Εάν η εταιρεία σας καταγράφει το απόθεμά της ως περιουσιακό στοιχείο και υποβάλλεται σε ετήσιο έλεγχο, τότε οι ελεγκτές θα διενεργούν έλεγχο του αποθέματός σας. Δεδομένου του τεράστιου μεγέθους ορισμένων αποθεμάτων, ενδέχεται να συμμετάσχουν σε μεγάλο αριθμό διαδικασιών ελέγχου αποθέματος προτού αισθανθούν άνετα ότι η αποτίμηση που έχετε δηλώσει για το περιουσιακό στοιχείο αποθέματος είναι λογική. Ακολουθούν ορισμένες από τις διαδικασίες ελέγχου απογραφής που ενδέχεται να ακολουθήσουν:
Ανάλυση διακοπής . Οι ελεγκτές θα εξετάσουν τις διαδικασίες σας για να σταματήσουν τυχόν περαιτέρω παραλαβές στην αποθήκη ή αποστολές από αυτήν τη στιγμή της καταμέτρησης του φυσικού αποθέματος, έτσι ώστε να αποκλείονται ξένα είδη αποθέματος. Συνήθως δοκιμάζουν τις τελευταίες συναλλαγές λήψης και αποστολής πριν από τη φυσική καταμέτρηση, καθώς και συναλλαγές αμέσως μετά από αυτήν, για να δουν αν τα καταλογίζετε σωστά.
Παρατηρήστε τον αριθμό των φυσικών αποθεμάτων . Οι ελεγκτές θέλουν να είναι άνετοι με τις διαδικασίες που χρησιμοποιείτε για την καταμέτρηση του αποθέματος. Αυτό σημαίνει ότι θα συζητήσουν μαζί σας τη διαδικασία καταμέτρησης, θα παρατηρήσουν τις μετρήσεις καθώς γίνονται, θα δοκιμάσουν το ίδιο το απόθεμα και θα ανιχνεύσουν τις μετρήσεις τους στα ποσά που έχουν καταγραφεί από τους μετρητές της εταιρείας και θα επαληθεύσουν ότι έχουν ληφθεί υπόψη όλες οι ετικέτες καταμέτρησης αποθέματος . Εάν έχετε πολλές τοποθεσίες αποθήκευσης αποθέματος, ενδέχεται να ελέγξουν το απόθεμα σε αυτές τις τοποθεσίες όπου υπάρχουν σημαντικές ποσότητες αποθέματος. Μπορούν επίσης να ζητήσουν επιβεβαιώσεις απογραφής από τον θεματοφύλακα οποιασδήποτε δημόσιας αποθήκης όπου η εταιρεία αποθηκεύει το απόθεμα.
Συμφιλίστε τον αριθμό αποθέματος με το γενικό καθολικό . Θα εντοπίσουν την αποτίμηση που καταρτίστηκε από τον αριθμό των φυσικών αποθεμάτων στο γενικό καθολικό της εταιρείας, για να επαληθεύσουν ότι το υπολογιζόμενο υπόλοιπο μεταφέρθηκε στα λογιστικά αρχεία της εταιρείας.
Δοκιμάστε στοιχεία υψηλής αξίας . Εάν υπάρχουν στοιχεία στο απόθεμα που είναι ασυνήθιστα υψηλής αξίας, οι ελεγκτές πιθανότατα θα αφιερώσουν επιπλέον χρόνο καταμέτρησής τους στο απόθεμα, διασφαλίζοντας ότι αποτιμώνται σωστά και εντοπίζοντας τα στην έκθεση αποτίμησης που μεταφέρεται στο υπόλοιπο αποθεμάτων γενικά καθολικό.
Δοκιμή αντικειμένων επιρρεπή σε σφάλματα . Εάν οι ελεγκτές έχουν παρατηρήσει μια τάση σφάλματος τα προηγούμενα έτη για συγκεκριμένα στοιχεία αποθέματος, θα είναι πιο πιθανό να δοκιμάσουν ξανά αυτά τα στοιχεία.
Δοκιμή αποθέματος κατά τη μεταφορά . Υπάρχει κίνδυνος να έχετε αποθέματα κατά τη μεταφορά από τη μια τοποθεσία αποθήκευσης στην άλλη κατά τη στιγμή της φυσικής καταμέτρησης. Οι ελεγκτές το δοκιμάζουν αυτό, εξετάζοντας τα έγγραφα μεταφοράς σας
Κόστος δοκιμαστικού στοιχείου . Οι ελεγκτές πρέπει να γνωρίζουν από πού προέρχονται τα αγορασμένα κόστη στα λογιστικά σας αρχεία, οπότε θα συγκρίνουν τα ποσά στα πρόσφατα τιμολόγια προμηθευτή με τα κόστη που αναφέρονται στην αποτίμηση του αποθέματός σας.
Ελέγξτε το κόστος μεταφοράς . Μπορείτε είτε να συμπεριλάβετε το κόστος μεταφοράς στο απόθεμα είτε να το χρεώσετε στα έξοδα κατά την περίοδο που πραγματοποιήθηκε, αλλά πρέπει να είστε συνεπείς στη μεταχείριση σας - επομένως οι ελεγκτές θα εντοπίσουν μια επιλογή τιμολογίων μεταφοράς μέσω του λογιστικού σας συστήματος για να δουν πώς χειρίζονται.
Δοκιμάστε για χαμηλότερο κόστος ή αγορά . Οι ελεγκτές πρέπει να ακολουθούν τον κανόνα χαμηλότερου κόστους ή αγοράς, και θα το πράξουν συγκρίνοντας μια επιλογή τιμών αγοράς με το καταγεγραμμένο κόστος τους.
Ανάλυση κόστους τελικών προϊόντων . Εάν ένα σημαντικό ποσοστό της αποτίμησης αποθέματος αποτελείται από τελικά προϊόντα, τότε οι ελεγκτές θα θελήσουν να αναθεωρήσουν τον λογαριασμό υλικών για μια επιλογή τελικών αγαθών και να τους δοκιμάσουν για να δουν αν δείχνουν μια ακριβή συλλογή των στοιχείων στο τελικό είδη αγαθών, καθώς και το σωστό κόστος.
Άμεση ανάλυση εργασίας . Εάν η άμεση εργασία περιλαμβάνεται στο κόστος της απογραφής, τότε οι ελεγκτές θα θέλουν να εντοπίσουν την εργασία που χρεώνεται κατά την παραγωγή σε κάρτες χρόνου ή διαδρομές εργασίας στο κόστος του αποθέματος. Θα διερευνήσουν επίσης εάν το κόστος εργασίας που αναφέρεται στην αποτίμηση υποστηρίζεται από τα αρχεία μισθοδοσίας.
Γενική ανάλυση . Εάν εφαρμόσετε γενικά έξοδα στην αποτίμηση αποθέματος, τότε οι ελεγκτές θα επαληθεύσουν ότι χρησιμοποιείτε με συνέπεια τους ίδιους γενικούς λογαριασμούς καθολικών με την πηγή για τα γενικά έξοδά σας, εάν τα γενικά έξοδα περιλαμβάνουν τυχόν ανώμαλα κόστη (τα οποία θα πρέπει να χρεώνονται στα έξοδα κατά την πραγματοποίησή τους), και ελέγξτε την εγκυρότητα και τη συνέπεια της μεθόδου που χρησιμοποιείται για την εφαρμογή γενικών εξόδων στο απόθεμα.
Δοκιμές εργασίας σε διαδικασία . Εάν έχετε ένα σημαντικό απόθεμα εργασίας-σε-διαδικασία (WIP), οι ελεγκτές θα ελέγξουν πώς καθορίζετε το ποσοστό ολοκλήρωσης για τα στοιχεία WIP.
Αποζημιώσεις αποθέματος . Οι ελεγκτές θα καθορίσουν εάν τα ποσά που έχετε καταγράψει ως δικαιώματα για ξεπερασμένο απόθεμα ή θραύσματα είναι επαρκή, με βάση τις διαδικασίες σας για αυτό, ιστορικά πρότυπα, αναφορές "όπου χρησιμοποιούνται" και αναφορές χρήσης αποθέματος (καθώς και με φυσική παρατήρηση κατά τη διάρκεια η φυσική μέτρηση). Εάν δεν έχετε τέτοια δικαιώματα, μπορεί να απαιτούν από εσάς να τα δημιουργήσετε.
Κυριότητα αποθέματος . Οι ελεγκτές θα επανεξετάσουν τα αρχεία αγορών για να διασφαλίσουν ότι το απόθεμα στην αποθήκη σας ανήκει πραγματικά στην εταιρεία (σε αντίθεση με το απόθεμα που ανήκει στον πελάτη ή το απόθεμα κατά την αποστολή από προμηθευτές).
Επίπεδα αποθέματος . Εάν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα αποτίμησης αποθέματος FIFO ή LIFO, οι ελεγκτές θα ελέγξουν τα επίπεδα αποθέματος που έχετε καταγράψει για να επαληθεύσετε ότι είναι έγκυρα.
Εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί μετρήσεις κύκλου αντί φυσικού αριθμού, οι ελεγκτές μπορούν ακόμη να χρησιμοποιήσουν τις διαδικασίες που σχετίζονται με έναν φυσικό αριθμό. Απλώς το κάνουν κατά τη διάρκεια ενός ή περισσότερων μετρήσεων κύκλου και μπορούν να το κάνουν ανά πάσα στιγμή. δεν χρειάζεται να παρατηρήσετε μόνο έναν αριθμό κύκλων που συμβαίνει στο τέλος της περιόδου αναφοράς. Οι δοκιμές τους μπορούν επίσης να αξιολογήσουν τη συχνότητα των μετρήσεων κύκλου, καθώς και την ποιότητα των ερευνών που πραγματοποιούνται από τους μετρητές για τυχόν παραλλαγές που βρέθηκαν.
Η έκταση των εφαρμοζόμενων διαδικασιών θα μειωθεί εάν το απόθεμα αποτελεί σχετικά μικρό ποσοστό των περιουσιακών στοιχείων που αναφέρονται στον ισολογισμό μιας εταιρείας.
