Επισκόπηση του προϋπολογισμού μηδενικής βάσης
Ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης απαιτεί από τους διαχειριστές να δικαιολογήσουν όλες τις προϋπολογισμένες δαπάνες τους. Αυτό έρχεται σε αντίθεση με τη συνηθέστερη προσέγγιση που απαιτεί μόνο αιτιολόγηση για στοιχειώδεις αλλαγές στον προϋπολογισμό ή για τα πραγματικά αποτελέσματα του προηγούμενου έτους. Ως εκ τούτου, ένας διευθυντής θεωρείται θεωρητικά ότι έχει μηδενική γραμμή δαπανών (εξ ου και το όνομα της μεθόδου προϋπολογισμού), ανεξάρτητα από τον πραγματικό προϋπολογισμό που ήταν το προηγούμενο έτος.
Στην πραγματικότητα, ένας διευθυντής θεωρείται ότι έχει ένα ελάχιστο ποσό χρηματοδότησης για βασικές λειτουργικές υπηρεσίες, πάνω από το οποίο πρέπει να δικαιολογείται πρόσθετη χρηματοδότηση. Ο σκοπός της διαδικασίας είναι να επαναπροσδιορίζει συνεχώς τη χρηματοδότηση σε βασικούς επιχειρηματικούς στόχους και να τερματίζει ή να περιορίζει τις δραστηριότητες που δεν σχετίζονται πλέον με αυτούς τους στόχους.
Η βασική ροή της διαδικασίας υπό τον προϋπολογισμό μηδενικής βάσης είναι:
Προσδιορίστε τους επιχειρηματικούς στόχους
Δημιουργία και αξιολόγηση εναλλακτικών μεθόδων για την επίτευξη κάθε στόχου
Αξιολογήστε εναλλακτικά επίπεδα χρηματοδότησης, ανάλογα με τα προγραμματισμένα επίπεδα απόδοσης
Ορίστε προτεραιότητες
Η έννοια της αποζημίωσης των δαπανών σε στρώματα μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί αντίστροφα, όπου ορίζετε το συγκεκριμένο κόστος και την επένδυση κεφαλαίου που θα προκύψουν εάν προσθέσετε μια πρόσθετη υπηρεσία ή λειτουργία. Έτσι, η διοίκηση μπορεί να κάνει διακριτούς προσδιορισμούς του ακριβούς συνδυασμού του αυξητικού κόστους και της υπηρεσίας για την επιχείρησή τους. Αυτή η διαδικασία συνήθως θα έχει ως αποτέλεσμα τουλάχιστον ένα ελάχιστο επίπεδο υπηρεσίας, το οποίο καθορίζει μια βάση κόστους κάτω από την οποία είναι αδύνατο για μια επιχείρηση να πάει, μαζί με διάφορες διαβαθμίσεις υπηρεσίας πάνω από το ελάχιστο.
Πλεονεκτήματα του μηδενικού προϋπολογισμού βάσης
Υπάρχουν ορισμένα πλεονεκτήματα στον προϋπολογισμό μηδενικής βάσης, που περιλαμβάνουν:
Εναλλακτική ανάλυση . Ο μηδενικός προϋπολογισμός απαιτεί από τους διαχειριστές να προσδιορίζουν εναλλακτικούς τρόπους εκτέλεσης κάθε δραστηριότητας (όπως η διατήρηση της εσωτερικής ή της εξωτερικής ανάθεσης), καθώς και τα αποτελέσματα διαφορετικών επιπέδων δαπανών Αναγκάζοντας την ανάπτυξη αυτών των εναλλακτικών λύσεων, η διαδικασία κάνει τους διευθυντές να εξετάσουν άλλους τρόπους για να διευθύνουν την επιχείρηση.
Ο πληθωρισμός του προϋπολογισμού . Δεδομένου ότι οι διευθυντές πρέπει να συνδέουν τις δαπάνες με δραστηριότητες, είναι λιγότερο πιθανό να αυξήσουν τεχνητά τους προϋπολογισμούς τους - η αλλαγή είναι πολύ εύκολο να εντοπιστεί.
Επικοινωνία . Ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης πρέπει να πυροδοτήσει μια σημαντική συζήτηση μεταξύ της ομάδας διαχείρισης σχετικά με την εταιρική αποστολή και τον τρόπο επίτευξής της.
Εξαλείψτε τις μη βασικές δραστηριότητες . Μια αναθεώρηση προϋπολογισμού μηδενικής βάσης αναγκάζει τους διευθυντές να αποφασίσουν ποιες δραστηριότητες είναι πιο κρίσιμες για την εταιρεία. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να στοχεύουν μη βασικές δραστηριότητες για εξάλειψη ή εξωτερική ανάθεση.
Εστίαση αποστολής . Δεδομένου ότι η έννοια του προϋπολογισμού μηδενικής βάσης απαιτεί από τους διευθυντές να συνδέουν τις δαπάνες με τις δραστηριότητες, αναγκάζονται να ορίσουν τις διάφορες αποστολές των υπηρεσιών τους - οι οποίες διαφορετικά θα μπορούσαν να είναι ελάχιστα καθορισμένες.
Αναγνώριση πλεονασμού . Η επισκόπηση μπορεί να αποκαλύψει ότι οι ίδιες δραστηριότητες διεξάγονται από πολλά τμήματα, με αποτέλεσμα την εξάλειψη της δραστηριότητας εκτός της περιοχής όπου η διοίκηση θέλει να επικεντρωθεί.
Απαιτούμενη αναθεώρηση . Η τακτική χρήση του προϋπολογισμού μηδενικής βάσης καθιστά πιο πιθανό ότι όλες οι πτυχές μιας εταιρείας θα εξετάζονται περιοδικά.
Κατανομή πόρων . Εάν η διαδικασία διεξάγεται έχοντας κατά νου τη συνολική εταιρική αποστολή και τους στόχους, ένας οργανισμός θα πρέπει να καταλήξει σε ισχυρή στόχευση κεφαλαίων σε εκείνους τους τομείς όπου χρειάζονται περισσότερο.
Εν ολίγοις, πολλά από τα πλεονεκτήματα του προϋπολογισμού μηδενικής βάσης εστιάζονται σε μια ισχυρή, ενδοσκοπική ματιά στην αποστολή μιας επιχείρησης και ακριβώς πώς η επιχείρηση κατανέμει τους πόρους της για να επιτύχει αυτήν την αποστολή.
Μειονεκτήματα του προϋπολογισμού μηδενικής βάσης
Το κύριο μειονέκτημα του προϋπολογισμού μηδενικής βάσης είναι το εξαιρετικά υψηλό επίπεδο προσπάθειας που απαιτείται για τη διερεύνηση και την τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων του τμήματος. Αυτό είναι ένα δύσκολο έργο ακόμη και μία φορά το χρόνο, το οποίο αναγκάζει ορισμένες οντότητες να χρησιμοποιούν τη διαδικασία μόνο μία φορά κάθε λίγα χρόνια, ή όταν υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στον οργανισμό. Μια άλλη εναλλακτική λύση είναι να απαιτηθεί η χρήση προϋπολογισμού μηδενικής βάσης σε κυλιόμενη βάση μέσω διαφόρων τμημάτων μιας εταιρείας για αρκετά χρόνια, έτσι ώστε η διοίκηση να μπορεί να ασχολείται με λιγότερες αναθεωρήσεις ανά έτος. Άλλα μειονεκτήματα είναι:
Γραφειοκρατία . Η δημιουργία προϋπολογισμού μηδενικής βάσης από τη βάση προς τα πάνω σε συνεχή βάση απαιτεί τεράστιο αριθμό αναλύσεων, συνεδριάσεων και αναφορών, που απαιτούν επιπλέον προσωπικό για τη διαχείριση της διαδικασίας.
Παιχνίδι . Μερικοί διευθυντές ενδέχεται να προσπαθήσουν να παρακάμψουν τις εκθέσεις προϋπολογισμού τους για να συγκεντρώσουν τις δαπάνες στις πιο ζωτικές δραστηριότητες, διασφαλίζοντας έτσι ότι οι προϋπολογισμοί τους δεν θα μειωθούν.
Άυλες αιτιολογήσεις . Μπορεί να είναι δύσκολο να προσδιοριστεί ή να δικαιολογηθεί το επίπεδο δαπανών για τομείς μιας επιχείρησης που δεν παράγουν «συγκεκριμένα» απτά αποτελέσματα. Για παράδειγμα, ποιο είναι το σωστό ποσό των εξόδων μάρκετινγκ και πόσο πρέπει να επενδύεται σε δραστηριότητες έρευνας και ανάπτυξης;
Διοικητικός χρόνος . Η επιχειρησιακή επανεξέταση που επιβάλλεται από τον μηδενικό προϋπολογισμό απαιτεί σημαντικό χρόνο διαχείρισης
Εκπαίδευση . Οι διευθυντές απαιτούν σημαντική εκπαίδευση στη διαδικασία προϋπολογισμού μηδενικής βάσης, η οποία αυξάνει περαιτέρω τον απαιτούμενο χρόνο κάθε χρόνο.
Ενημέρωση ταχύτητας . Η επιπλέον προσπάθεια που απαιτείται για τη δημιουργία προϋπολογισμού μηδενικής βάσης καθιστά ακόμη λιγότερο πιθανό η ομάδα διαχείρισης να αναθεωρήσει τον προϋπολογισμό σε συνεχή βάση για να τον καταστήσει πιο σχετικό με την κατάσταση του ανταγωνισμού.
