Οι χρεώσεις και οι πιστώσεις είναι οι αντίθετες πλευρές μιας εγγραφής σε λογιστικό περιοδικό. Χρησιμοποιούνται για την αλλαγή των τελικών υπολοίπων στους λογαριασμούς γενικών καθολικών. Οι κανόνες που διέπουν τη χρήση χρεώσεων και πιστώσεων σε εγγραφή σε ημερολόγιο είναι οι εξής:
Κανόνας 1: Όλοι οι λογαριασμοί που συνήθως περιέχουν χρεωστικό υπόλοιπο θα αυξάνονται σε ποσό όταν προστίθεται μια χρέωση (αριστερή στήλη) και θα μειώνεται όταν προστίθεται μια πίστωση (δεξιά στήλη). Οι τύποι λογαριασμών στους οποίους εφαρμόζεται αυτός ο κανόνας είναι έξοδα, περιουσιακά στοιχεία και μερίσματα.
Κανόνας 2: Όλοι οι λογαριασμοί που συνήθως περιέχουν πιστωτικό υπόλοιπο θα αυξάνονται όταν προστίθεται μια πίστωση (δεξιά στήλη) και μειώνεται όταν προστίθεται μια χρέωση (αριστερή στήλη). Οι τύποι λογαριασμών στους οποίους εφαρμόζεται αυτός ο κανόνας είναι υποχρεώσεις, έσοδα και ίδια κεφάλαια.
Κανόνας 3: Οι αντίθετοι λογαριασμοί μειώνουν τα υπόλοιπα των λογαριασμών με τους οποίους έχουν αντιστοιχιστεί. Αυτό σημαίνει ότι (για παράδειγμα) ένας αντίθετος λογαριασμός σε συνδυασμό με έναν λογαριασμό περιουσιακών στοιχείων συμπεριφέρεται σαν να ήταν λογαριασμός υποχρέωσης.
Κανόνας 4: Το συνολικό ποσό των χρεώσεων πρέπει να ισούται με το συνολικό ποσό των πιστώσεων σε μια συναλλαγή. Διαφορετικά, μια συναλλαγή λέγεται ότι δεν είναι ισορροπημένη και οι οικονομικές καταστάσεις από τις οποίες κατασκευάζεται μια συναλλαγή θα είναι εγγενώς εσφαλμένες. Ένα πακέτο λογιστικού λογισμικού θα επισημάνει τυχόν καταχωρήσεις ημερολογίου που δεν είναι ισορροπημένες, έτσι ώστε να μην μπορούν να εισαχθούν στο σύστημα έως ότου διορθωθούν.
Ακολουθώντας αυτούς τους κανόνες χρέωσης και πίστωσης, θα είστε βέβαιοι ότι πραγματοποιείτε εγγραφές στο γενικό καθολικό που είναι τεχνικά σωστοί, γεγονός που εξαλείφει τον κίνδυνο μη ισορροπημένου δοκιμαστικού υπολοίπου. Ωστόσο, η απλή τήρηση των κανόνων δεν εγγυάται ότι οι καταχωρήσεις που προκύπτουν θα είναι σωστές στην ουσία, καθώς αυτό απαιτεί επίσης τη γνώση του τρόπου καταγραφής συναλλαγών εντός του ισχύοντος λογιστικού πλαισίου (όπως οι γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές ή τα διεθνή πρότυπα χρηματοοικονομικής αναφοράς).
