Χρηματοδότηση

Πώς να δημιουργήσετε ένα σύστημα πληρωτέων λογαριασμών

Ένα σύστημα πληρωτέων λογαριασμών πληρώνει τους λογαριασμούς μιας επιχείρησης με οργανωμένο τρόπο. Οι στόχοι αυτού του συστήματος είναι να πραγματοποιούν έγκαιρες πληρωμές και να πληρώνουν τα σωστά ποσά στους σωστούς προμηθευτές. Τα ακόλουθα βήματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία ενός τέτοιου συστήματος:

  1. Επιλέξτε λογισμικό . Αγοράστε ένα πακέτο λογισμικού λογιστικής που περιέχει μια ενότητα πληρωτέων λογαριασμών. Αναζητήστε τυπικά χαρακτηριστικά όπως τη δυνατότητα ρύθμισης τυπικών πληροφοριών πληρωμής για κάθε προμηθευτή, εντοπίστε διπλά τιμολόγια, επωφεληθείτε από εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής και πραγματοποιήστε ηλεκτρονικές πληρωμές.

  2. Δημιουργήστε προμηθευτές . Εισαγάγετε στο κύριο αρχείο προμηθευτή στο λογισμικό τα ονόματα, τις διευθύνσεις, τους όρους πληρωμής και τους προεπιλεγμένους λογαριασμούς γενικών εξόδων που ισχύουν για κάθε προμηθευτή.

  3. Εισαγάγετε τιμολόγια . Εισαγάγετε κάθε τιμολόγιο στο σύστημα πληρωτέων λογαριασμών. Κάτι τέτοιο περιλαμβάνει την εισαγωγή της ημερομηνίας τιμολογίου (όχι την ημερομηνία παραλαβής) και το πληρωτέο ποσό.

  4. Έγκριση τιμολογίων . Δημιουργήστε ένα σύστημα για να ζητήσετε από τους διαχειριστές να εγκρίνουν μεμονωμένα κάθε τιμολόγιο προμηθευτή κατά την άφιξή τους ή να χρησιμοποιήσετε αρνητικές εγκρίσεις, όπου οι διαχειριστές πρέπει να ειδοποιούν το προσωπικό πληρωτέων μόνο εάν δεν εγκρίνουν μια πληρωμή. Ένα σύστημα διαχείρισης ροής εργασίας θα μπορούσε να ενσωματωθεί στο σύστημα προκειμένου να παρακολουθεί την κατάσταση των εγκρίσεων.

  5. Προγραμματίστε την πληρωμή . Κάντε μια δοκιμαστική εκτέλεση για να εκτυπώσετε από το λογισμικό μια λίστα με όλα τα τιμολόγια που οφείλονται για πληρωμή και βεβαιωθείτε ότι η αναφορά περιλαμβάνει όλα τα τιμολόγια που πρέπει να πληρωθούν εντός του επιλεγμένου εύρους ημερομηνιών.

  6. Δοκιμάστε μια δοκιμή . Ελέγξτε στο λογισμικό όλες τις εγκεκριμένες πληρωμές και εκτυπώστε μια δέσμη επιταγών για να πληρώσετε αυτά τα τιμολόγια. Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα πληρώνει μόνο τις επιταγές που επιλέχθηκαν.

  7. Επιταγές σημαδιών . Ορίστε ένα άτομο που θα είναι ο κύριος υπογράφων ελέγχου, καθώς και ένα άλλο άτομο που θα είναι ο εφεδρικός υπογράφων ελέγχου. Ενημερώστε αυτούς τους ανθρώπους για τα καθήκοντά τους στην εξέταση των εφεδρικών εγγράφων που επισυνάπτονται σε κάθε έλεγχο.

Τα προηγούμενα βήματα καλύπτουν τις βασικές ενέργειες που αφορούν τον τρόπο επεξεργασίας των πληρωμών μέσω ενός συστήματος πληρωτέων λογαριασμών. Τα ακόλουθα πρόσθετα στοιχεία μπορούν να ενσωματωθούν σε αυτό:

  • Τριπλή αντιστοίχιση . Ενδέχεται να είναι απαραίτητο να υπάρχει αντιστοίχιση τιμολογίου προμηθευτή με πληρωμή του υπάλληλου στις σχετικές εντολές αγοράς της εταιρείας και σε τυχόν παραστατικά παραλαβής. Αυτή η αντιστοίχιση μπορεί να χρειαστεί για να διασφαλιστεί ότι η επιχείρηση πληρώνει μόνο για σωστά εξουσιοδοτημένα και ληφθέντα αντικείμενα.

  • Αναφορές δαπανών . Δημιουργήστε ένα σύστημα που απαιτεί από τους υπαλλήλους να υποβάλλουν έντυπα αναφοράς εξόδων, στα οποία επισυνάπτονται αποδείξεις για τυχόν αντικείμενα που αγόρασαν. Αυτό το σύστημα μπορεί να περιλαμβάνει ένα σύνολο ταξιδιωτικών πολιτικών που διέπουν τα έξοδα που θα επιστραφούν.

  • Κάρτες προμηθειών . Δημιουργήστε ένα σύστημα βάσει του οποίου οι κάρτες προμήθειας εκδίδονται σε μια επιλογή υπαλλήλων, οι οποίοι είναι εξουσιοδοτημένοι να πραγματοποιούν αγορές με τις κάρτες εκ μέρους της εταιρείας. Συμπεριλάβετε διαδικασίες για έλεγχο των δηλώσεων της κάρτας για σφάλματα και υποβολή πλήρως ελεγμένων δηλώσεων στο προσωπικό πληρωτέων για επεξεργασία πληρωμών.

Μπορεί επίσης να είναι απαραίτητο να προστεθεί μια επιλογή ελέγχων στο σύστημα πληρωτέων, για να μειωθεί ο κίνδυνος υπερβολικών πληρωμών.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found