριμένο ποσό σε δολάρια.
- Επαληθεύστε τους όρους της σύμβασης . Εάν υπάρχουν ασυνήθιστοι όροι πληρωμής, επαληθεύστε τους πριν δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο. Διαφορετικά, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί θα περιέχουν τιμολόγια που οι πελάτες αρνούνται να πληρώσουν.
- Τιμολόγια δοκιμαστικών αποτελεσμάτων . Εάν ένα τιμολόγιο για ποσό μεγάλου δολαρίου περιέχει σφάλμα, ο πελάτης μπορεί να αναστείλει την πληρωμή έως ότου στείλετε ένα αναθεωρημένο τιμολόγιο. Εξετάστε το ενδεχόμενο να απαιτήσετε τη διόρθωση μεγαλύτερων τιμολογίων για να μετριάσετε αυτό το πρόβλημα.
- Εξουσιοδότηση πιστωτικών σημειώσεων . Άτομα που έχουν πρόσβαση σε εισερχόμενες πληρωμές πελατών θα μπορούσαν να παρακολουθήσουν εισερχόμενα μετρητά και στη συνέχεια να δημιουργήσουν ένα πιστωτικό σημείωμα για να καλύψουν τα ίχνη τους. Ένα βήμα για την πρόληψη αυτού του προβλήματος είναι να απαιτείται η επίσημη έγκριση ενός διαχειριστή για πιστωτικά σημειώματα, τα οποία στη συνέχεια επαληθεύονται αργότερα από το προσωπικό εσωτερικού ελέγχου. Μην πάρετε αυτόν τον έλεγχο στα άκρα και απαιτήστε έγκριση για εξαιρετικά μικρά πιστωτικά σημειώματα - επιτρέψτε στο λογιστικό προσωπικό να δημιουργήσει μικρά χωρίς έγκριση, απλώς για τον καθαρισμό μικρών υπολοίπων λογαριασμού.
- Περιορίστε την πρόσβαση στο λογισμικό χρέωσης . Όπως μόλις αναφέρθηκε, κάποιος θα μπορούσε να παρακολουθεί τις εισερχόμενες πληρωμές από πελάτες και να κρύψει την κλοπή με πιστωτικό σημείωμα. Πρέπει να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης την πρόσβαση στο λογισμικό χρέωσης για να αποτρέψετε την παράνομη δημιουργία πιστωτικών υπομνήσεων.
- Ξεχωριστά καθήκοντα . Όπως μόλις αναφέρθηκε, κανείς δεν πρέπει να μπορεί να χειριστεί τις εισερχόμενες πληρωμές πελατών και να δημιουργήσει πιστωτικά σημειώματα, αλλιώς θα μπορεί να πάρει τα χρήματα και να καλύψει τα ίχνη του με πιστωτικά σημειώματα. Επομένως, αναθέστε αυτές τις εργασίες σε διαφορετικά άτομα.
- Ελέγξτε τις εγγραφές ημερολογιακών εισπρακτέων λογαριασμών . Οι εισπρακτέες συναλλαγές λογαριασμών περνούν σχεδόν πάντα από ένα περιοδικό πωλήσεων στο λογιστικό λογισμικό που δημιουργεί τις δικές του λογιστικές εγγραφές. Επομένως, σχεδόν ποτέ δεν θα πρέπει να υπάρχει μη αυτόματη εγγραφή ημερολογίου στον λογαριασμό εισπρακτέων λογαριασμών. Θα πρέπει να ερευνήσετε προσεκτικά αυτές τις καταχωρίσεις.
- Πακέτα τιμολογίου ελέγχου . Μετά την ολοκλήρωση των τιμολογίων, θα πρέπει να υπάρχει ένα πακέτο στο αρχείο που περιέχει την παραγγελία πώλησης, την εξουσιοδότηση πίστωσης, την φορτωτική και ένα αντίγραφο τιμολογίου. Το προσωπικό εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να εξετάσει μια επιλογή αυτών των πακέτων για να επαληθεύσει ότι ο υπάλληλος χρέωσης εξέτασε σωστά όλα τα υποστηρικτικά έγγραφα και δημιούργησε σωστά ένα τιμολόγιο.
- Ταιριάξτε τις χρεώσεις με το ημερολόγιο αποστολής . Είναι πιθανό τα αντικείμενα να αποσταλούν χωρίς αντίστοιχο τιμολόγιο ή αντίστροφα. Για να εντοπίσετε αυτές τις καταστάσεις, ζητήστε από το προσωπικό εσωτερικού ελέγχου να συγκρίνει τις χρεώσεις με το ημερολόγιο αποστολής και να διερευνήσει τυχόν διαφορές.
- Ελέγξτε την εφαρμογή των ταμειακών εισπράξεων . Το λογιστικό προσωπικό μπορεί να εφαρμόσει εσφαλμένα τις αποδείξεις μετρητών για το άνοιγμα τιμολογίων, ίσως ακόμη και να μην τις εφαρμόσει στους λογαριασμούς των σωστών πελατών. Ζητήστε περιοδικά από το προσωπικό εσωτερικού ελέγχου μια επιλογή απόδειξης μετρητών σε τιμολόγια πελατών για να επαληθεύσετε τη σωστή εφαρμογή μετρητών.
Αυτά τα στοιχεία αποτελούν τους βασικούς ελέγχους εισπρακτέων λογαριασμών. Μια εταιρεία με εξειδικευμένο σύστημα απαιτήσεων μπορεί να χρειαστεί να εφαρμόσει πρόσθετους ελέγχους ή μπορεί να μην χρειαστεί κάποια από τα στοιχεία που αναφέρονται εδώ.
