Μια λογιστική συναλλαγή είναι ένα επιχειρηματικό γεγονός που έχει νομισματική επίδραση στις οικονομικές καταστάσεις μιας επιχείρησης. Καταγράφεται στα λογιστικά αρχεία της επιχείρησης. Παραδείγματα λογιστικών συναλλαγών είναι:
Πώληση σε μετρητά σε πελάτη
Πώληση με πίστωση σε πελάτη
Λάβετε μετρητά για την πληρωμή ενός τιμολογίου που οφείλει ένας πελάτης
Αγορά παγίων στοιχείων από προμηθευτή
Καταγράψτε την απόσβεση ενός παγίου με την πάροδο του χρόνου
Αγορά αναλώσιμων αναλωσίμων από προμηθευτή
Επένδυση σε άλλη επιχείρηση
Επένδυση σε εμπορεύσιμα χρεόγραφα
Συμμετοχή σε αντιστάθμιση για τον μετριασμό των επιπτώσεων μιας δυσμενούς αλλαγής τιμών
Δανείστε χρήματα από δανειστή
Έκδοση μερίσματος στους επενδυτές
Πώληση περιουσιακών στοιχείων σε τρίτους
Μπορεί επίσης να υπάρξουν δόλιες λογιστικές συναλλαγές που ουσιαστικά αποτελούνται από τη διεύθυνση ή το λογιστικό προσωπικό. Αυτές οι συναλλαγές μπορούν να αποφευχθούν μέσω της χρήσης ενός ολοκληρωμένου συστήματος ελέγχων.
Κάθε λογιστική συναλλαγή πρέπει να ακολουθεί τις επιταγές της λογιστικής εξίσωσης, η οποία αναφέρει ότι κάθε συναλλαγή πρέπει να έχει ως αποτέλεσμα περιουσιακά στοιχεία που ισοδυναμούν με υποχρεώσεις και ίδια κεφάλαια. Για παράδειγμα:
Η πώληση σε έναν πελάτη οδηγεί σε αύξηση των εισπρακτέων λογαριασμών (περιουσιακό στοιχείο) και αύξηση των εσόδων (αυξάνει έμμεσα τα ίδια κεφάλαια των μετόχων).
Μια αγορά από έναν προμηθευτή οδηγεί σε αύξηση των εξόδων (έμμεσα μειώνει τα ίδια κεφάλαια των μετόχων) και μείωση των μετρητών (περιουσιακό στοιχείο).
Η λήψη μετρητών από έναν πελάτη οδηγεί σε αύξηση των μετρητών (περιουσιακό στοιχείο) και μείωση των εισπρακτέων λογαριασμών (περιουσιακό στοιχείο).
Ο δανεισμός κεφαλαίων από έναν δανειστή οδηγεί σε αύξηση των μετρητών (περιουσιακό στοιχείο) και αύξηση των πληρωτέων δανείων (υποχρέωση).
Έτσι, κάθε λογιστική συναλλαγή οδηγεί σε μια ισορροπημένη λογιστική εξίσωση
Οι λογιστικές συναλλαγές καταγράφονται είτε άμεσα είτε έμμεσα με εγγραφή σε ημερολόγιο. Η έμμεση ποικιλία δημιουργείται όταν χρησιμοποιείτε μια ενότητα στο λογιστικό λογισμικό για την καταγραφή μιας συναλλαγής και η ενότητα δημιουργεί την καταχώρηση ημερολογίου για εσάς. Για παράδειγμα, η ενότητα χρέωσης στο λογιστικό λογισμικό θα χρεώσει τον λογαριασμό εισπρακτέου λογαριασμού και θα πιστώσει τον λογαριασμό εσόδων κάθε φορά που δημιουργείτε ένα τιμολόγιο πελάτη.
Εάν δημιουργηθεί μια καταχώριση ημερολογίου απευθείας σε ένα μη αυτόματο σύστημα λογιστικής, βεβαιωθείτε ότι το άθροισμα όλων των χρεώσεων ισούται με το άθροισμα όλων των πιστώσεων, διαφορετικά η συναλλαγή θα είναι μη ισορροπημένη, γεγονός που καθιστά αδύνατη τη δημιουργία οικονομικών καταστάσεων. Εάν δημιουργηθεί μια καταχώριση ημερολογίου απευθείας σε ένα λογιστικό πακέτο λογισμικού, το λογισμικό θα αρνηθεί να αποδεχτεί την καταχώριση, εκτός εάν χρεώσει ίσες μονάδες.
