Η πρόσκληση πληρεξούσιου περιέχει υλικό σχετικά με την εκδίδουσα οντότητα που οι επενδυτές πρέπει να λάβουν ενημερωμένες αποφάσεις σχετικά με τις ψήφους των μετόχων. Αυτή η έκδοση απαιτείται για δημόσιες εταιρείες. Απαραίτητη προϋπόθεση για κάθε δημόσια εταιρεία είναι η διεξαγωγή τουλάχιστον μιας συνεδρίασης των μετόχων ετησίως. Μπορεί να υπάρχει ανάγκη για πρόσθετες συναντήσεις, εάν η εταιρεία χρειάζεται έγκριση μετόχων για πρόσθετα στοιχεία, όπως αλλαγή στο καταστατικό ή αύξηση του αριθμού των διευθυντών. Οι περιστάσεις αυτών των συναντήσεων διέπονται από τους νόμους του κράτους στο οποίο έχει συσταθεί μια εταιρεία. Η κρατική νομοθεσία μπορεί, για παράδειγμα, να απαιτεί τη διεξαγωγή συνεδριάσεων εντός ορισμένου αριθμού ημερών από το τέλος του οικονομικού έτους.
Η πρόσκληση πληρεξούσιου
Πριν από τη συνέλευση των μετόχων, η εταιρεία πρέπει να εκδώσει πληρεξούσιο για τους μετόχους που ψηφίζουν. Αυτή η πρόσκληση περιέχει πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία και σημειώνει επίσης όλα τα θέματα που απαιτούν ψήφο των μετόχων. Το ακριβές περιεχόμενο του εγγράφου πληρεξούσιου διέπεται από τον κανόνα 14α-3 της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς (SEC). Ο κανόνας καθορίζει έναν αριθμό τύπων πληροφοριών που θα συμπεριληφθούν στην πρόσκληση, όπως:
- Πληροφορίες σχετικά με το πού και πότε θα πραγματοποιηθεί η συνάντηση
- Η ημερομηνία κατά την οποία οι μέτοχοι πρέπει να υποβάλουν τις προτάσεις τους για συμπερίληψη στην πρόσκληση
- Η μέθοδος ανάκλησης διακομιστών μεσολάβησης, εάν επιτρέπεται
- Οποιαδήποτε δικαιώματα αξιολόγησης για τους διαφωνούντες
- Τυχόν ενδιαφέροντα που ενδέχεται να έχουν οι διευθυντές και οι αξιωματικοί της εταιρείας σε θέματα που ψηφίζονται
- Σύνοψη των εκκρεμών τίτλων ψήφου και ποιος τους κατέχει
- Η ημερομηνία καταγραφής που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό των μετόχων που μπορούν να ψηφίσουν
- Οποιαδήποτε σχέση που μπορεί να έχουν οι διευθυντές με την εταιρεία
- Η αποζημίωση που καταβλήθηκε σε αξιωματικούς και διευθυντές
- Τα ποσά που καταβάλλονται στους ελεγκτές της εταιρείας για έλεγχο και άλλες υπηρεσίες
- Μια περιγραφή οποιουδήποτε επιδόματος, μπόνους, σύνταξης ή παρόμοιου προγράμματος που πρέπει να ψηφιστεί
- Περιγραφή τυχόν χρεογράφων που θα εγκριθούν για έκδοση
- Περιγραφή οποιουδήποτε ακινήτου που η εταιρεία σχεδιάζει να διαθέσει ή να αποκτήσει
- Περιγραφή τυχόν προτεινόμενων αλλαγών στα καταστατικά της εταιρείας
- Η ετήσια έκθεση ή το έντυπο 10-K (εάν η πρόσκληση είναι για την ετήσια συνάντηση)
Όλες οι προηγούμενες πληροφορίες εκδίδονται στους μετόχους μαζί με μια κάρτα πληρεξούσιου. Η κάρτα χρησιμοποιείται από τους μετόχους για να ψηφίσουν ή κατά των εταιρικών προτάσεων ή για να απόσχουν από αυτές.
SEC Έγκριση του πληρεξούσιου
Εάν η πρόσκληση περιλαμβάνει ψηφοφορία για θέματα εκτός από την εκλογή διευθυντών ή την έγκριση ελεγκτών, πρέπει πρώτα να εγκριθεί από την SEC Εάν η SEC δεν απαντήσει εντός 10 ημερών ότι σκοπεύει να σχολιάσει την πρόσκληση, τότε η εταιρεία μπορεί να την εκδώσει στους μετόχους. Διαφορετικά, η SEC έχει 30 ημέρες για να σχολιάσει.
Εφαρμοστέες ημερομηνίες διακομιστή μεσολάβησης
Ένα βασικό συστατικό της προσέλκυσης πληρεξούσιου είναι ένα σύνολο ημερομηνιών, οι οποίες είναι:
- Ημερομηνία εγγραφής . Η ημερομηνία κατά την οποία η εταιρεία προσδιορίζει ποιοι μέτοχοι δικαιούνται να ψηφίσουν κατά τη συνεδρίαση των μετόχων. Συνήθως δεν είναι περισσότερο από 60 ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνάντησης.
- Ημερομηνία αποστολής . Η ημερομηνία κατά την οποία θα αποστέλλονται τα υλικά μεσολάβησης.
- Ημερομηνία συνάντησης . Η ημερομηνία της συνεδρίασης των μετόχων. Αυτό συνήθως περιορίζεται από την κρατική νομοθεσία να είναι τουλάχιστον 10 ημέρες μετά την ημερομηνία αποστολής. Το διάστημα είναι συνήθως μερικές εβδομάδες περισσότερο, για να δοθεί στους μετόχους χρόνο να υποβάλουν τις κάρτες μεσολάβησης.
Ψηφοφορία Tallying
Οι ολοκληρωμένες κάρτες μεσολάβησης συνήθως υπολογίζονται από έναν πράκτορα μεταφοράς μετοχών μιας εταιρείας, αν και άλλα μέρη ή η ίδια η εταιρεία μπορούν να το κάνουν. Ο πράκτορας μεταφοράς μετοχών είναι μια καλή επιλογή, καθώς αυτή η οντότητα διαθέτει διαδικασίες για την καταγραφή και τη συγκέντρωση των πληροφοριών στις κάρτες μεσολάβησης. Αυτές οι πληροφορίες συνοψίζονται και παρουσιάζονται στη συνεδρίαση των μετόχων. Η περίληψη περιλαμβάνεται επίσης στα πρακτικά της συνεδρίασης.
