Μια συμφιλίωση μικρών μετρητών είναι μια επίσημη ανασκόπηση των μικρογραφικών αρχείων. Σκοπός αυτής της δραστηριότητας είναι να δούμε αν υπήρξαν εκκενώσεις χωρίς έγγραφα. Τέτοιες εκταμιεύσεις είναι ένα κοινό πρόβλημα σε μικρά μετρητά, όπου υπάρχει υψηλός κίνδυνος απάτης. Επίσης, καθώς οι περισσότεροι θεματοφύλακες μετρητών δεν εκπαιδεύονται ως λογιστές, ενδέχεται να καταγράφουν εσφαλμένα τις εκταμιεύσεις. Για τους λόγους αυτούς, πρέπει να πραγματοποιείται τακτικός συνδυασμός μετρητών σε τακτά χρονικά διαστήματα. Η κριτική μπορεί να αντιμετωπιστεί ως έλεγχος, πράγμα που σημαίνει ότι δεν προειδοποιείτε τον μικροφυλάκιο για την άφιξη του αναθεωρητή. Αυτή η έλλειψη προειδοποίησης είναι χρήσιμη για την ανίχνευση τυχόν προσωπικών αναλήψεων από το μικρό ταμείο από τον θεματοφύλακα.
Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να συνδυάσετε τα μικρά μετρητά:
Ορισμένο δηλωμένο υπόλοιπο. Αναθεωρήστε την πολιτική μικρομεσαίων μετρητών της εταιρείας και καθορίστε το δηλωμένο υπόλοιπο μετρητών για το ταμείο που θα ελεγχθεί. Τα μετρητά μικρών μετρητών μπορούν να έχουν διαφορετικά δηλωμένα υπόλοιπα, καθώς ορισμένοι έχουν υψηλότερους όγκους συναλλαγών από άλλους.
Λάβετε φόρμα συμφιλίωσης . Εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί μια επίσημη φόρμα συμφιλίωσης, αποκτήστε ένα κενό αντίγραφο και χρησιμοποιήστε το για να τεκμηριώσετε τα ακόλουθα βήματα.
Υπολογίστε αναλήψεις μετρητών. Μετρήστε τα μετρητά που απομένουν στο μικρό ταμείο και αφαιρέστε το από το δηλωμένο υπόλοιπο του ταμείου. Το αποτέλεσμα είναι το ποσό των μετρητών που αποσύρονται από το ταμείο.
Συνοψίστε τα κουπόνια. Προσθέστε τις συνολικές δαπάνες που αναφέρονται σε κάθε κουπόνι μετρητών μικρών ποσών στο ταμείο μικρών μετρητών (οι πληροφορίες μπορούν επίσης να προέλθουν από το βιβλίο μικρών μετρητών). Αφαιρέστε αυτό το ποσό από το υπολογιζόμενο ποσό μετρητών που αναλήφθηκε. Το αποτέλεσμα πρέπει να είναι μηδέν. Εάν υπάρχει εναπομένον υπόλοιπο, τότε υπάρχει υπεραξία στο ταμείο. Εάν υπάρχει αρνητικό υπόλοιπο, υπάρχει έλλειψη μετρητών στο ταμείο.
Διερευνήστε τις διαφορές. Διερευνήστε τυχόν διαφορές μεταξύ του δηλωμένου ποσού του μικρού ταμείου και του πραγματικού συνόλου των μετρητών και των κουπονιών. Εάν η διαφορά είναι ανεξήγητη, συμπληρώστε ένα κουπόνι που δηλώνει το ανεξήγητο ποσό και χρεώστε το σε έναν προκαθορισμένο λογαριασμό τμήματος στο γενικό καθολικό.
Είναι χρήσιμο να χρεώνετε ανεξήγητες διαφορές σε λογαριασμό εξόδων που προορίζεται για αυτόν τον σκοπό. Με αυτόν τον τρόπο, είναι πολύ πιο εύκολο να παρακολουθείτε το σωρευτικό ποσό των μη τεκμηριωμένων απωλειών με την πάροδο του χρόνου. Επίσης, σκεφτείτε να ακολουθήσετε μια πολιτική που απαιτεί να ενημερώνεται το προσωπικό εσωτερικού ελέγχου εάν το ποσό μιας ανεξήγητης έλλειψης σε ένα ταμείο μετρητών υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο ποσό.
Τέλος, επισημάνετε τα μικρά μετρητά για πιο συχνές συμφωνίες εάν εντοπίσετε ένα συνεχιζόμενο μοτίβο σφαλμάτων. Η αυξημένη συχνότητα αναθεώρησης μπορεί να αποκαλύψει προβλήματα προτού συσσωρευτούν υλικές απώλειες.
